Drie uitdagingen van hybride werken voor IT én HR volgens PQR

Hoewel we theoretisch allemaal weer naar kantoor kunnen, blijkt in de praktijk dat hybride werken blijft. Maar dat vergt voor organisaties een shift. Enerzijds: hoe beheren we de digital workplace veilig en simpel? En anderzijds: hoe zorgen we ervoor dat medewerkers betrokken blijven? ‘Maak een blauwdruk zodat je weet waar je naartoe wilt groeien en begin dan klein’, vertelt Hugo Peters, CTO Office bij PQR.

Doordat hybride werken niet meer weg te denken is uit onze maatschappij, zijn drie uitdagingen ontstaan voor organisaties, vertelt Hugo Peters. ‘Ten eerste moet je nadenken over het werkplekconcept dat je nu voert en of dat nog houdbaar is voor vandaag de dag.’ ‘Wordt samenwerken bijvoorbeeld goed ondersteund door het concept?’

De ene helft op kantoor, de andere thuis
‘Virtuele werkplekken bieden uitdagingen bijvoorbeeld als het gaat om het ondersteunen van vergaderingen. In het hybride werken zit de helft op kantoor en de andere helft thuis. Eenvoudig en met goede kwaliteit kunnen videobellen is dan essentieel. Dat wordt door een virtuele werkplek niet altijd even goed ondersteund. In veel gevallen is een moderne werkplek gebaseerd op Microsoft 365 een betere keuze, aangezien je altijd gebruik kan maken van de nieuwe mogelijkheden van bijvoorbeeld Office 365 zonder dat je je druk hoeft te maken over beperkingen die een virtuele werkplek bijvoorbeeld kent,’ aldus Peters.

‘Of je nu thuis werkt of op kantoor: je hebt alleen een browser nodig om te kunnen werken in Office 365’, aldus Peters. ‘Dus de gebruikerservaring verbetert. Maar dat niet alleen: organisaties zijn vaak ook goedkoper uit als het gaat om de aanschaf van werkplekken en licenties en de adoptie gaat vaak ook sneller. Plus: het SaaS-model maakt het beheer veel eenvoudiger en dat is niet gek in een tijd waarin specialisten moeilijk te vinden zijn.’

Teams kent veel meer functies dan videobellen
Maar zelfs al heeft een organisatie Microsoft Office 365 al omarmd, dan nog is het belangrijk dat ze nadenken over hoe het hun hybride organisatie ondersteunt. ‘Je zag door de pandemie dat veel organisaties Microsoft 365 licenties hebben aangeschaft om Teams te gaan gebruiken, maar dan alleen voor videogesprekken. Maar Microsoft 365 biedt nog zoveel meer, dus stel ik altijd de vraag: hoe kan je de tools van Microsoft 365 zo effeciënt mogelijk inzetten om ook alles uit je licentie te halen.’

Optimaal gebruik van een op Microsoft 365 gebaseerde moderne werkplek stelt ook eisen aan het applicatielandschap. ‘Veel organisaties voeren echter al enige tijd een SaaS-tenzij-beleid en hebben grote stappen gemaakt in de modernisering van het applicatielandschap, waardoor dit steeds minder een beperking vormt voor een succesvolle implemenatie van Microsoft 365. Denk na over de toekomstige invulling van de werkplek, inclusief beveiliging en ontsluiting. Ook als je denkt nog niet volledig klaar te zijn voor een moderne werkplek. Met de blauwdruk weet je waar je naartoe wilt groeien en kan je investeringen daarop afstemmen.’

Begin klein
Het klinkt misschien gelijk heel groot, zo’n implementatie van een moderne werkplek en het doorvoeren van applicatiemodernisering, maar Peters raadt aan om klein te beginnen. ‘Wacht niet tot alle applicaties gemoderniseerd kunnen worden, maar begin gewoon met een kleine groep applicaties of gebruikers.’

Peters: ‘Begin bijvoorbeeld met een groep medewerkers die veel voordeel heeft bij een moderne werkplek. Breid langzaam uit tot alle applicaties die overgezet kunnen worden, gemoderniseerd zijn. Heb je nog legacy-applcaties? Maak dan gericht gebruik van desktopvirtualisatie voor deze applicaties. Door slimme technieken kunnen we deze applicaties naadloos integreren in de moderne werkplek, zonder dat de medewerker het merkt.’

