Maak hybride werken toegankelijk, voor iedereen

Werken vanuit huis wordt door veel mensen als waardevol beschouwd. En dat is begrijpelijk. De grote voordelen van niet meer in de file hoeven te staan, tijd kwijt te zijn aan reizen en de mogelijkheid om flexibeler dan ooit te kunnen werken, wegen voor veel mensen zwaar. Het is daarom logisch dat een groot deel (91%, volgens recent onderzoek door CNV) van de Nederlandse werknemers de mogelijkheid wil blijven hebben om vanuit huis te werken. Dit schrijft Rob Idink, Managing Director HP Nederland, in deze blog.

In plaats van de terugkeer naar kantoor als hoofddoelstelling te benoemen is het beter de persoonlijke weekagenda en planning met collega’s te bespreken. Een ideale werkweek bestaat in veel gevallen uit thuiswerken in combinatie met kantoorbezoek. Het geconcentreerd werken en ‘wegwerken’ van de to-do-list is een typische thuiswerkactiviteit. Het samenwerken met een team, het van elkaar leren en samen bijdragen en uitdragen van de organisatiecultuur heeft de fysieke ontmoeting hard nodig. Het zorgen dat iedereen beschikt over de juiste middelen en voorbereid is op beide locaties optimaal te presteren is in alle gevallen doorslaggevend.

Organisatie en de mens
De uitrol van een hybride werkstrategie zorgt voor uitdagingen. De verbondenheid van werknemers met het bedrijf waarvoor zij werken, kan bijvoorbeeld in het geding zijn. Uit onderzoek is gebleken dat meer dan de helft van de Nederlandse werknemers (54%) zich minder verbonden voelt met de organisatie als gevolg van het volledig op afstand werken of het werken in hybride vorm. Die binding realiseren we bij HP door middel van drie domeinen.

Allereerst de binding met de manager en het directe team. HP collega’s hebben elk een relatief eenvoudig individueel hybrid work plan. Waarin de belangrijkste werkzaamheden worden beschreven en waar deze werkzaamheden idealiter plaats vinden. Deze individuele plannen worden binnen het team naast elkaar gelegd, om te kijken welke raakvlakken er zijn en op welke momenten men gezamenlijk op kantoor is. Dit omvat ook de vergaderstructuur. Waar een wekelijkse teambespreking in principe ook remote plaats kan vinden, kiezen managers ervoor om deze elke twee weken fysiek te doen. De agendapunten worden hier op aangepast.

Ten tweede is er bij grotere bedrijven, zoals HP, een noodzaak om met andere teams samen te werken. Dit is enerzijds gepland, meetings buiten het team kunnen op vergelijkbare dagen worden gecombineerd. Anderszijds is er nog steeds de waarde van het samen koffie drinken, bijpraten en lunchen. Worden veel nieuwe ideeen, uitdagingen en werkrelaties niet juist tijdens de informele momenten gegenereerd.

Ten derde is er de cultuur of zoals we bij ons zeggen de HP-way. Dit zijn activiteiten op het gebied van borrels, all employee meetings, sportactiviteiten en daarnaast een serie aan culture sessies rondom diversity, duurzaamheid en innovatie. Deze activiteiten kunnen deels online, hybride of fysiek plaats vinden. En vooral de laatste, fysieke, evenementen bieden een ideale gelegenheid om het netwerk binnen de organisatie te vergroten, en collegiale banden te versterken.

Organisaties dragen verantwoordelijkheid voor het bieden van de juiste handvatten
Ik zie dat veel organisaties hun medewerkers een hybride werkervaring van hoge kwaliteit bieden. Toch geeft bijna de helft (45%) van de Nederlandse thuiswerkers aan dat zij nog behoefte hebben aan extra hulpmiddelen voor een goede thuiswerkplek. Ervoor zorgen dat dit goed geregeld is, zal helpen bij het aantrekken en behouden van talent, omdat de meeste werknemers - bij het zoeken naar nieuwe functies - op zoek zijn naar bedrijven die een hybride werkomgeving faciliteren.

