Hanteer een lange termijn strategie bij het inkopen van infrastructuur

Een rapport van Forrester over een softwareplatform van het Canadese Thomson Reuters schat de implementatiekosten op 40% van het totale bedrag. De IDC Cloud Pulse Survey 4Q23 onder 1.350 cloudgebruikers wereldwijd toont aan dat 54% van het IT-budget wordt besteed aan het onderhouden van bestaande IT-systemen en applicaties, in plaats van aan nieuwe projecten die bedrijfsinnovatie ondersteunen. Vaak worden dit soort lopende kosten niet meegenomen bij een aankoopbeslissing. Waarom?

De meeste klanten houden dit soort kosten niet bij of de kosten worden bijgehouden door verschillende afdelingen. De kosten voor elektriciteit worden bijvoorbeeld bijgehouden door de afdeling die verantwoordelijk is voor facility management, terwijl het inhuren van specialisten onder HR valt. Als we even terugkeren naar de analogie met het kopen van een huis, is het alsof je enkel door het sleutelgat van de deur even naar binnen kijkt. Als de deur dan uiteindelijk open gaat, realiseren de nieuwe eigenaren zich dat het toch niet het moderne, ruime huis is dat ze was beloofd.

Waarom doen organisaties dit?

Er zijn drie uitdagingen:

1. Het inkoopteam heeft te weinig verstand van infrastructuurbeheer en richt zich op het een zo laag mogelijke aanschafprijs. Terwijl ze zich eigenlijk zouden moeten richten op de kosten op lange termijn. Of de bonussen en prestaties van het inkoopteam worden alleen gemeten op basis van aanschafkosten.

2. Het is niet altijd bekend hoe de totale kosten berekend moeten worden. Sommige leveranciers houden daarnaast de daadwerkelijke gebruikskosten verborgen, zodat het makkelijker voor ze wordt om producten of diensten te verkopen.

3. De bedrijfskosten over 3-5 jaar lijken nog ver weg. Het is makkelijk voor de inkoper om te denken dat dit over een paar jaar het probleem van een ander is.

Vanwege dit laatste punt is het makkelijk om de langetermijngevolgen van infrastructurele beslissingen over het hoofd te zien. Aangezien de gevolgen van de aankoopbeslissing nog ver weg lijken, bestaat het risico dat de potentieel hoge kosten van migratie en technologiebeheer worden vergeten. Het vervangen van een server is eenvoudig: teams kunnen makkelijk en vrijwel direct virtuele machines van de ene plek naar de andere verplaatsen. Het upgraden van een storagearray is echter wat anders. Denk nog even aan het huis: de eigenaren realiseren zich dat het huis aan verzakken is, daardoor kunnen ze er niet meer wonen en willen ze verhuizen. Al hun herinneringen en meubels staan in het verzakkende huis - hun kostbare data. Een migratie is het equivalent van het niet repareren van een lekkend dak tijdens een onweersbui en hopen dat bezittingen toch veilig en droog blijven. Met een legacy systeem worden bedrijven gedwongen om dit om de paar jaar te doen. Dat is een enorm bedrijfsrisico en kost veel tijd, planning, moeite en geld.

Storage-as-a-Service als oplossing?

Deze problemen zijn te wijten aan een paar factoren, waaronder menselijke fouten tijdens change management processen. Organisaties kunnen het risico op deze problemen beperken door de frequentie van veranderingen zo laag mogelijk te houden. Ervaring leert dat Storage-as-a-Service (STaaS) problemen ten gevolge van change management wegnemen. Zo had een klant uit de financiële sector, voordat deze was overgestapt op STaaS, vaak errors en uitval door change management. Sinds ze zijn overgestapt op STaaS, waarbij array-componenten naar behoefte worden vervangen, zijn deze problemen opgelost en is de downtime geminimaliseerd.

