'Bedrijven worstelen met overbrengen van hun fileshares'

Van fileshare naar een document management systeem (DMS). Dat is een grote wens bij veel organisaties en makkelijk opgeschreven, maar er komt veel bij kijken. Daarom heeft ETTU een oplossing ontwikkeld om die overgang te begeleiden en het DMS in te richten: eConnect Create. Volgens directeur Piet Vink is er veel belangstelling voor.

eConnect omvat de lijn van producten van ETTU die het samenwerken binnen organisaties vergemakkelijkt. Alle geënt op SharePoint en Office 365 van Microsoft. Zo bevat deze productlijn een social intranet, Ideation platform en een zaaksysteem. Ze hebben alle met elkaar gemeen dat ze een aanvulling zijn op een lokaal of in de cloud draaiende versie van SharePoint. Sinds kort heeft de onderneming eConnect Create aan het portfolio toegevoegd. Deze oplossing maakt het mogelijk om elk gewenste filestructuur in SharePoint Online aan te bieden. Of je nu op afdelings-, project- of klantniveau informatie wilt delen, documenten worden uniform en op de juiste manier opgeslagen en zijn altijd terugvindbaar.

“Veel van onze klanten willen over van een fileshare op een lokale server naar een echt systeem voor documentbeheer in de cloud. Maar ze worstelen met de vraag hoe ze hun fileshares veilig en efficiënt kunnen overbrengen naar de cloud”, vertelt Vink. “Ze willen namelijk snel aanpassingen in hun manier van werken kunnen toepassen als de markt daar om vraagt. Niet een product kopen, en dan drie jaar wachten voordat ze weer aanpassingen kunnen doen. Met cloud computing behoort dat tot de verleden tijd. Toch kun je ook dan niet achterover leunen, ook al beheert Microsoft de programmatuur. Er zijn bij wijze van spreken dagelijks aanpassingen aan de vorm, maar ook de functionaliteit van cloudtoepassingen. In de ‘oude wereld’ kon je nog zeggen: ‘Ik spaar al die veranderingen op en maak een update als het mij uitkomt’. Microsoft voert voortdurend veranderingen door op haar producten en dat heeft natuurlijk invloed op de werking van deze oplossingen. Daar moet je omgeving dus op zijn ingericht.”

Verschillende toepassingen

Vink vertelt dat er verschillende situaties kunnen zijn waarin klanten nut kunnen hebben van eConnect Create. “In de praktijk hebben wij gemerkt dat de inrichting van een DMS-oplossing altijd specifiek is voor de betreffende organisatie. Zo zijn er organisaties die heel veel fileshares hebben ontwikkeld in de loop der jaren. Op den duur levert dat een chaos op waarbij het bijzonder lastig is documenten terug te vinden, of te weten welk document het meest recente is. Dat is allemaal moeilijk te beheren. Zij willen het slimmer en handiger kunnen regelen met een document management systeem in de cloud. Dat doen wij op basis van eConnect Create.”

Een tweede groep organisaties die baat kan hebben bij het nieuwe product van ETTU werkt met kwaliteitsdocumenten. Bijvoorbeeld in een ziekenhuis waar een oncoloog snel wil kunnen zien welke recente documenten er zijn op zijn vakgebied. Dat is eenvoudig in te regelen in eConnect Create. “Of organisaties die een ISO-certificering hebben”, zegt Vink. “Bij de jaarlijkse audit moet je kunnen aantonen dat je de regels uitvoert, zoals in het gecertificeerde programma is beschreven. Met eConnect Create kun je al die bewijsstukken eenvoudig presenteren.”

Maar ook als het gaat om projectgericht of dossiergericht werken, biedt eConnect Create de mogelijkheid om dit snel en bewezen neer te zetten. Vink: “Met deze oplossing bieden wij een SharePoint omgeving waarin gebruikers zelf sites kunnen aanmaken waarbij de IT-organisatie governance kan uitvoeren. Het biedt hiermee flexibiliteit, snelheid, continuïteit en kostenreductie bij het creëren en beheren van SharePoint omgevingen.”

Klantspecifiek

Hoewel het eenvoudiger is om op deze manier met Office 365 te werken, zit er wel regie op. Iemand (lees: ETTU) moet het geheel wel beheren. Cloud computing is zo efficiënt, omdat het met standaard oplossingen werkt. Niettemin maakt de onderneming klantspecifieke oplossingen. “We willen weten wat de bedrijfsprocessen zijn, wie daar allemaal aan mogen deelnemen. En dan maken we een template, een design-voorstel. Pas als dat akkoord is, zetten we de template klaar in eConnect Create”, licht Vink toe. Het product is nu beschikbaar en schaalbaar, omdat het immers draait op Office 365. Het is vooral geschikt voor repeterende zaken, bij ingewikkelde structuren voor fileshare, en als er sprake is van honderden projecten die tegelijk lopen.

Migratie

ETTU is begonnen deze oplossing te maken, toen zij van klanten te horen kregen hoe lastig het is met Office 365 te werken. “Elke keer als Microsoft iets veranderde aan de programmatuur, klopten hun eigen instellingen niet meer. Alles viel om; ze werden er gek van. Dat behoort met Create tot de verleden tijd.”

Toch vergt het gebruik van eConnect Create een migratie van de bestanden die tot de fileshare behoorden naar het DMS. “Daar hebben wij zo onze in de praktijk beproefde methoden voor.”

Ook het culturele aspect van de overgang naar fileshare naar DMS komt aan bod bij ETTU. “Het is een andere vorm van (samen)werken; daar is begeleiding bij nodig. Daar besteden wij juist veel aandacht aan door mensen te enthousiasmeren en in de juiste richting te sturen.”