De modernisering van applicaties is alleen niet genoeg, vertelt Salina Weggemans, Microsoft 365 adoptie consultant bij PQR. ‘Verandermanagement en adoptie zijn onmisbaar als je een blijvende verandering wilt creëren. Medewerkers hebben jarenlang op een bepaalde manier gewerkt en nu moet het anders. Dat moet je niet vergeten. Daarom gaan wij altijd het gesprek met medewerkers bij onze klanten aan. Het is belangrijk om te begrijpen hoe ze nu werken, hoe dat beter kan met behulp van de moderne werkplek en wat er dan voor de medewerker verandert. De verandering die de klant wil bereiken met de moderne werkplek, kan alleen door het juiste gebruik van die moderne werkplek door de medewerkers worden behaald.

De tweede uitdaging van hybride werken
De tweede uitdaging van hybride werken is dan ook hoe je ervoor kan zorgen dat medewerkers betrokken blijven ondanks dat ze ook thuis werken. Een deel van de oplossing is verandermanagement en medewerkers al vroeg meenemen in een transitie, aldus Weggemans. ‘Zet een stip aan de horizon: hoe wil je dat medewerkers in de hybride wereld gaan werken? Hoe ziet dat eruit? Hoe zie je dat medewerkers nieuwe technologie gaan gebruiken?’

Technologie kan daarbij natuurlijk wel ondersteunend zijn, zoals Microsoft Viva. ‘Viva biedt employee experience om de medewerker echt betrokken te houden bij de organisatie. Je kunt bijvoorbeeld vanuit HR e-mails pushen om aan medewerkers te vragen hoe het met ze gaat. Zitten ze goed in hun vel? Hoe ervaren ze het werk? Zijn ze betrokken? Maar ook kunnen medewerkers daar informatie vinden en zich verbinden met collega’s.’

Maar het is geen IT-feestje meer, vertelt Weggemans. ‘De rol van IT verandert. De CIO kijkt veel meer naar zijn omgeving om te bepalen wat ze kunnen doen om andere afdelingen te faciliteren.’ Zowel IT als eindgebruikers vragen daarom vaker om SaaS, zoals Microsoft 365, zodat iedereen eenvoudig toegang heeft tot dezelfde applicaties en dezelfde goede ervaring heeft, maar ook dat beheer om die ervaring te realiseren wordt vereenvoudigd.

Al moeten CIO’s niet vergeten dat naast een goede gebruikservaring security ook belangrijk is en dat is de derde uitdaging van hybride werken. ‘Veel organisaties gebruiken helaas nog een VPN om hun medewerkers toegang te geven tot hun bedrijfsnetwerk, maar daarmee houd je je bedrijf niet meer veilig’, aldus Peters. Met VPN vergroot je je surface of attack en creëer je onnodige kwetsbaarheid.

Daarnaast is security vaak nog georganiseerd rondom het centrale datacenter en de locaties van een organisatie. Dit traditionele model voldoet echter steeds minder. Medewerkers werken ook thuis, applicaties draaien bij SaaS-leveranciers en data staat in de cloud. Dit vergt een andere aanpak als het gaat om beveiliging. Het alternatief is bijvoorbeeld SASE, de Security Access Service Edge, waarmee medewerkers, datacenterlocaties en applicaties via een centrale securitycloud op basis van zero trust met elkaar vebonden worden. ‘Organisaties moeten daar de komende jaren mee aan de slag’, vertelt Peters.

Workplace Security as a Service
Voor organisaties die de securityspecialisten om dit uit te voeren niet in dienst hebben, zijn managed services beschikbaar, vertelt Peters ‘We leveren een SIEM-dienst vanuit onze eigen SOC, maar ook Workspace Security as a Service inclusief next gen anti-malware, pen-testing en de SOC-diensten. Een totaalpakket waarmee onze security experts klanten helpen de basis security hygiene op orde te krijgen en te houden.’

Maar niet alleen technologie is belangrijk in security, ook de medewerker heeft een belangrijke rol, vertelt Weggemans: ‘Medewerkers kunnen nu overal toegang krijgen tot data en applicaties. Zij spelen dus een veel belangrijkere rol om die data veilig te houden. Zet campagnes, trainingen en filmpjes in om medewerkers bewust te maken van hun rol, zodat ze begrijpen hoe zij ook kunnen bijdragen aan de databeveiliging van het bedrijf.’

Auteur: Anne van den Berg