“Strategie is de basis voor succesgericht veranderen”

In zijn tienjarig bestaan heeft IT-dienstverlener ETTU heel veel ervaring opgedaan met de samenwerkingsomgeving SharePoint van Microsoft. Dus ook met samenwerking, wat precies de kern is van de hedendaagse bedrijfsvoering. Daar heeft het bedrijf nu werk van gemaakt: het begeleiden van organisaties naar moderne, veilige werkprocessen.

Productmanager Franck van Diest en business development manager Lourens Siderius – beiden bij ETTU – vertellen over de veranderingen die zij de afgelopen Jaren in de markt hebben waargenomen. En hoe die wijzigingen hebben geleid tot aanvullende dienstverlening bij hun bedrijf.

Tien jaar geleden begonnen als klein clubje dat SharePoint-omgevingen implementeert bij organisaties. “We hebben veel geleerd en inmiddels durf ik wel te stellen dat we één van de grootste SharePoint-specialisten zijn in Nederland”, stelt Siderius. In de loop der tijd is Microsoft Office 365 aan het portfolio toegevoegd.

De onderneming heeft veel middelgrote tot grote klanten en schurkt aan tegen het grootbedrijf. Zeg maar: van 200 tot 10.000 werkplekken. Om een indruk te krijgen: verwarmingsexpert Feenstra, zorginstelling Triade, beveiligingsbedrijf Securitas en frisdrankenfabrikant Hero zitten in het klantenbestand. Een gemêleerd gezelschap. 

Andere manier van werken

“We werken anders dan vijf jaar geleden”, zegt Van Diest. “Medewerkers hebben tegenwoordig veel meer middelen tot hun beschikking. Smartphones, tablets maken dat zij veel mobieler kunnen zijn en toch overal bij de bedrijfsapplicaties en –gegevens kunnen om ermee te werken. Cloud computing geeft ze de mogelijkheid zelf uit te zoeken welke apps ze willen gebruiken. Medewerkers staan veel meer met elkaar, klanten en partners in contact. Delen van alles met elkaar en zoeken elkaar ook zelf op. Hierdoor ontstaan er verschillende netwerken binnen een bedrijf.”

Siderius vult aan: “Veel klanten hebben al via hun SharePoint Portal geproefd hoe het is om binnen een veilige omgeving personeel te laten samenwerken. Maar nu komt er zo veel meer bij. Dat willen zij ook wel, maar weten niet goed hoe ze naar de ‘modern workplace’ – zoals Microsoft het noemt – kunnen groeien. Want versnippering, chaos en dataverlies liggen op de loer. Daarom hebben wij een methode ontwikkeld die een organisatie gestructureerd naar die andere manier van werken leidt.”

Uiteraard blijven SharePoint, Office 365 en Azure de kern vormen van het samenwerkingsplatform dat ETTU in nauw overleg met de klant bouwt. “Tenslotte ligt ook daar ons specialisme.”

Kleine stapjes

Ook de manier van werken bij het implementeren van een IT-platform is veranderd. “Voorheen was het vaak een project waarbij je tevoren de wensen verzamelt, dan aan het bouwen gaat en vervolgens een half jaar of nog later iets oplevert. Geheel volgens de watervalmethode. Dat kan niet meer, want in dat half jaar verandert er vast wel iets, waardoor het product niet meer aan de wensen voldoet. Wij werken volgens een agile methode met korte sprints. Niet alleen bij het ontwikkelen van de omgeving, maar ook bij de transformatie van de organisatie naar de moderne werkplek”, legt Siderius uit. “Kleine stapjes. We bekijken samen met de klant waar de behoefte van de gebruiker ligt en vervolgens bouwen of configureren we dat. Twee weken later leveren we werkende software op en kunnen we meteen toetsen of dit de gewenste oplossing is. Op die manier groeit een organisatie vanzelf in haar nieuwe rol.”

Strategie

SharePoint is de omgeving waarbinnen medewerkers hun werk doen. Ze hebben één toegangsplek tot alle applicaties en gegevens. De onderneming geeft aan wie wanneer met welke software aan de slag mag. De portal biedt ook de toegang tot reeds bestaande – eventueel maatwerk – bedrijfsapplicaties mits er koppelingen voorradig zijn. Maar natuurlijk ook de apps die in toenemende mate in de cloud beschikbaar zijn.

“Er is veel mogelijk, maar je wilt het wel op een beheerste manier aanbieden; en bovendien zonder al te veel beheerkosten. Daarom structureren we dit en maken we gebruik van best practices uit bijvoorbeeld onze eConnect-productlijn”, gaat Van Diest verder. “Daarbij is beveiliging een belangrijk uitgangspunt, zeker gezien de steeds strenger wordende wet- en regelgeving. Onze mensen weten alles van de Microsoft-producten en –diensten waarmee wij bouwen.”

Belangrijk is in elk geval, zo zeggen beiden, dat de onderneming een strategie ontwikkelt over de gewenste bedrijfsvoering. “Strategie is de basis voor succesgericht veranderen!” ETTU zet hierbij de bedrijfsstrategie centraal en ontwikkelt daar een SharePoint visie en strategie omheen die deze bedrijfsstrategie ondersteunt. Daar ligt de aanvullende dienstverlening van ETTU: de strategie van de klant centraal zetten en daar omheen een SharePoint visie en strategie ontwikkelen.

Draagvlak

De belangrijkste tip die het tweetal heeft voor veranderingsgezinde organisaties: voer niet alles tegelijk in, want dat is de opmaat naar chaos. Kleine stapjes, herhalen ze nog maar eens.

“En je moet iedereen er vanaf het begin bij betrekken. Niet alleen de IT-afdeling, maar vooral ook de mensen van de werkvloer, zij gaan er immers mee werken. Daarom bieden wij strategie-sessies aan.

Waarin je met elkaar bepaalt waar je naar toe wilt, en hoe we dat met elkaar gaan bereiken. Op deze manier kweek je ook draagvlak binnen de organisatie om naar de moderne werkplek te groeien.”

De mensen van ETTU die verantwoordelijk zijn voor implementaties hebben zich de afgelopen jaren bekwaamd in verandermanagement. Om goed leiding te kunnen geven aan dergelijke projecten.

In drie weken tijd zorgt ETTU ervoor dat de organisatie weet welke visie richting gevend is en welke strategie nodig is om die visie gestalte te geven. “Dan begint het werk eigenlijk pas”, zegt Van Diest. “In nauw overleg met de organisatie”, benadrukt hij nog maar eens. “Het is goed als enkele mensen van de organisatie onderdeel uitmaken van het project team. Alleen al om de kennis over te dragen.”