Marloes Smit, CIO Almere: ‘Eerst goed digitaal fundament, dan innoveren’

Ruim twee jaar is Marloes Smit nu CIO bij de gemeente Almere, na eerdere lijn- en IT-functies bij onder meer de belastingdienst en dáárvoor IT-consultancy-rollen. Zij combineert haar CIO-schap met dat van IT-afdelingsmanager, met zo’n 200 mensen die de IT draaiende houden én aan IT-vernieuwing doen.

Deze combinatie is niet vanzelfsprekend, maar ik vind het wel prettig. Een uitdaging bij het uitvoeren van IT, was dat ik vaak kaders of strategische lijnen kreeg, die leuk bedacht maar in de praktijk onuitvoerbaar waren. Nu kan ik deze lijnen vooraf toetsen aan de realiteit. Tegelijkertijd kan ik mijn mensen in de uitvoering uitdagen om extra stappen te zeten in het realiseren van die lijnen en kaders. Sommige strategische functies, zoals de IBO, de functionaris gegevensbescherming (het kader van de AVG) en de CISO zitten overigens bij concern control, maar we werken wel veel samen.”

CIO-rollen

Er zijn CIO’s in alle soorten en maten. Smit ziet zich als een mix van een adviserende/ meedenkende en een aanjagende CIO. “Natuurlijk hebben we als gemeente te maken met een gemeenteraad en een college van B&W, waarbij het college vooral op dossiers actief is: de ontwikkeling van de stad, het sociaal domein, infrastructuur. Zij vullen echter niet al in welke kant het met de IT-component uit moet. Daar komt mijn adviserende en meedenkende rol naar voren.

Verder is Smit aanjager van bepaalde IT-ontwikkelingen, al komt dit aspect momenteel nog beperkt uit de verf. Dat heeft ook te maken met de IT-basis van de gemeente, die nog niet op orde is (hierover later in het artikel meer). “We zien veel potentie in sommige IT-ontwikkelingen, maar eerst moet het fundament op orde zijn. Dát, het IT-budget en de beschikbare capaciteit – door de moeilijke arbeidsmarkt - zijn drempels voor het aanjagen van innovatie op IT-gebied.”

Wel heeft Smit er met haar IT-afdeling de afgelopen twee jaar veel tijd in gestopt om die aanjagende rol meer structuur te geven en te borgen in de organisatie. “Vernieuwing was toen ik binnen kwam vrij ad hoc en bottom up gedreven. IT’ers of mensen uit de afdelingen kwamen met ideeën en dat werden projecten. Inmiddels ligt er een digitaliseringsstrategie, om verder vooruit te kijken en IT te koppelen aan maatschappelijke opgaven waar de gemeente voor staat. Waar liggen prioriteiten en hoe gaan we dat organiseren? Die strategie wordt nu ook voor goedkeuring aan de raad en B&W voorgelegd, maar ons projectenportfolio is al op deze strategie gebaseerd. Zodat we met die projecten ook de doelen kunnen behalen die raken aan eerdergenoemde maatschappelijke opgaven.”

Druk op IT-capaciteit

De toenemende decentralisering van taken legt niet alleen extra druk op gemeenten, maar ook op de IT-capaciteit. Bekende voorbeelden uit de afgelopen jaren zijn de Wmo en de jeugdzorg. Dan merk je wel dat er grote druk op gemeentes wordt gelegd, die hiervoor niet altijd toegerust zijn. Vaak wordt er dan ad hoc onder hoge druk iets neergezet – ook op IT-gebied - wat niet altijd even goed uitgedacht is.” Daar heb je dan nog jaren erna last van.

Almere had (heeft) bovendien de extra uitdaging van jarenlange bezuinigingen. Toen Smit binnenkwam, was de gemeente op IT-gebied nog bezig om de laatste achterstanden in de lopen. Sommige benodigde vernieuwingen waren gedurende zeven jaar vooruit geschoven. Dat maakt het realiseren van meer efficiency – bijvoorbeeld door automatisering van algemene en IT-taken – om gebrek aan personeel te compenseren tot een geheel eigen uitdaging.

“Zo zijn we nu bezig met het overzetten van data en systemen wegens het einde van ons datacentercontract. Totaal niet sexy, maar het kost veel tijd en moet echt gebeuren voordat we volgende stappen kunnen zetten. Hetzelfde geldt voor de vervanging van een aantal systemen, zoals ons financiële systeem, het systeem voor belasting en uitkeringen, en ons afvalreinigingssysteem. En we bedienen 19 afdelingen, met hele verschillende takken van sport. Op dit punt IT-efficiency en -synergie realiseren, is dus soms ook een uitdaging. Dat maakt het tegelijkertijd interessant en uitdagend, die diversiteit.”

Stappen gezet

Inmiddels worden de benodigde stappen gezet, bij Almere onder de noemer ‘Slim in de basis’. Verhuizen naar een Azure-platform, taken uitbesteden aan IT-dienstverleners, Ver-saasen waar het kan. Smit: “Dat verhuizen gaat nog wel een jaar of anderhalf duren. Maar naarmate het vordert, krijgen we wel meer ruimte om te kijken naar echte vernieuwing. Denk aan AI: waar kunnen we welke vorm van AI inzetten om ambtenaren en taken te ondersteunen?”

