Meer digitalisering maakt de medewerker minder efficiënt

Recent onderzoek toont aan dat werknemers momenteel 11 tot 20 procent van hun tijd kwijt zijn aan wachten op IT. 10 jaar geleden was dat nog 6 procent. Met de toenemende digitalisering en afhankelijkheid van IT neemt het wachten dus flink toe. Dat is natuurlijk het tegenovergestelde van wat je wil bereiken.

Oorzaken wachttijden

Langzame en bevroren applicaties zijn de twee belangrijkste oorzaken van wachtende, gefrustreerde en niet-productieve werknemers. Wanneer elke werknemer tot een hele werkdag per week besteedt aan wachten op IT, dan heeft IT ruw omgerekend verborgen kosten die oplopen tot 20 van de loonsom van deze medewerker.

Heb je wel eens geïnventariseerd hoe lang de wachttijden van jouw medewerkers zijn? En heb je uitgerekend hoeveel dat kost in verloren productiviteit en efficiency? Je zult schrikken als je dat doet. 90+ procent van de wachttijden zit in (het niet kunnen gebruiken van) applicaties. De oorzaak? Sinds begin jaren ’90 van de vorige eeuw vinden we ontwikkelsnelheid en snel op de markt komen belangrijker dan efficiënt programmeren.

Doorgeslagen

Capaciteit werd de afgelopen decennia steeds goedkoper en programmeurs werden duurder, dus tot een bepaald punt is bovenstaande trend heel begrijpelijk. Maar we zijn doorgeslagen. Het effect is dat het plaatsen van een Facebook-post tegenwoordig meer rekenkracht kost dan vroeger een volledige payroll voor een groot bedrijf.

We zijn in 30 jaar tijd onze software duizenden keren minder efficiënt gaan maken. We hebben de wet van Moore vooral gebruikt om luier te programmeren. Het effect is dat de echte kosten van IT niet meer in IT zelf zitten, maar in de wachttijden van je medewerkers die IT gebruiken.

Oplossing

Dit is een niet gering probleem. Als je moeilijk aan personeel komt, of als je wilt afslanken zonder slagkracht te verliezen, dan ligt hier echter ook een oplossing. Je kunt je applicaties zonder torenhoge kosten veel kortere wachttijden geven. Software is zo inefficiënt geworden dat je struikelt over verbetermogelijkheden als je gaat zoeken.

Aanbrengen van best practices in je applicaties kan je eenvoudig een halvering van de wachttijden voor je medewerkers opleveren. Meestal meer. Voorbeelden van best practices zijn: precies op maat ophalen van de data die je nodig hebt, maar ook data alleen transporteren als er een reden voor is.

Korte termijn

Meer hardware of meer cloud resources? Een korte termijn-oplossing die meestal beperkt houdbaar is en progressief duurder wordt als je hem vaker toepast. En niet alle bottlenecks zitten in een gebrek aan capaciteit.

Ga nu aan de slag. Inventariseer welke applicaties cruciaal zijn voor het functioneren van jouw bedrijf. Maak inzichtelijk hoeveel wachttijd jouw medewerkers per dag kwijt zijn aan wachten op die applicaties? Als je dat weet, dan weet je ook hoeveel je kan besparen door digitalisering op een minder luie manier aan te pakken.

Hugo van den Berg is algemeen directeur van Sciante.