Datastrategie versus data-opslagstrategie Deel II: Information Intelligence

Data Lifecycle Management begint bij de bron. Als op dat moment niet de eerste, minimaal noodzakelijke, meta-data over die data wordt aangemaakt, hebben we weer een stukje ongestructureerde data geproduceerd. Tegenwoordig is ruim 80 procent van alle data die we genereren ongestructureerd. Met alle consequenties voor de ondoorzichtigheid en onbeheersbaarheid van die informatie wat betreft doel, toepassing, geldigheid, eigenaarschap en versiebeheer. Ongestructureerde data eindigt meestal als data die we niet meer (durven) weg te gooien en hierdoor dus levenslang opslaan. Leuk voor de storage-leverancier, maar zonde van het geld, de opslagruimte en de noodzakelijke levenslange aandacht.

De sleutel van goed data- en informatie lifecycle management is het zoveel mogelijk automatisch, en waar nodig gebruiksvriendelijk, genereren van meta-data bij de bron. Een belangrijk onderdeel daarin is het aanduiden voor wie en waarom deze data gemaakt wordt, wie de (potentiële) gebruikers en de ultieme eindgebruiker zijn. De eindgebruiker kan immers iets zinnigs zeggen over het potentieel weggooien van die data. De echte eindgebruiker is in een organisatie meestal de archivaris, want die functionaris moet aan het einde van de levenscyclus beslissen of en hoe die data moet worden gearchiveerd. Daarnaast moet hij bepalen wat de laatste geldige versie is, of er beheerde kopieën zijn die ook bewaard moeten worden en of het in relatie staat met andere data. Soms heeft een document op zichzelf weinig of geen waarde (meer), maar alleen in relatie met andere data.

Groei
Gelukkig zie ik steeds meer organisaties projecten starten om hun groeiende hoeveelheid informatie met bijbehorende meta-data te gaan organiseren. Dat begint met een juist informatiebeleid op basis van processchema’s en informatiediagrammen. Wie is eigenaar van informatie? In een bedrijf zijn dat niet de individuele medewerkers maar het ‘bedrijf als organisatie’. Medewerkers maken namens, of in opdracht van, bedrijfsinformatie. De organisatie dient hierbij medewerkers te duiden op hoe zij die informatie moeten structureren.

Zolang dat niet gebeurd, zal in deze eeuw van kenniswerkers gecontroleerd informatiemanagement toekomstmuziek blijven. Hoe iemand een werkversie c.q. voorlopige versie van informatie maakt, hoeft niet strikt te worden vastgelegd. Maar zodra een document enige geldigheid krijgt, dienen format, inhoud, lifecycle, compliance en security helder te zijn bepaald. Releasemanagement is essentieel om elk jaar de groeiende stroom van digitale informatie beheersbaar te maken.

Information Intelligence
Het mooie van goed beheer van digitale informatie, is dat het niet nieuw is. Het bestaat al vele decennia in strikt gereguleerde bedrijfstakken als vliegtuigbouw en medicijnen. Vanuit die ervaringen zijn perfecte gereedschappen en ‘best practices’ ontwikkeld om elk informatieproces op adequate wijze te kunnen inrichten en te (laten) beheren. Information Intelligence noemen we dat bij EMC. Dit betekent het op intelligente wijze systemen en oplossingen benoemen en implementeren en vervolgens intelligentie uit die informatie kunnen halen omdat die intelligentie bekend en traceerbaar is.

Van document-management zijn we via content-management in het tijdperk van information intelligence gekomen. Een groot goed gezien de nog steeds niet afnemende tsunami van ongestructureerde informatie. De techniek en ervaring om dit goed in te richten, is ruim voorhanden. Het maken van een informatiestrategie en daaruit een datastrategie zijn de vertrekpunten. Het is een business-verantwoordelijkheid en de IT is slechts ondersteunend hierin. Het is dan ook de verantwoordelijkheid van de business dat de IT-ers juist niet verantwoordelijk zijn voor het informatie- en databeheer. Zij weten immers niet (of onvoldoende) welke waarde (zowel financieel, juridisch als intellectueel) die informatie voor de organisatie heeft. Cloud computing zet IT steeds verder weg van de eigen organisatie. De business-verantwoordelijkheid op dit gebied wordt steeds belangrijker.
 
Hans Timmerman (CTO EMC Nederland)