Rabobank naar één ledger in SAP Cloud

Consolidatie en beweeglijkheid. Dat zijn de beweegredenen van Rabobank om zijn huidige duale ledger structuur te migreren naar één ledger op het SAP S/4 HANA Cloud dataplatform via het OneFinance programma. “Daarmee kunnen we sneller inspelen op marktontwikkelingen”, zegt Erwin Bosch, Head Finance & Risk Center bij Rabobank.

Bosch werkt twintig jaar bij Rabobank en is nu verantwoordelijk voor het Finance & Risk Center, de afdeling die zeg maar de boekhouding van de bank bijhoudt. “Wij verzamelen ook alle data van de bank om daarmee rapportages voor controlerende instanties op te stellen, evenals analyses uit te voeren die aangeven hoe de bank ervoor staat. En dat doen we zowel voor Finance als voor Risk, vandaar Finance & Risk Center.”

Hij vertelt dat de relatie met SAP al een aardige historie heeft. “Ik ben in 1999 bij de bank begonnen en toen hadden we al SAP, specifiek voor de HR-omgeving. Destijds ook al als general ledger (grootboek) voor de lokale, aangesloten banken. In de loop der jaren is het gebruik van SAP flink uitgebreid, onder meer met modules, zoals Accounts Payable en Project Management. Ook hebben we het datawarehouse BW gebruikt. Nadat we eerst hierop een performance versneller hadden geplaatst, hebben we BW overgezet op SAP HANA. Na 2010 hebben we besloten de leningenadministratie, zoals hypotheken, compleet met de collaterals (zekerheden) gefaseerd over te zetten op SAP Loans; dat proces loopt nog. Ook BankAnalyzer dat als product ledger over fijnmaziger data beschikt dan het general ledger is nu van SAP. Wij zetten SAP dus vrij breed in.”

Die sterke band met SAP leidde er destijds toe dat Tonnie van der Horst van 2010 tot 2014 voorzitter is geweest van de VNSG. Destijds werkte hij bij de Rabobank, thans werkt hij bij Gartner. “De band tussen Rabobank en SAP is inderdaad sterk”, zegt Bosch, “maar we zijn niet met elkaar getrouwd. Wij kijken altijd wel verder dan alleen SAP. Niettemin hechten we wel aan een strategisch samenwerkingsverband met onze grote softwareleveranciers.”

Naar de cloud

Toen Bosch bij Rabobank startte, waren er zeven verschillende general ledger pakketten. Dat is in de loop der jaren terug gebracht tot twee. Dat is SAP ECC voor de Nederlandse markt en Peoplesoft voor het internationale bedrijf. “Beide applicaties zijn eigenlijk uitontwikkeld, dus hebben we actie ondernomen. Als bank hebben we ervoor gekozen om applicaties, als het kan en mag, naar de cloud te brengen. Dus dit is het ideale moment om naar de cloud te gaan. Een van de voordelen daarvan is dat we dan veel sneller en makkelijker organisatorische wijzigingen – die we toch vaak hebben - kunnen doorvoeren. Ook wilden we consolideren naar één applicatie om te groeien naar One Bank. We hebben met beide vendoren een selectieproces doorgemaakt. We hebben ze gevraagd ook aan te geven hoeveel een migratie zou kosten, inclusief ook de eventuele migratie van onze product ledger activiteiten naar de cloud; het complete pakket, zeg maar. ”

Procesoptimalisatie

De overstap naar de cloud biedt de gelegenheid tot consolidatie en maakt het makkelijker masterdata te beheren. Tegelijk ziet Bosch kansen voor procesoptimalisatie bij deze migratie. “Slechts één interface maken voor systemen die we zowel nationaal en internationaal inzetten, een eenduidige inrichting van het systeem, etc. Met deze beweging kunnen we ook veel meer data met een hoge kwaliteit uit het systeem ontsluiten en beschikbaar stellen. Het geheel wordt veel meer ‘audit-proof’. En uiteindelijk kijk je dan natuurlijk naar wat het allemaal gaat kosten. Wij zagen dat wij veel meer functionaliteit hebben draaien in ons binnenlands platform dan internationaal. Dus de migratiekosten naar SAP S/4 HANA Cloud Data om beide systemen over te zetten naar ons OneFinance platform waren in ons geval lager dan wanneer we beide systemen zouden migreren naar de cloud versie van de andere vendor.”

Geen big bang

Hoewel er is gekeken naar de totale migratiekosten, is niet gekozen voor een big bang. “We hebben gekeken naar waar we het snelst de meeste waarde kunnen migreren door over te gaan naar OneFinance. Dat is het geval bij onze binnenlands banken. Dus die gaan we als eerste migreren. Maar we hebben een global team neergezet om de overgang te begeleiden, want je wilt niet in de valkuil stappen dat je iets neerzet – of inricht – dat goed is voor het retail bedrijf in Nederland, later problemen zou kunnen opleveren in ons internationale Wholesale & Rural bedrijf, waar de complexiteit vaak net iets groter is. Het projectteam wordt dan ook aangevoerd door iemand van de internationale tak. Voorts is het team samengesteld met mensen met verschillende specialiteiten, zoals kennis over het huidige Peoplesoft-programma. We hebben er echt wel tijd in gestoken om een projectteam te vormen dat over de juiste vaardigheden beschikt. Ook iemand van SAP maakt deel uit van de stuurgroep.”

In de vervolgfases is het de bedoeling dat iemand van implementatiepartner Cognizant de rol overneemt van SAP.

Wacht niet

Bosch heeft zijn verhaal gedaan tijdens Sapphire NOW 2021 EMEA. “Wat ik mijn collega’s vooral heb willen meegeven: als je de business case voor een migratie naar de cloud rond hebt, wacht dan niet met migreren, maar begin er zo snel mogelijk mee. Hoewel wij natuurlijk te maken hadden met de pandemie, hebben wij dit soort processen toch goed kunnen uitvoeren. Je kunt met de migratie naar de cloud uiteindelijk flinke besparingen halen. Bovendien zijn leveranciers best bereid om met je mee te denken en een aantrekkelijk aanbod te doen. Maak daar gebruik van. “

Oxygen

Daarnaast is de bank in 2017 gestart met het Oxygen-programma. Dit moet leiden tot een gemeenschappelijk (nationaal/internationaal) en eenduidig dataplatform voor de vele externe maar ook interne rapportages. “Het moet ons lucht geven vandaar de naam Oxygen”, licht Bosch toe. Hierbij wordt de benodigde data op zeer gedetailleerd niveau slechts één keer opgehaald en ontsluiten we het vervolgens via een veelvoud aan rapportages. Dit systeem draait overigens inmiddels al een aantal jaar op een Hana platform on premise. “We liggen goed op schema. We verwachten dat we volgend jaar zo’n tachtig procent van alle data die we nodig hebben om reporting en analyses te kunnen uitvoeren, in ons Oxygen platform hebben opgenomen.”

Rabobank kijkt nu wat het beste moment zou zijn om ook deze database, met al zijn tooling, over te zetten naar de cloud. “Dan beschikken we over maximale flexibiliteit.”

Door: Teus Molenaar