Organisaties benutten onvoldoende het digitale potentieel

Het is een heel aantrekkelijke, maar tegelijkertijd gevaarlijke gedachte dat technologie zorgt voor een hogere productiviteit. De èchte waarde van technologie ligt in het anders (slimmer, efficiënter, meer klantgericht) kunnen inrichten van de business. Daarom helpt ETTU organisaties via het uitgekiende programma Digitaal Vitaal om mensen enthousiast te maken om met de aangereikte middelen aan de slag te gaan.

“Vaak is bij medewerkers niet bekend waarom het bedrijf wil dat zij bijvoorbeeld via Skype, onderdeel van Office 365, contact onderhouden met collega’s, partners of klanten. Hooguit hebben ze een training gehad met de uitleg hoe ze het programma moeten bedienen, welke knopjes ze moeten gebruiken, maar niet waarom het nuttig is binnen de organisatie of hoe het gebruik ervan hun werk kan verrijken. Het grotere plaatje ontbreekt. Bij weerstand of een achterblijvend gebruikersaantal merken we ook vaak dat emoties een rol spelen. Er is altijd een reden achter de reden, zoals een managementlaag in een organisatie die worstelt met het gevoel dat zij hun mensen niet meer goed kan aansturen als er flexibel wordt gewerkt en wordt vergaderd via Skype”, zegt Martine van den Hurk. Zij is Adoptie & Productivity Consultant bij ETTU.

ETTU is al jaren gespecialiseerd in het ontwerpen en implementeren van de productivity tools die Microsoft maakt. Voorheen was dat vooral SharePoint als communicatieplatform; tegenwoordig vaak Office 365, de cloud toepassing waar alle samenwerkingsoplossingen van Microsoft in zitten. Denk aan Skype, SharePoint, Exchange Online en Teams. “Het meedenken over verbetering van de bedrijfsprocessen met Microsoft-producten en het implementeren daarvan doen wij natuurlijk nog steeds. Maar we besteden nu ook veel aandacht aan het daadwerkelijke gebruik van die middelen. Je hebt er immers niets aan als de medewerkers ze niet gebruiken.”

Adoptiepartners

Zij kan niet genoeg benadrukken hoe belangrijk het is dat medewerkers mee worden genomen in de nieuwe werkwijze rondom de onderdelen van Office 365; op welke manier dit bijdraagt aan de organisatiedoelstellingen en vooral ook hoe dit hen kan helpen in hun werkzaamheden. “Bedrijven denken vaak: ‘Het hele project heeft al genoeg gekost. Met een traininkje over het gebruik ervan zijn we er wel’. Maar dat is een misvatting. Uiteindelijk kost het veel geld als je de licenties aanschaft en jouw mensen gebruiken maar een klein deel ervan. En het kost wellicht nog meer als je de gestelde efficiëntiedoelen niet haalt, omdat mensen niet die nieuwe manier van werken omarmen. Je rekent je rijk bij het begin van het project en een jaar later merk je dat het alleen maar geld heeft gekost. Dat is zonde”, zegt zij stellig.

Ook Microsoft, waarmee ETTU warme banden heeft, baalt ervan. “Office 365 is een zeer uitgebreid samenwerkingsplatform. Als dan blijkt dat slechts twintig procent ervan wordt gebruikt, dan heeft Microsoft een probleem, want bij de vernieuwingsronde van de licenties zegt het bedrijf dat het in de praktijk niet de toegevoegde waarde heeft die was beloofd. Met het risico dat daarom de licenties niet worden verlengd. Daarom heeft Microsoft een aantal adoptiepartners in Nederland geselecteerd. Wij zijn er daar één van.”

