'Kennis van mobiel werken nog altijd beperkt'

Nog altijd veel IT-afdelingen denken ten onrechte dat alleen zij bepalen wat er op IT-gebied gebeurt in hun bedrijf. Volgens Mart Groot van mITE Systems beseffen IT-managers onvoldoende dat door een toenemend gebruik van mobiele apparaten een uiterst riskante 'schaduw-IT' ontstaat. “In de meest uiteenlopende bedrijven is de kennis van mobiel werken nog altijd heel beperkt.”

CEO Mart Groot startte mITE Systems in 2010, samen met medeoprichter Murat Yakali. De vier letters spreek je uit als 'maaitie' en staan voor Mobile IT en Telecom. Het bedrijf adviseert klanten over de mogelijkheden en gevaren van enterprise mobility oplossingen. “We willen een 'one-stop-shop' zijn voor alle mogelijke vragen over de inrichting van een mobiele werkomgeving en de toepassing van Mobile Device Management (MDM)”, vertelt Groot. “We geven vooral adviezen en denken mee met klanten over mobility strategieën. We hebben geen eigen oplossingen, maar we helpen een klant om de beste oplossingen te selecteren. Onze klanten variëren in grootte van slechts enkele mobiele werkplekken tot 'sites' met meer dan twintigduizend medewerkers. We merken dat in de meest uiteenlopende bedrijven de kennis van mobiel werken nog altijd heel beperkt is.”

Groot kwam in aanraking met het werkveld toen hem in 2004 werd gevraagd een mobiele infrastructuur neer te zetten bij een snel groeiende thuiszorgorganisatie, met ruim driehonderd medewerkers die sinds kort hun uren bijhielden met behulp van mobiele apparaten. “Ook cliëntgegevens kwamen terecht op mobile devices. De organisatie wilde dat beter organiseren en de nieuw ontstane mobiele IT-omgeving centraal kunnen managen. Stel je voor: een bedrijf is gewend dat medewerkers alles en iedereen binnen de organisatie kunnen aanraken en altijd bij alle mogelijke informatie kunnen. Maar als medewerkers met mobieltjes gaan werken, dan lopen ze met de meest bedrijfsgevoelige en ook privacygevoelige gegevens zomaar de deur uit. Je hebt geen enkele controle meer over de beveiliging.”

mITE wil dat bedrijven vat krijgen op mobiele apparatuur en mobiele informatie. “Wij faciliteren bedrijfsprocessen met behulp van technologie. De grootste gemene deler op dit moment is het echte MDM, ook wel 'enterprise mobility management' of 'mobility first' genoemd. Het begon ooit met het faciliteren van mobiel e-mail, dat inmiddels zo oud is als de weg naar Rome. Maar ook nu nog begint het hele verhaal vaak met simpele, heel tastbare toepassingen.”

Leerproces

Gaat het om een 'dedicated focus' op enterprise mobility, zoals Groot het noemt, dan is mITE volgens hem met bijna dertig medewerkers de grootse speler in Nederland. “We groeien nog steeds, de vraag naar kennis wordt alsmaar groter. Bedrijven willen van ons 'leren'. Veel organisaties denken nog 'IT 1.0', zoals wij dan zeggen. Ze begrijpen niet goed wat 'IT 2.0', waarvan mobiel werken onderdeel is, toevoegt aan ook hún bedrijfsprocessen. In de ene organisatie gaat de transitie sneller dan in de andere. Sommige bedrijven kijken serieus hoe ze hun processen kunnen optimaliseren met bijvoorbeeld eigen mobiele applicaties. Maar we hebben ook klanten die zichzelf al innovatief vinden omdat ze een tamelijk beperkte MDM-omgeving hebben ingericht, maar daarin wel 'Bring Your Own Device' toestaan.”

De belangrijkste omslag is volgens Groot dat IT-afdelingen niet langer volledig bepalen wat er gebeurt in hun organisaties. “IT-managers zijn altijd gewend geweest te dicteren welke apparatuur wordt gebruikt. In het mobiele tijdperk is dat niet langer vanzelfsprekend. Zij moeten een transitie maken en begrijpen wat de business wil. Lang niet alle medewerkers weten hoe een computer werkt, maar steeds meer mensen snappen wel degelijk hoe hun eigen smartphone of tablet werkt, en vooral wat ze ermee kunnen. Mensen stellen daardoor steeds meer eisen op ICT-gebied, of het nou de receptioniste is, of de directeur. IT-afdelingen moeten daaraan voldoen. Overigens lopen dit soort processen in verschillende organisaties heel anders. Bij een advocatenkantoor leven heel andere behoeftes dan in een ziekenhuis. Iedere organisatie heeft een eigen DNA, eigen beleid, eigen mensen en een eigen manier van werken.”

Schaduw-IT

De tijden zijn veranderd en IT-afdelingen hebben dat niet altijd door. Groot: “Een security specialist timmert de boel aan de voorkant dicht, zoals hij gewend is. Maar hij ziet niet dat medewerkers met hun smartphones of tablets aan de achterkant net zo gemakkelijk met alle mogelijke bedrijfsgevoelige gegevens de deur uit wandelen. Wil je goed regelen wat medewerkers allemaal doen en mogen met hun mobieltjes, dan heb je niet alleen te maken met een IT-beveiliger. De juridische afdeling speelt een rol, eindgebruikers willen inspraak, de directie maakt plannen. Klanten merken dat als ze het mobiele werken niet goed 'faciliteren', de eindgebruikers – de individuele medewerkers – dat zelf doen, met alle risico's van dien. Dan ontstaat er een 'schaduw-IT' en dat moet je voorkomen.”

Bedrijven moeten hun mobiele werkomgevingen faciliteren voordat het personeel dat doet, maar dat is volgens Groot niet eenvoudig. “Het is allereerst de vraag wat je allemaal wil met mobieltjes: alleen e-mail, of bijvoorbeeld ook applicaties als een Document Management System (DMS)? Bedenk goed: dit is een extreem onvolwassen markt, met andere spelers dan de traditionele software-aanbieders. De macht ligt bij partijen als Apple, Android en in mindere mate bij Samsung. De nieuwe spelers bepalen wat wel en niet kan en zetten de eindgebruiker centraal, niet de werkgever. De oplossingen die een eindgebruiker uitkiest en gebruikt, moeten als gevolg maar een beetje mee laveren met het ICT-beleid van zijn werkgever.”

Connectiviteit

Ook over een stabiel netwerk blijken klanten lang niet allemaal te hebben nagedacht. “Als je mobiele apparatuur gebruikt in het hart van je bedrijfsprocessen – denk aan een toepassing als Sharepoint en écht bedrijfskritische applicaties – en er is geen connectiviteit, dan ligt je bedrijf stil. We denken in Nederland dat we goed mobiel internet hebben, maar ga eens in de trein werken. Wij zorgen al in een vroeg stadium voor de juiste oplossing voor een klant, en daar hoort bij dat je overal dekking hebt. Gelukkig is er steeds meer interesse voor en behoefte aan het in stand houden van internet connectiviteit. Het proces moet door.”