‘Sneller innoveren dankzij rationalisatie’

“Continu en duurzaam verbeteren, dat is mijn rode draad”, zegt Ronald van Wuijtswinkel. Hij heeft een lange staat van dienst in de IT, onder meer als CIO van XS4All. Op dit moment houdt hij zich bezig met complexe verandertrajecten, waarbij applicatie rationalisatie een belangrijk thema is. In het najaar zal hij een van de sprekers zijn bij een bijeenkomst van CIONet. Executive People sprak met hem over transformatie, eenvoud in besturing en transparantie.

De eerste ervaringen met strategische IT-projecten deed Ronald Wuijtswinkel op bij KPN. De CEO van KPN, Eelco Blok, erkende destijds de uitdaging waar zijn IT voor stond vanwege een vergaande versnippering. Overal in de organisatie waren verantwoordelijkheden ondergebracht, bijvoorbeeld voor applicaties, voor business aspecten, en het managen van contracten met leveranciers. Daarbij ging het vaak ook nog eens om meerdere contracten met bestaande leveranciers.

Ronald van Wuijtswinkel: “Dat moest worden gecentraliseerd, wat aansloot bij mijn eerdere activiteiten, namelijk continu verbeteren en transformeren.” Hij is vervolgens manager geworden van een service unit IT, waarin alle applicaties centraal beheerd werden, evenals alle contracten met uitbestedingpartijen.”Daarbij was het belangrijk om goed te luisteren naar de wensen van de interne business. Hiermee is een grote centralisatie van alle IT ingezet.”

Zo heeft hij eerste de IT van de vaste diensten aangepakt, later gevolgd door de mobiele tak. “Toen dat was afgerond kwam XS4ALL in beeld. Zij maakten een stevige groei door, maar hadden geen CIO om de IT-kant te begeleiden. Die rol heb ik toen ingevuld.” Ook daar is hij aan de slag gegaan met het consolideren en rationaliseren van IT, Projecten en Functiehuis.

Functiehuis

Bij XS4All bleek ook de HR-component een belangrijk aspect van een goed functionerende IT. “Als iemand uitgegroeid was in een bepaalde functie en doorstroomde wil je wel dat zijn kennis en kunde behouden blijft. Ook wilden we niet dat we afhankelijk waren van één bepaalde persoon voor specifieke technische vaardigheden. Als meerdere personen hetzelfde kunnen kun je elkaar gewoon vervangen. Anders houdt het werk op wanneer iemand bijvoorbeeld met vakantie gaat. Dat heb ik wel beschreven als het het consolideren en rationaliseren van functies.”

Projecten

Een andere belangrijke taak als CIO was het maken van keuzes in projecten. `Zoals bij iedere organisatie waren er heel veel plannen voor projecten. Maar welke projecten ga je uitvoeren? Op die projecten moet je portfolio management doen, dus: voer de juiste projecten uit en doe ze op de juiste manier. Daarvoor moet je ook projecten rationaliseren en consolideren. Want veel projecten komen overeen of hebben dezelfde baten.”

En de derde hoofdactiviteit tenslotte was het aanpakken van het applicatielandschap. “Dat is een taak die alle bedrijven met een erfenis herkennen, al was het bij XS4ALL niet zo erg als bij de meeste bedrijven omdat het nog niet zo lang bestond. De grootste uitdaging was het aanpassen van de IT aan de strategische keuze de zakelijke markt op te gaan, terwijl het bedrijf groot is geworden in de consumentenmarkt. Daar waren de systemen nog niet op ingericht, en de processen evenmin. Dat is deels aangepakt met het inzetten van een partner voor outsourcing.”

Applicatie rationalisatie

Hij vat samen: “Continu duurzaam verbeteren, dat is mijn rode draad. Alleen zijn sommige veranderingen lastiger dan andere.” De grootste uitdaging ziet hij voor CIO’s in applicatie rationalisatie. “Maar wanneer je echt een transformatie wil doorvoeren is het zaak eenvoud te creëren in het bedrijf, in de bedrijfsprocessen, en eenvoud in de besturing. Dat vraagt weer om transparantie. Het moet binnen een organisatie duidelijk zijn waar de verantwoordelijkheden liggen, wie wat uitvoert, hoe de samenwerking is georganiseerd. Dat is de basis voor verdere stappen.”

Bijvoorbeeld bij het rationaliseren van projecten. “Projecten zijn vaak nog niet begonnen als over de business case een keuze gemaakt moet worden. Daarvoor is een goede besturing nodig, met de juiste mensen en de juiste verantwoordelijkheden. Dan kun je er zinnig over nadenken. Want er moeten keuzes gemaakt worden, en dat kan pijn doen. Maar wanneer alles transparant en bespreekbaar is kun je slagen maken.”

Functierationalisatie heeft weer zijn eigen uitdagingen. “Dat is een reorganisatie, en daar schrikken bedrijven van. Daar speelt de ondernemingsraad ook een rol. Want je gaat het bestaande bouwwerk veranderen. Mensen moeten begeleid worden van de huidige naar een nieuwe functie. En dat geeft onrust. Vaak wordt dit gedaan als er toch gereorganiseerd moet worden.”

Maar voor applicatie rationalisatie, ook een belangrijke activiteit, bestaat geen natuurlijk moment. “Applicaties al dan niet uitzetten hoort niet bij het primaire bedrijfsproces, waar regelmatig over wordt gesproken. Dus moet je iets nieuws optuigen: application life cycle management . Maar dat is zo technisch dat het vaak niet door de business wordt begrepen of geadopteerd. En dan moet je als CIO stevig in je schoenen staan. Bijvoorbeeld om aan te tonen dat een applicatie over een jaar niet meer ondersteund wordt, dus moet worden uitgezet en vervangen door een andere. Dat kost veel geld, terwijl je er niets extra voor terug krijgt.”

 “Vergelijk het met onderhoud aan je huis, dat kun je een keer in de twee jaar of een keer in de vijf jaar doen. Maar als je er te lang mee wacht moet je eigenlijk het hele huis opnieuw renoveren. Dat kost nog meer tijd en geld, maar het voegt niets toe aan de waarde van het huis.”

Dat heeft hij in praktijk aangepakt door alle betrokkenen bij bepaalde applicaties samen te brengen, van beheer en ontwikkeling tot architecten en projectmanagers. Daarmee zijn we heel gericht gaan kijken naar de functionaliteiten die nodig zijn. Soms zie je dan dat er tien systemen zijn waar je ook toe kan met twee. Op basis van een roadmap ga je dan langzaam maar zeker dat pad af. Daarmee breek je de complexiteit af, alsmede de onwetendheid van de business die er uiteindelijk voor moet betalen. Zij weten dan dat ze, als de rationalisatie eenmaal achter de rug is, veel sneller kunnen innoveren.”