Visie: Vier tips voor IT-managers bij de vernieuwing van onderhoudscontracten
Leveranciers van netwerkapparatuur bieden vaak uitvoerige onderhouds- en beheercontracten. Het gros van de klanten sluit die contracten af en vernieuwt ze jaarlijks. In sommige gevallen is dat slim, in andere gevallen worden er onnodig (hoge) kosten gemaakt, omdat er niet wordt gekeken naar alternatieven. Sara Harshbarger, Director of Global Services bij Network Hardware Resale (NHR) geeft viertips om te beoordelen of bestaande onderhouds- en beheercontracten verlengd moeten worden of dat er een voor de organisatie aantrekkelijker alternatief voorhanden is.
1. Ken je netwerk
“Dit lijkt een open deur, maar er zijn nog teveel bedrijven waar in de loop der jaren zoveel veranderd is aan het netwerk dat de huidige IT-manager niet precies meer weet welke netwerkproducten er in hun netwerk zitten, waarop nog garantie zit, welk SLA echt nodig is en waar welk onderhoudscontract voor geldt. Zorg er dus voor dat je daadwerkelijk kennis hebt van je netwerk. Welke problemen kom je tegen? Welke medewerkers maken gebruik van het onderhoudscontract en met welke problemen bellen ze de leverancier? Dat is informatie die iedere leverancier aan IT-managers moet kunnen verschaffen. Aan het einde van het jaar krijgen bedrijven nieuwe onderhoudscontracten van hun leveranciers en negen van de tien keer nemen de verantwoordelijke managers nauwelijks tijd om goed uit te zoeken wat de behoeften zijn en wordt het contract klakkeloos verlengd. Als er vaak gebeld wordt en zich vaak omvangrijke problemen voordoen met netwerkapparatuur, dan is het zeer verstandig om het contract te verlengen en de premie te betalen. Als dat niet het geval is, worden er onnodig hoge kosten gemaakt.”
2 . Onderzoek alternatieven
“Als je inzage hebt in het bedrijfsnetwerk en weet welke zaken er in een onderhoudscontract afgedicht moeten worden, kun je op zoek gaan naar alternatieven. Vraag altijd meerdere leveranciers om een offerte, zodat je kunt vergelijken. Vraag ook je huidige leverancier naar mogelijkheden en kortingen. Er zijn verschillende tools beschikbaar welke standaard geleverd zouden moeten worden met het onderhoudscontract, zoals bijvoorbeeld de klantenportal van NetSure. In deze klantenportal kun je invullen welke apparatuur wel en niet onder contract staat. Deze portal kan worden gebruikt om items in onderhoud bij NHR te volgen, evenals bij andere aanbieders. Daarnaast kan de IT-manager ook reserve items of items uploaden die niet onder contract staan en het gebruiken als een asset management gids. Zo weet je precies wat je in huis hebt en wat er onderhouden wordt. Dat voorkomt dat er onnodig zaken worden onderhouden. Het is makkelijker om iets up-to-date te houden dan elk jaar opnieuw uit te voeren. Het belangrijkste is niet dat je het goedkoopste contract afsluit, maar dat je de beste waarde krijgt voor je geld en voldoet aan de behoeften van de organisatie.”
3. Bekijk het SLA-niveau kritisch
“Veel bedrijven verlengen contracten klakkeloos, omdat ze dat al jaren doen of omdat hun voorganger dat ook altijd deed. Maar situaties veranderen, dus je behoefte ook. De tijd moet worden geïnvesteerd in het uitzoeken of de bestaande SLA inderdaad het beste voorziet in de behoeften van de organisatie. Als blijkt dat dat wel zo is, is dat een prettige bevestiging. Als dat niet zo is, kunnen er hoogstwaarschijnlijk flink wat kosten worden bespaard. Ik zie dat bedrijven al jaren een contract hebben waarin ze binnen vier uur vervangende apparatuur voor al hun netwerkonderdelen geleverd krijgen. Soms heeft deze klant al vervangende apparatuur ter plaatse. De klant betaald te veel voor een dienst die ze zelf al hebben gedekt en de SLA is niet vereist. Er zijn andere klanten die betalen voor website-ondersteuning op de volgende werkdag, terwijl de huidige behoeften door sterke groei binnen vier uur ondersteuning vereisen. Het is altijd belangrijk om jezelf de vraag te stellen wat daadwerkelijk de juiste SLA is voor je huidige behoeften. Soms is het meer kosteneffectief om een paar schakelaars op voorraad te hebben en de vervangingstermijn naar de volgende werkdag te verschuiven. Dat scheelt al zoveel geld.”
4. Stem af met de business
“Praat met de business en eindgebruikers zodat je in kaart kunt brengen wat zij nodig hebben, wat hun strategie is en waar voor hen de mogelijke risico’s zitten. De coördinatie van de SLA wordt veel makkelijker zodra de eisen van de IT en de eindgebruikers worden afgestemd.”
