Harriet van der Winden, BumaStemra: ‘CIO is tolk-vertaler naar de business’

"Het belang van digitalisering wordt steeds groter voor bedrijven, waardoor vanzelfsprekend de positie van de CIO ook verandert, zegt Harriet van der Winden, CIO bij BumaStemra – organisatie voor de belangenbehartiging van muziekmakers. "Dat geldt ook voor mij, maar wat ook meespeelt zijn de keuzes die ik daarin als CIO zelf heb gemaakt, bijvoorbeeld door te kiezen voor een organisatie waar IT cruciaal is voor de bedrijfsvoering.”

Ze legt uit: “Als Buma-Stemra hebben we IT hard nodig, want het uitvoeren van de wetten waar wij mee te maken hebben is een enorm complex en arbeidsintensief administratief proces als je dat niet optimaal automatiseert. Eigenlijk zouden we dan niet kunnen bestaan, dus het is essentieel voor de bedrijfsvoering. Dat maakt het in mijn vak mooi om hier te werken.”

Bestuurstafel

Ze ziet bij veel bedrijven nog wel discussie over de rol van technologie. “Soms is IT er gewoon om ‘het licht aan te houden’ en te zorgen dat de diensten blijven draaien. Dus ik zou wel willen zeggen dat de CIO nu een stem aan de bestuurstafel is, die met de directie praat over de waarde van IT, maar ik weet uit gesprekken met collega’ CIO’s dat dit nog niet overal zo is. Dat ligt aan het soort bedrijf waar je zit, aan de positie van IT in die bedrijfsvoering èn aan de digital maturity van de mensen in de directie. Sommige te maken keuzes zijn gewoon ingewikkeld, en niet iedereen begrijpt meteen waar het over gaat."

Maar over het geheel genomen is de rol van de CIO wel aan het verschuiven: “"Ik denk dat mensen zich steeds meer realiseren dat het niet gaat om IT-projecten, maar om businessprojecten die gerealiseerd moeten worden met behulp van IT. Maar we zijn nog niet zover dat iedereen zich realiseert wat de impact kan zijn. De vraag is overigens of dat haalbaar is, want je moet wel enige kennis van het IT-landschap hebben om de technologische impact te begrijpen.”

Tolk-vertaler

Daar ligt volgens Van der Winden ook een belangrijke toegevoegde waarde van de CIO: “Om te zorgen voor begrip tussen de business en IT, moet de CIO als een tolk-vertaler fungeren. “Het is zaak de ontwikkelingen binnen het IT-landschap te doorgronden en die op een begrijpelijke manier uitleggen aan zowel de directie als medewerkers. Het is belangrijk dat te doen in een taal die begrijpelijk is voor iedereen. In die vertaalslag is storytelling nodig om verbindingen te leggen en die brug te bouwen.”

Communicatievaardigheden zijn dus op alle niveaus cruciaal, zeker ook binnen het IT-team: “Ook binnen een IT-team kan het misgaan, bijvoorbeeld wanneer een servicemanager met een helpdesk of een functioneel beheerder praat. Het kan dan lijken alsof ze het over iets anders hebben, waardoor er onnodige discussies ontstaan over prioriteiten. Dat kan weer tot frustratie leiden, waardoor er minder tijd over blijft voor bijvoorbeeld optimalisatie en innovatie,”

Solide basis

En in innovatie, en het faciliteren ervan, speelt volgens haar het IT team een cruciale rol. Technologie moet een solide basis vormen om mee te kunnen bewegen met ontwikkelingen in de sector. Innovatie is dus niet achter alle nieuwe technologieën aanlopen, innovatie is een plan. Voor het slagen daarvan is binnen een organisatie een cultuur van adaptiviteit nodig, en ruimte voor medewerkers om zich aan te passen.” Voor Van der Winden is die discussie over innovatie een van de leukste aspecten van haar vak. “Zaken als security en AVG zijn enorm belangrijk maar die moet je gewoon regelen, dat is zorgen dat je je huis op orde hebt.”

Harriet van der Winden: "Zaken als security en AVG moet je gewoon regelen."

Ze benadrukt dat innovatie niet alleen bestaat uit het implementeren van nieuwe technologie, maar dat de hele organisatie betrokken moet worden bij de ontwikkeling en uitvoering van innovatieve plannen. “De grootste uitdaging bij het adopteren van technologie is om ervoor te zorgen dat deze mee kan gaan met de business. Dat kan niet met jaren maatwerk aan één groot monolithisch systeem waarbij alles aan alles hangt. Dat is lastig te vervangen. Maar door het toepassen van basisarchitectuur-principes kan de vrijheid gecreëerd worden om kleinere componenten te vervangen door nieuwe en steeds modernere technologie. Op die manier kan het IT landschap wendbaar blijven en zich aanpassen aan de ontwikkelingen in de business.”

Leveranciers

Hierin spelen ook externe leveranciers een belangrijke rol. “Door onze bescheiden omvang heeft BumaStemra leveranciers nodig voor zaken als het automatiseren van de bedrijfsprocessen maar ook het beheren van het netwerk. Het is daarom belangrijk om goede relaties te onderhouden met die leveranciers, en de juiste partners uit te kiezen.” Waar mogelijk maakt Buma gebruik van SaaS-oplossingen en probeert tevens te bewaken dat het IT-landschap zo eenvoudig mogelijk is.

Een voorbeeld van echte innovatie is het ontwikkelen van een maatwerkoplossing voor de kernactiviteit van BumaStemra, het berekenen en uitkeren van auteursvergoedingen. “Dat is een bijzonder en complex proces waar geen geschikte maatoplossing voor bestond. We hebben daarom gekozen voor een constructie waarin wij mede investeren in het ontwikkelen van die oplossing. We zijn als launching customer betrokken bij het ontwikkelen van deze oplossing en bepalen zo de requirements voor het initiële product. Door het intellectueel eigendom van de oplossing aan de leverancier te verkopen, kunnen zij dat als SaaS-dienst ook aan andere auteursrechtenorganisaties in de wereld aanbieden. Op deze manier kunnen verschillende partijen met hetzelfde systeem werken, en daar hebben auteurs, onze rechthebbenden, uiteindelijk baat bij.”

Wetgeving

BumaStemra opereert in een bijzondere markt, met complexe wetgeving over muziekrechten die voor een deel stamt uit 1912. Aan de andere kant speelt de razendsnelle opkomst van technologieën als AI een rol. Met AI kan al muziek gecreëerd worden, maar het kan ook gebruikt worden bij het matchen van muziek en gedraaide nummers. “Dat is een interessante ontwikkeling waar we meer mee kunnen gaan doen, daar wil ik wel op sturen.”

“Maar Buma is dan niet per se zelf degene die gaat verzinnen welk platform dat bijvoorbeeld zou moeten doen, vandaar onze keuze voor leveranciers met innovatief vermogen. Want ondanks het belang van technologie in de bedrijfsvoering, is BumaStemra geen IT-bedrijf en dat willen we ook niet worden. Wij zijn een dienstverlener en dat moeten we zo goed mogelijk doen voor onze rechthebbenden, ondersteund door IT."