Marloes Smit wil niet vanuit een ivoren toren IT-beleid uitstippelen. "We willen hier de hele organisatie in meenemen."

Dat doet Smit overigens niet vanuit een ivoren toren. “We willen hier de hele organisatie in meenemen. Daarom zijn we onlangs met sessies begonnen om bij te peilen waar onze collega’s kansen zien voor AI, om vragen over voor- en nadelen van de technologie te beantwoorden, om te sparren over uitdagingen zoals privacy en security. Na de zomer willen we ook een meer waardegedreven discussie over ontwikkelingen zoals met AI en RPA (robot proces automation) starten met de raad en B&W, om te bepalen hoe zij tegen deze ontwikkelingen aankijken. Het is belangrijk om een soort normenkader neer te zetten, zoals wat we wel en niet kunnen doen met AI: waar wil je het toepassen, wat vindt je acceptabel en wat niet. Eind dit jaar willen we dan tot een beleid komen en een toepassingskader.”

Voorlopersrol

Hiervoor wil Smit ook kijken bij gemeenten die al verder zijn met digitale vernieuwing en innovatie. Want gezien de eerder geschetste situatie heeft Almere op dit gebied niet echt de luxe om voorop te lopen. “Toch hebben we één technologie aangewezen waarin we wel die koploperrol willen vervullen op gemeenteniveau: met digital twin: zaken in de digitale wereld uittesten om te kijken wat de impact is op de fysieke wereld. We hebben bewust voor dit element gekozen, omdat we denken dat we hier als gemeente ook veel profijt van kunnen hebben. En Almere is een van de acht tot negen grootste steden, dan voel je ook enige druk om in ieder geval op op sommige gebieden een voorloper te zijn.”

Gelukkig vindt er ook steeds meer samenwerking tussen gemeenten plaats op digitaal gebied, ziet Smit. Zo zitten de grote gemeenten elke drie maanden samen in een CIO Beraad, bedoeld voor kennisuitwisseling en elkaar op de hoogte houden van nieuwe ontwikkelingen. Verder wordt er samengewerkt in het kader van Common Ground (het meerjarige transitieprogramma van de VNG naar een moderne informatievoorziening).

“Ik probeer verder ook binnen de gemeente samenwerking te stimuleren. Twee jaar geleden was portfoliomanagement vooral nog iets van de IT-afdeling. Nu hebben we meer een governance-structuur, waarbij ook de andere afdelingsmanagers aan tafel zitten om samen aan het stuur te zitten van wat meer of minder prioriteit heeft op IT-gebied. Het liefst zie ik nog veel meer samenwerking, zoals samen bepalen waar IT kan bijdragen aan politieke en andere gemeentelijke opgaven. Maar dat is een groeiproces, een cultuuromslag van beide kanten. Gemeenten lopen daar nog niet echt voorop. IT valt vaak nog veelal onder bedrijfsvoering, terwijl het echt wel een primaire afdeling van een organisatie is, een primair proces.”

Zorgen over security, Ravijnjaar

Ook op security-gebied zijn er nog wel slagen te maken om dit tot iets van iedereen te maken. Smit hierover: “We hebben de minimale basis op orde, werken aan ons security-beleid en willen meer bewustzijn creëren. Ik trek dan ook veel op met onze CISO om in overleggen met directie en afdelingsmanagers dat bewustzijn te vergroten. Ook als het gaat om weerbaarheid. Je moet ervan uit gaan dat je een keer gehackt wordt. Daar moet je dan klaar voor zijn, zodat je zo snel mogelijk weer overeind kunt komen. Want je kunt niet alles dichttimmeren. We hebben inmiddels een awareness-programma voor elke nieuwe medewerker, we hebben een privacy-game om dit onderwerp levend te maken. Want wij werken met zeer gevoelige gegevens. Als data op straat komt te liggen, is dat altijd vervelend, maar voor gemeenten en andere overheden is de verantwoordelijkheid groot om zorgvuldig met gegevens om te gaan.”

Zorgen voor de nabije toekomst maakt Smit zich vooral over het ‘Ravijnjaar’ 2026, waarin voor veel gemeenten een ‘financieel ravijn’ zou kunnen ontstaan. “Het ravijnjaar is een groot thema, daar hikken veel gemeenten tegenaan. De verwachte impact noopt ons nog meer dan voorheen om te werken aan meer efficiency, meer automatisering. Niet om ambtenaren te vervangen, maar om je dienstverlening überhaupt overeind te houden. Wij zijn een groeigemeente, en als je nu al ziet hoeveel moeite je hebt om de dienstverlening voor mensen op orde te houden, moeten we op digitaal en innovatiegebied echt nog een tandje bij zetten.”

Desondanks is Smit ervan overtuigd dat Almere op de goede weg is. In de samenwerking met andere gemeenten, intern, met digitale vernieuwing. “Heel belangrijk is ook dat we de samenwerking op orde krijgen met partners in de stad Almere. Eén van de onderdelen in onze digitaliseringsstrategie is persoonlijke, gepersonaliseerde dienstverlening. Dat is een prioriteit voor onze burgers en ondernemers. Maar we willen ook partner in vernieuwing zijn. Daar moet de komende jaren meer de nadruk op komen, op de samenwerking op innovatiegebied met partners buiten het gemeentehuis.”