Interne drempel

Uit ervaring (en uit wetenschappelijk onderzoek) weet Van den Hurk dat mensen vaak een interne drempel hebben om documenten of andere informatie te delen met anderen. “Dan zijn ze bang dat anderen zich met hun werk gaan bemoeien of hun documenten gaan veranderen, of met hun ideeën aan de haal gaan. Ze moeten over die vrees heen. Dat lukt niet met technologie; dat lukt alleen als je ze duidelijk weet te maken waarom het belangrijk is voor de organisatie om meer met elkaar samen te werken en als je kunt aangeven hoe hun werk daardoor makkelijker en interessanter wordt. Dat gaat niet over technologie, dat gaat over samenwerken.”

Zij geeft aan dat mensen vaak met een technische vraag bij ETTU aankloppen. “Bijvoorbeeld op welke manier ze het beste Microsoft Planner kunnen activeren binnen Office 365. Maar daar zit bijna altijd iets anders achter. Welk gedrag op het gebied van plannen vertonen medewerkers nu wat je hoopt op te gaan lossen met het activeren van Planner? En waarom is het dan zo dat mensen er een rommeltje van maken met hun planning? Blijkbaar lukt het niet goede afspraken op elkaar af te stemmen. Dat verander je niet door Planner aan- of uit te zetten. Dat heeft met de manier van werken te maken. Dat moet je helder zien te krijgen en vervolgens mensen laten ervaren hoe het beter kan.”

Jumpstart programma

Hoe doe je dat dan? Daar heeft ETTU Digitaal Vitaal voor ingericht, een programma dat ervoor zorgt dat het volledige potentieel van Office 365 wordt benut. Onderdeel ervan is het Adoptie Portaal waarin verschillende leerpaden beschikbaar zijn. “Niet iedereen wil op dezelfde manier leren. Wij bieden tal van mogelijkheden. Ook het meetbaar maken van de resultaten is een belangrijk onderdeel van Digitaal Vitaal. We kijken daarbij zowel naar een stukje EQ (vinden de mensen het nog leuk; staan ze achter de verandering?), als naar een stukje IQ in de vorm van een Digitaal Vitaal test en het adoptie verkeerslicht. Hier is bijvoorbeeld te zien dat het gebruik van bepaalde middelen achterblijft bij de doelstellingen. “Dan moet je zien te achterhalen waarom dat zo is. Door alleen maar een rapportage over het gebruik te verspreiden zonder de achterliggende reden boven water te krijgen, is de kans erg klein dat het gebruik spontaan gaat stijgen”.

We beginnen een adoptietraject trouwens met het Jumpstart programma. Hierin gaan we met de organisatie aan de slag om het doel achter het middel helder te krijgen en te kijken welke aanpak, thema’s en middelen het beste passen bij de organisatie en cultuur.

Het programma is volgens haar pas echt effectief als het door de hele organisatie heen wordt toegepast. Niet alleen langs hiërarchische lijnen; liever niet. “We stellen een verandermanager aan; iemand die helpt het programma tot een succes te maken. Verder betrekken we mensen erbij die popelen om op een andere manier te werken; of er juist last van hebben dat hun collega’s juist niet willen veranderen. Zo gaat het programma leven binnen de organisatie.”

Continue

Hoe lang het duurt? “Dat hangt af van het aantal thema’s dat we binnen Digitaal Vitaal behandelen”, antwoordt Van den Hurk. “Maar we gaan pas weg als de digitale vitaliteit van de organisatie structureel is verhoogd.”

En adoptie is iets dat continue de aandacht vraagt van een organisatie. “Office 365 ontwikkelt zich steeds verder en er komen nieuwe medewerkers binnen het bedrijf. Dus van tijd tot tijd is het nodig om na te gaan of de middelen efficiënt worden ingezet en hoe dat verbeterd kan worden.

“Ben je zelf benieuwd hoe digitaal vitaal jouw organisatie is? Dan nodig ik je uit om de gratis test te doen op www.digitaal-vitaal.nl,” vervolgt Van den Hurk. “Aan de hand van een aantal stellingen ontdek je direct de vitaliteitsscore van jouw organisatie en hoeveel tijd jouw medewerkers kunnen besparen.”