STaaS vermindert niet alleen risico’s, maar speelt ook in op budgettaire druk en de alsmaar groeiende vraag naar datastorage. STaaS helpt verder migraties te voorkomen, vergroot de flexibiliteit en garandeert efficiënter gebruik van bedrijfsmiddelen. STaaS-oplossingen omvatten hiernaast vaak waardevolle diensten zoals capaciteitsplanning en ze worden ondersteund door robuuste SLA’s die leveranciers ter verantwoording kunnen roepen.

De verborgen kosten van legacy migraties

Geplande migraties waarvan aanvankelijk wordt verwacht dat ze een jaar duren, duren vaak langer. Een grote bank probeerde bijvoorbeeld een legacy migratie uit te voeren, waarbij het de bedoeling was om tientallen applicaties in één weekend over te zetten. Echter, door onvoorziene factoren werd slechts een handvol applicaties succesvol gemigreerd. Door dit soort vertragingen duurt het migratieproces niet alleen langer, ook de kosten stijgen aanzienlijk. Daardoor blijven de nieuwe storage-arrays ook tijdelijk grotendeels onderbenut. Als het inkoopteam een deal heeft geëvalueerd op basis van de kosten per GB en de arrays blijven vervolgens onderbenut, dan stijgen de werkelijke kosten per GB. Als een array bijvoorbeeld na een jaar nog maar voor 50% gevuld is, betaalt de klant in feite het dubbele voor de gebruikte opslagcapaciteit. Hiernaast moet legacy infrastructuur in de lucht blijven vanwege de applicaties en data die daar blijven hangen, wat operationele kosten met zich meebrengt. Dit terwijl de inkoper misschien een bonus krijgt voor het goedkoop inkopen van oplossingen.

Verhuizen naar een hotel?

Niet iedereen vindt het leuk om elke dag te koken, af te wassen of te stofzuigen. Om dit soort klusjes te vermijden, kiezen sommige mensen ervoor om in een hotel te verblijven. Ze krijgen dan een eersteklas service, maar daar betalen ze natuurlijk ook een eersteklas prijs voor. Dit was een van de beloften van de cloud: IT-teams en applicatie-eigenaren hoeven zich geen zorgen te maken over de dagelijkse operaties of migratieproblemen, maar betalen een extra bedrag voor elke aanvullende dienst of voor meer capaciteit.

Hoewel het team van de organisatie dat werk niet zelf uitvoert, betaalt de organisatie er wel voor, soms zonder het te beseffen. Natuurlijk zijn er de bekende voordelen van de cloud, zoals schaalvoordelen, de mogelijkheid om workloads makkelijk te verplaatsen, gebruiksgemak en de mogelijkheid om nieuwe dingen uit te testen. De meeste organisaties hanteren dan ook een hybride aanpak - zowel cloud als on-premises. Organisaties realiseren zich steeds vaker dat als er een goede lifecycle management assessment over de infrastructuur plaatsvindt en de omgeving goed wordt beheerd, ze voor sommige workloads en applicaties on-premises storage kunnen implementeren tegen kosten die op de langere termijn lager uitvallen dan in de cloud.

Strategie

Om niet met onverwachte kosten opgezadeld te worden, hebben bedrijven een lange termijn aanpak nodig. De (inkoop)strategie moet gericht zijn op de hele lifecycle van de technologie, in plaats van enkel op de initiële aanschafkosten. Net als een huiseigenaar moet budgetteren voor reparaties die op zeker moment nodig zijn, zouden organisaties dit moeten doen wanneer ze lange termijn datastorage overwegen. Het bij elkaar brengen van alle afdelingen in één organisatie is daarbij cruciaal voor succes - applicatie-eigenaren en inkoop-, HR-, infrastructuur- en IT-teams in bredere zin moeten allemaal betrokken worden bij het aankoopproces en zich bewust zijn wat er wordt gekocht en waarom.

Door: Daan Ruizendaal, Regional VP EMEA North bij Pure Storage