SAP Concur voor duurzame zakenreis

Hoewel het aantal zakelijke reizen als gevolg van de pandemie drastisch is gedaald, is de belangstelling om SAP Concur te gebruiken onverminderd groot. De software voor het inzichtelijk maken van (reis)kosten vindt gretig aftrek. “Tja, de declaraties lopen gewoon door”, zegt Pino Spadaro (foto), Head of SAP Concur Benelux.

Om de context te schetsen: Concur maakt onderdeel uit van de softwareproducten die SAP maakt onder de noemer ‘Intelligent spend management’. SAP Concur biedt diensten voor het optimaliseren van zakenreizen, onkosten- en factuurbeheer. Deze (op) cloud gebaseerde services integreren en verbinden uitgaven, en geven bedrijven volledige zichtbaarheid van hun uitgaven. Het dynamisch ecosysteem verbindt honderden apps, partners en leveranciers.

En Spadaro (inmiddels zeven jaar in dienst bij SAP) voert de laatste twee jaar het team aan dat verantwoordelijk is voor SAP Concur in de Benelux. “Wij hadden verwacht dat verkoop helemaal zou inzakken na alle beperkende maatregelen om corona terug te dringen, maar niets bleek minder waar. De belangstelling uit de markt blijft groeien. Achteraf ook wel verklaarbaar, want medewerkers die vanuit huis werken, dienen ook declaraties in. Nieuwe (fiscale) regels kunnen we aanpassen in Concur om ervoor te zorgen dat de declaraties geheel volgens de eisen van de Belastingdienst worden afgehandeld. De vergoedingen voor thuiswerk en reiskosten veranderen. In het Concursysteem kan dat snel worden ingevoerd”, vertelt Spadaro.

Hoe de post-Covid-19 wereld eruit gaat zien, vindt hij moeilijk te voorspellen. “Nu veel mensen thuis werken, zijn organisaties kritischer geworden op zakenreizen. Zeker is dat mensen elkaar weer persoonlijk willen ontmoeten; maar het is onzeker op welke termijn dat weer kan gebeuren en hoe vaak.”

^Duurzaamheid

De reiswereld is in 2020 knarsend tot stilstand is gekomen. Bij de vraag of zakenreizen nodig zijn, beoordelen organisaties ook vaker hoe de eventuele reizen dienen plaats te vinden. Uit de SAP Concur Sustainable Corporate Travel Index 2020 blijkt dat in Nederland 98 procent van de zakenreizigers bereid is extra tijd aan hun reizen te besteden als dit de duurzaamheid ten goede komt.

“Wij merken dat mensen het belangrijk vinden om zuinig om te gaan met de aarde. Van alle CO₂-uitstoot wordt vijf procent veroorzaakt door reizen. En een derde daarvan betreft zakenreizen. Zestig procent van de ondervraagden vindt het wel lastig om invulling te geven aan de wens zo verantwoord mogelijk te reizen”, zegt Spadaro. “Het topmanagement ondersteunt een milieuvriendelijke aanpak, maar draagt dit vaak niet actief genoeg uit om tot een gedragsverandering bij de medewerkers te komen. De zakenreiziger zelf is er klaar voor, en bereid om daarvoor offers te brengen.”

Hij weet zich gesteund door de uitkomsten van het onderzoek: 56 procent van de Nederlandse zakenreiziger zou zelfs opzettelijk het reisbeleid en de budgetten negeren voor een ‘groenere’ reisoptie, waarbij 59 procent toegeeft dat ze dit zouden doen om een milieuvriendelijker accommodatie te boeken.

Inzicht

Wil je een ecologisch verantwoord beleid voeren, dan, zo benadrukt Spadaro, is het nodig inzicht te hebben in de praktijk. “Breng in kaart hoe de medewerkers reizen. Dat kan heel goed met Concur. Pas dan kun je zien of de praktijk past bij de uitgangspunten die het bedrijf wil hanteren.”

De volgende stap is om nieuw beleid vast te stellen en in te voeren in de software. “Bijvoorbeeld: korter dan zevenhonderd kilometer pak je niet het vliegtuig. Dan neem je de trein. Verder is berekend dat de uitstoot van economy class lager is dan die van businessclass; onder meer vanwege de kleinere ruimte die een economy class reiziger in beslag neemt. Dus je kunt als regel opnemen dat binnen een bepaalde afstand economy class geldt, eventueel voor intercontinentaal business class. De milieubelasting van rechtstreekse vluchten zijn lager dan een vlucht met een overstap. Er zijn tal van regels op te nemen in Concur, die helpen CO₂ uitstoot te reduceren.”

En het mooie is dat de software helpt om medewerkers zich meer bewust te maken van hun reisgedrag. “Zodra iemand het vliegtuig wil boeken voor een korte afstand, dan zal de software aangeven dat dit niet volgens de bedrijfsregels is. Je zou er ook premies op kunnen zetten voor mensen die zich goed (of beter) aan de regels houden. Maak er een spel van; dat komt het bewustzijn ten goede.”

SAP gebruikt de programmatuur uiteraard ook zelf. “Wij willen in 2025 klimaatneutaal zijn, en daarna zelfs negatief”, stelt Spadaro.

Naar New York

Spadaro komt met een voorbeeld om aan te geven hoe Concur helpt de bedrijfsvoorschriften toe te passen. “Stel dat ik voor mijn werk een reis naar New York moet boeken. Dan kan ik zoeken op prijs, maar ook op emissies. In Concur komen dan de schoonste vluchten bovenaan te staan. Je kunt ook selecteren op het type vliegtuig, want er zijn soms behoorlijke verschillen in de uitstoot. In Concur kun je aangeven welke toestellen de voorkeur hebben.”

Er bestaan lijstjes met de meest duurzame luchtvaartmaatschappijen. Bedrijven die bijvoorbeeld geen plastic bekertjes gebruiken, maar papieren. “Wie een duurzaam zakenreisbeleid wil toepassen, hoeft die alleen maar te implementeren in Concur; wij hebben al het voorwerk al gedaan”, besluit Spadaro.

Door: Teus Molenaar en Witold Kepinski