Le Blanc Advies: ‘Business-architectuur past op één A4’

Veel organisaties maken geen gebruik van het volledige potentieel van businessarchitectuur. In de praktijk is architectuur vaak vrij eenzijdig gericht op de harde ICT. Daarmee ontbreekt echter de vertaling naar de wereld van de businessmanager. Le Blanc Advies vult deze lacune in met een overzichtelijk kader die de dialoog tussen architecten en business op gang brengt. Tegelijkertijd is er een onafhankelijke certificering in de maak voor architecten.

Het ontbreekt bij veel organisaties aan de vertaling van hun visie en strategie naar de uiteindelijke invulling ervan met principes, werkprocessen en bijbehorende technologie. André Hollants (foto links), business-architect bij Le Blanc Advies, vat het bondig samen: “Bedrijven hebben een missie, met als afgeleide daarvan een strategie. Dat geheel leidt tot beleidsplannen. Maar als je die beleidsplannen goed bekijkt zie je dat binnen een organisatie veel verschillende interpretaties bestaan van de strategie en de visie. Daar gaat het mis.” 

Als voorbeeld noemt hij het abstracte begrip ‘kwaliteit’. Veel organisaties hebben in hun missie weliswaar staan dat ze kwaliteit leveren, maar iedereen heeft over de invulling daarvan weer een andere opvatting. Hollants: “Wanneer we praten over de businessarchitectuur  beginnen we altijd met het analyseren van de visie en de missie. Wat bedoelt een organisatie daar eigenlijk mee? Dat willen we concreet maken. Dat leidt tot de hoofdprincipes. Dat zijn business-principes, het gaat dan nog niet over IT.”

Impact op de business
“Op grond van deze hoofdprincipes bepaal je de mogelijke impact: Wat betekent het voor de organisatie, wat betekent het voor de medewerkers en wat betekent het voor de informatietechnologie? Dan blijkt dat die gevolgen soms helemaal niet gewenst zijn. Op basis hiervan kun je de principes aanpassen. Het beste is om dit proces in de vorm van een workshop te doen, zodat mensen vanuit hun eigen expertise kunnen spreken. Dan komen ze met elkaar in gesprek.” 

Wanneer iedereen inzicht heeft in de impact komt de volgende stap:bepalen welke bedrijfsprocessen nodig zijn om de producten/diensten conform de strategie te realiseren. Dat gebeurt in eerste instantie op hoofdniveau, op het niveau van de benodigde functies. Daarna pas komt de echte IT aan bod. “Met die IT ondersteun je de bedrijfsprocessen en functies. Je brengt eerst de informatiestromen op hoofdlijnen in kaart. Dat leidt uiteindelijk tot de requirements, met de bijbehorende kwaliteitseisen die je wilt stellen.”

Dankzij deze benadering van hoofdprincipes worden alle verschillende functiegebieden op hetzelfde doel gericht. Dat bepaalt de focus op de inrichting en vermijd onnodige complexiteit. “Dit is geen traditionele architectuuraanpak, maar met deze benadering sluit je wel beter aan bij de business. Je hebt het namelijk over hun problemen, hun strategie en visie. Je werkt niet een op techniek gerichte vragenlijst af.”

Organisaties zijn enthousiast over deze aanpak, omdat ze die focus op de business vaak missen. “IT moet aansluiten op de business en zonder duidelijke definities verlies je grip op de situatie omdat de samenhang ontbreekt. Dan kan er weliswaar samenhang zijn tussen de IT-programma’s, maar dat betekent niet per definitie dat het ook aansluit op de business. Kortom, het gaat erom structuur aan te brengen in de chaos.”

Professionele beleving
Dat slaat aan bij het hogere management, zegt Joost Gordijn (foto rechts), adjunct directeur. “We hebben het niet over techniek, onze taal sluit aan bij hun professionele beleving. Dat ontbreekt nogal eens bij de echte IT-er. Er zijn maar weinig bedrijven die de hoofdprincipes goed hebben gedefinieerd. Daardoor missen zij de leidraad voor een eenduidige focus op de inrichting. Nu hebben ze alle relaties overzichtelijk op één A4-tje. Het is de kunst van het weglaten én de kunst van het richten. Dat doe je met die principes. Als je ze helder hebt geformuleerd kunnen de mensen daar vanuit hun eigen expertise verdere invulling aan geven.”

Hollants benadrukt dat het gaat om niet meer dan vijf tot zeven hoofdprincipes. “Als je er twintig hebt onthoudt niemand ze allemaal, dan gaat het weer zweven. Zo’n principe heeft als het ware het gezag van een wet en is kaderstellend. Overtreding is strafbaar, en als je dat toch wilt doen moet je in overleg treden met de ‘wetgever’. Dat vereist dus overleg met de architect. Die kan overzien of de veranderingen nog steeds voldoen aan de (bedoeling van) hoofdprincipes. Zo krijg je een efficiënt validatieproces.” Dit vraagt wel om de juiste inrichting van de governance, aldus Gordijn. Welke bevoegdheid hebben de betrokken mensen, zoals de architecten die handhaven en bewaken? “Dat moet vastliggen op het juiste niveau. Ook dat is een inrichtingsvraag die integraal bij het proces hoort. Want het heeft geen zin om de hele exercitie eenmalig te doen, het moet ook geborgd worden in de organisatie.”

Daar speelt de architect een essentiële rol in, want die moet niet alleen zeggen dat iets niet kan, maar ook de dialoog aangaan om te kijken hoe het wel opgelost kan worden. “Bij Le Blanc Advies beschrijven we dat als ‘we zijn niet dogmatisch maar pragmatisch’. Er is balans nodig tussen handhaven en oplossen. Een architect moet kunnen uitleggen waarom bepaalde principes zijn gekozen. Dan ben je een volwaardige gesprekspartner.”

Keurmerk voor architecten
Het opstellen van een dergelijke architectuur, en de vereiste dialoog, vraagt om bepaalde competenties. Le Blanc Advies ondersteund daarbij het initiatief van de Stichting ERIAA (European Register Information Advisers Association), die werkt aan een keurmerk voor architecten

Over de Stichting ERIAA (European Register Information Advisers Association)

De stichting ERIAA i.o. certificeert informatiekundig adviseurs waaronder architecten niet alleen op basis van kennis, maar ook op basis van competenties. Dat laatste is zeker zo belangrijk als de kennis. De competenties worden gemeten door middel van een aantal psychologische testen, die onder meer kijken naar de manier waarop de architecten in staat zijn te communiceren. 

Hierbij wordt gedifferentieerd naar het werk van de verschillende rollen van informatiekundige adviseurs waaronder architecten. Die verdeling sluit weer aan bij het nieuwe functiegebouw van de overheid, dat onderscheid maakt tussen de strategische adviseur, de coördinerende adviseur en de senior-adviseur. “Momenteel zijn we bezig die certificeringen te toetsen, om te komen tot een keurmerk dat aansluit bij de behoeften van de CIO’s voor wie ze actief zijn. De eerste certificeringen zullen dit jaar plaatsvinden. We doen dit voor de eindklant, de CIO. Er bleek bij hen behoefte aan duidelijkheid over architecten in informatievoorziening. Het gaat om vakmanschap, architecten voegen waarde toe voor organisaties.”