Opzetten hybride SharePoint omgeving eenvoudiger dan ooit

Met de continue ontwikkelingen in de cloud en met de verbeteringen die al aangekondigd zijn, lijkt voor veel organisaties het moment aangebroken over te gaan naar Office 365 en de on-premises omgeving achter zich te laten. In het geval dat het mogelijk is om alles over te zetten naar de cloud, moet er een duidelijk migratieplan gemaakt worden om de omzetting binnen een vooraf gedefinieerde tijd afgerond te hebben. “Het is echter ook denkbaar dat niet alle onderdelen omgezet kunnen worden naar de cloud-omgeving.”

Hybryde SharePoint omgevig 

Aan het woord is Barry Bokdam, Architect bij ETTU. “In deze gevallen is het verstandig om een hybride SharePoint omgeving neer te zetten, zodat alles in de cloud gezet kan worden. Behalve die zaken die men on-premises wilt of moet houden.”

Hoe bepaalt men welke onderdelen on-premises blijven en welke naar de cloud gaan?

“Het antwoord op deze vraag kan op een simpele manier beantwoord worden: we gebruiken het ‘cloud, tenzij’-principe. Met deze basis gaan we uit van een volledige migratie van de on-premises omgeving naar de cloud, maar kunnen we aan de hand van zwaarwegende redenen besluiten om een of meerdere onderdelen on-premises te laten staan”, aldus Barry.

“Meestal zien wij drie redenen die ervoor zorgen dat bepaalde onderdelen on-premises blijven staan. De eerste is dat men vertrouwelijke data liever on-premises houdt of hier wettelijk toe verplicht is. Daarnaast kan het zijn dat er koppelingen zijn met andere applicaties, die weg zouden vallen wanneer het onderdeel naar de cloud zou verhuizen. Als laatste punt zien we dat er maatwerk zit aan de on-premises applicaties, wat niet meeverhuisd kan worden naar de cloud.”

“Zodra een organisatie naar de cloud wil migreren, bekijken wij hoe het huidige landschap eruitziet. Dan kunnen we per onderdeel besluiten of een van de redenen van toepassing is om dit deel on-premises te laten staan”, aldus Barry. “Zodra we een duidelijk beeld hebben van wat wel en wat niet overgaat naar de cloud, gaan we een migratieplan maken.”

De onderdelen waarvan de migratie naar de cloud sterk aan te raden is

Aan de hand van het ‘cloud, tenzij’-principe wordt er per onderdeel gekeken of er zwaarwegende redenen zijn om deze niet mee te verhuizen naar de cloud. “Over het algemeen starten we met het benoemen van drie onderdelen waarvan we vrijwel zeker weten dat deze wel naar de cloud verhuisd kunnen worden. Zo hebben we vast een startpunt en kijken we daarna verder welke onderdelen nog meer gemigreerd kunnen worden”, legt Barry uit.

De drie meest logische onderdelen zijn:

• Managed metadata. Door de metadata van documenten in de cloud te beheren wordt deze ook meteen on-premises meegenomen. Veranderingen in de cloud worden gesynchroniseerd naar on-premises, maar veranderingen die on-premises worden gedaan blijven alleen daar. Dit kan eventueel gefaseerd worden gedaan.
• Door de zoekfunctie in de cloud te laten plaatsvinden wordt zowel de cloud als de on-premises omgeving doorzocht, waardoor de locatie van het gezochte document geen verschil uitmaakt voor de manier van zoeken. Bovendien is zoeken een van de zwaarste handelingen in een omgeving, dus is het prettig wanneer dit van de on-premises omgeving weggehaald wordt.
• User profiles. De profielen van de medewerkers komen ook in de cloud, tenzij er mogelijk vertrouwelijke persoonsgegevens zijn gekoppeld aan deze profielen.

De daadwerkelijke migratie is makkelijker dan ooit geworden

“Zodra is bepaald welke onderdelen wel en welke niet naar de cloud gaan verhuizen, zijn we in staat deze verhuizing gemakkelijk in gang te zetten”, licht Barry toe. “Aan de hand van een gemakkelijke wizard worden we door het proces begeleid en selecteren we de onderdelen die we wel of niet willen migreren. Vervolgens is het zaak om de migratie op een zo goed mogelijke manier in te richten, zodat de eindgebruikers er zo min mogelijk hinder van ondervinden.”

Een van de manieren om dit te doen is om de migraties te scripten met Sharegate, waardoor deze ingepland kunnen worden. De verhuizing kan dan bijvoorbeeld in de nacht uitgevoerd worden of in het weekend. Het ene voordeel is dat de migratie geen bandbreedte opslokt op momenten dat men in dezelfde omgeving aan het werk is. Aan de andere kant wordt de nieuwe omgeving op een rustige manier geïntroduceerd bij de eindgebruikers, zodat de adoptie van het nieuwe platform gemakkelijker gaat.

Barry concludeert: “Het ‘cloud, tenzij’- principe begint nu steeds meer alomtegenwoordig te worden en organisaties zien in dat deze structuur ze helpt om duidelijke keuzes te maken in waarom informatie op een bepaalde plek opgeslagen moet worden. De on-premises omgeving kan ernaast blijven bestaan of gaan uitfaseren, maar voor de eindgebruiker maakt dit niet eens zo veel uit. Zij moeten bij hun informatie kunnen en zeker weten dat ze de data kunnen vertrouwen. Wanneer wij de cloud leidend maken in alle informatievoorziening, is dit een zekerheid geworden.”

Auteur: Barry Bokdam