Legosteentjes en een federatief datastelsel
Vrijwel iedereen heeft wel eens met Lego gespeeld: die kleurrijke, in elkaar grijpende steentjes waarmee je van alles kunt bouwen, van een simpel huis tot een complexe robot. Lego ontstond als houten speelgoed in de werkplaats van Ole Kirk Christiansen in Denemarken. Het woord is een afkorting van het Deense ‘leg godt’ (‘speel goed’) en sinds 1947 beschikbaar in de bekende plastic uitvoering. Wat Lego zo bijzonder maakt, is dat elk steentje, ongeacht vorm of kleur, kan bijdragen aan een groter geheel — of dat nu een kasteel, een auto, of een vliegtuig is. Het biedt eindeloze mogelijkheden voor creativiteit. Je kunt er zelfs kathedralen mee bouwen.
Maar Lego heeft ons meer te bieden dan alleen plezier. Het illustreert namelijk prachtig hoe je complexe structuren kunt opbouwen uit eenvoudige componenten, een concept dat we ook kunnen toepassen op data en informatiemanagement.
De kracht van classificatie
Bij het spelen met Lego ordenen veel mensen de steentjes: de ‘viertjes’ bij de ‘viertjes’, de rode steentjes apart van de blauwe. Deze classificatie maakt bouwen makkelijker. Dit principe van organiseren en structureren wordt in de industrie vaak toegepast, bijvoorbeeld bij groepentechnologie — een methodiek ontwikkeld door TNO om productieprocessen te structureren en optimaliseren. Dit kun je zien als een soort ‘federatief onderdelenstelsel’ dat verschillende groepen onderdelen samenbrengt en ordent op basis van specifieke eigenschappen.
De stap van het classificeren van fysieke onderdelen naar het structureren van data is niet groot. Net als Lego kunnen data-elementen op verschillende manieren worden geordend, afhankelijk van de inhoud, de context of het doel. Dit biedt meerdere ‘views’, manieren om naar dezelfde data te kijken. Een voorbeeld: je kunt de rode steentjes afzonderlijk bekijken of ze ordenen binnen een specifieke vormcategorie, zoals ‘viertjes’, of eigenschap zoals ‘doorzichtig’. Dit principe is ook toepasbaar op datasets.
Verschillende perspectieven: views op data
In Systems Engineering zijn er meerdere ‘views’ op een product mogelijk. Elk van deze views benadrukt een andere gebruikscontext, wat cruciaal is bij het ontwerpen van complexe systemen. Neem een auto als voorbeeld. Je kunt kijken naar:
- De functionele view: Welke functies moet de auto vervullen?
- De systeemview: Welke subsystemen (zoals de motor of transmissie) realiseren die functies?
- De product- of constructieview: Welke onderdelen — vergelijkbaar met de Lego-onderdelen — vormen het eindproduct?
- De productieview: Hoe worden de onderdelen geproduceerd en het product samengesteld?
- De onderhoudsview: Hoe onderhoud je het product tijdens de levenscyclus?
- De hergebruiksview: Hoe kunnen we het product demonteren, recyclen en hergebruiken?
Elk data-element in het totale digitaal datamodel moet op al deze niveaus vanuit deze views herkenbaar en bruikbaar zijn. De uitdaging is om, net als bij Lego, de losse data onderdelen zo te organiseren dat ze eenvoudig in verschillende structuren kunnen worden hergebruikt.
Van data naar digitale informatieproducten
De digitalisering heeft data tot bouwstenen gemaakt van zogenaamde ‘informatieproducten’. Denk aan een inkooporder, een vergunning, een uitkering, of zelfs een heel ERP-systeem. Deze producten worden opgebouwd door datasets te ordenen en hergebruiken, zoals je met Lego steentjes doet.
Hier komt het concept van het federatief datastelsel in beeld: een systeem waarmee overheidsinstanties data kunnen beheren en hergebruiken over verschillende sectoren heen. Net zoals je met Lego steeds nieuwe creaties kunt bouwen, kun je met een federatief datastelsel bestaande data combineren tot nieuwe informatieproducten.
Een belangrijk uitgangspunt daarbij is dat data slechts één keer wordt vastgelegd en vervolgens beschikbaar wordt gesteld voor meerdere toepassingen. Dit voorkomt duplicatie en garandeert consistentie.
Masterdata en bronarchivering
Met de komst van digitale productdata in de jaren tachtig — zoals die in de luchtvaartindustrie — werd al snel duidelijk dat er één ‘master’ moest zijn. Onbeheerde kopieën van data leiden namelijk tot chaos. Productdata en Masterdata Management ontstonden om dit te organiseren: één centrale bron van waarheid die door iedereen wordt gebruikt. Cruciaal hierbij is bronarchivering: data wordt ‘versiebeheerd’ vrijgegeven c.q gearchiveerd en vervolgens de hele verdere lifecycle op een gestandaardiseerde manier en op basis van afgesproken bewaartermijnen, opgeslagen en op metadataniveau beheerd.
ArQiver speelt in op lessen uit crises zoals de toeslagenaffaire, waarin gebrekkig datamanagement en het niet digitaal kunnen delen van data, leidden tot grote problemen. Geïnspireerd door deze lessen, richt het zich op het creëren van een gedeeld informatiemodel waarmee organisaties, over processen en applicaties heen, hun data effectief kunnen beheren en hergebruiken. Dit maakt het mogelijk om data niet alleen te gebruiken voor het originele doel, maar ook voor nieuwe toepassingen — net zoals Lego-steentjes telkens opnieuw kunnen worden ingezet. Daarnaast blijven de data gedurende hun hele levenscyclus inzichtelijk voor iedereen die daar gebruik van wil maken. Een basisvoorwaarde voor een ‘Open Overheid’ die georganiseerd inzicht in alle ‘vrijgegeven’ documenten wil en moet geven. Eventueel met parallel vrijgegeven ‘geanonimiseerde’ kopieën.
De kracht van hergebruik
Het federatieve datastelsel van de overheid belooft dat data niet meer eenmalig wordt gebruikt, maar een leven lang mee kan in verschillende toepassingen. Het hergebruik van data is niet alleen efficiënt, maar ook duurzaam. Met de juiste structuur — zoals bronarchivering en metadata — kunnen we databeleid implementeren dat zowel toekomstbestendig als flexibel is. En optimaliseren in het bewaren (archief) en weggooien (recht om te worden vergeten) van data en informatie-producten.
Net zoals Lego ons leert hoe simpele bouwstenen tot complexe structuren kunnen leiden, toont een federatief datastelsel hoe we data kunnen organiseren tot waardevolle informatieproducten. Dit vraagt om visie, maar vooral om de bereidheid om onze datastromen net zo zorgvuldig te ordenen als onze bak met Lego. Het succes van een federatief datastelsel hangt af van onze bereidheid om data slim en duurzaam te organiseren. Het is tijd om deze visie in de praktijk te brengen. ArQiver maakt het mogelijk om bronarchivering en metadata management naadloos in bestaande systemen te integreren. Het federatieve datastelsel biedt daarmee een toekomstbestendige oplossing voor duurzaam datagebruik.
Door: Hans Timmerman (foto)