Voldoen aan de verwachtingen van je werknemers heeft zowel te maken met de fysieke omgeving als met de geboden digitale hulpmiddelen. Aangezien twee derde van de ondernemers verwacht dat hybride werken een blijvend onderdeel is zijn die investeringen zinvol. Daarbij zie ik overigens uit eigen ervaring dat de kwaliteit van online meetings en volledig fysieke meetings niet het probleem is. Veel meetings zullen een combinatie zijn. Zo hebben we bijvoorbeeld een nieuwe videoconferencingoplossing ontwikkeld onder de naam HP Presence, een portfolio van samenwerkings- en conferentiesystemen die iedereen in de ruimte bij elkaar brengt en ervoor zorgt dat iedereen kan worden gehoord door het volume automatisch aan te passen. Maar al te vaak worden bij hybride vergaderingen de deelnemers op afstand overstemd door degenen die zich in dezelfde ruimte op kantoor bevinden - met als gevolg dat tijdens vergaderingen degenen met de luidste stem de boventoon voeren. Door het volume van sprekers op afstand aan te passen, worden hun bijdragen aan de discussie gehoord, wat meer mensen aanmoedigt om deel te nemen. Dit zijn het soort problemen - en meer inclusieve oplossingen - waarmee we rekening moeten houden naarmate onze hybride werkwijzen zich ontwikkelen.

Samenwerking is gewoon te belangrijk om dit niet direct aan te pakken
Als we niet oppassen, kan hybride werk zowel samenwerking als communicatie en creativiteit belemmeren. Zo zegt ruim de helft (51%) van de werknemers dat zij de mogelijkheid tot brainstormen met collega’s missen.

Als het nodig is, moeten we bereid zijn om organisatie- en teamstructuren te herzien en het maximale te halen uit nieuwe technologieën en cloudtoepassingen. Deze kunnen ons nieuwe manieren van flexibiliteit en real-time communicatie bieden, geschikt voor hybride werk. Bijvoorbeeld door één persoon de verantwoordelijkheid te geven om online vergaderingen te leiden en te letten op opmerkingen in de chat en mensen die hun hand hebben opgestoken. Maar ook door expliciet mensen uit te nodigen om te spreken kunnen we al een heel eind komen om een meer inclusieve omgeving te creëren. Aangezien uit eerder onderzoek is gebleken dat vrouwen en mensen uit minderheidsgroepen zich vaak buitengesloten voelden in vergaderingen en zoch onderbroken voelden in groepsverbanden, kunnen we ook concluderen dat hybride werken mogelijkheden biedt om ons te helpen een effectievere bijdrage te leveren aan een inclusievere werksfeer.

Hybride werken is blijvend en biedt mogelijkheden en kansen, simpelweg omdat we minder beperkt worden door fysieke logistiek. Deze vorm van werken stelt ons in de gelegenheid om flexibeler te zijn dan ooit en bijvoorbeeld meer tijd vrij te maken voor ons privéleven omdat we niet meer vastzitten aan woon-werkverkeer, thuis zijn op het moment dat de kinderen dit nodig hebben, veel beter thuisafspraken kunnen maken bij het zorgen voor kinderen, het indelen van sport en ontspanning.

Bij HP geloven we dat de technologische industrie een cruciale rol kan spelen in het vergemakkelijken en faciliteren van de overgang naar een hybride werkcultuur. We blijven ons concentreren op het bouwen van mensgerichte en intuïtieve ervaringen voor werknemers. De stappen die managers op dit moment nemen, zullen in de komende maanden en jaren bepalen of hun mensen het moeilijk zullen hebben of juist zullen floreren in de werkomgeving van de toekomst.

Laten we dus samenwerken om hybride werken te laten slagen, voor iedereen.

Door: Rob Idink, Managing Director HP Nederland