‘Het is kunstmatig ICT en operatie uit elkaar te houden’

De effectieve inzet van ICT is een onderwerp dat hoog op de agenda staat bij de Nederlandse overheid. De Belastingdienst is één van de instellingen waar de digitale transformatie ingrijpende gevolgen heeft. De laatste tijd is de inrichting van de ICT van de Belastingdienst regelmatig in het nieuws. Executive-People sprak met Willy Rovers over zijn rol als CIO bij deze dynamische instelling. Als accountant heeft hij de rol van CIO gekregen om de verbinding met de business te maken.

De digitale transformatie is voor ons de optimale ondersteuning om de zaken te realiseren die bij ons op de agenda staan”, zegt Willy Rovers, CIO van de Belastingdienst. “Wij willen goedkoper, kwalitatief beter en meer in controle zijn. Daar heb je technologie voor nodig. De technologie gaat nu zo snel dat wij op alle drie die fronten stappen vooruit kunnen zetten.”

Op dit moment is er vooral veel aandacht voor dienstverlening en toezicht. Rovers: “Wij richten ons op burgers en bedrijven, maar dé burger of hét bedrijf bestaat niet. Om iedereen aan te spreken, zullen wij beter aan moeten sluiten op de beleving van burgers en bedrijven. Met name op het gebied van informatie gestuurd toezicht zijn we dankzij de technologie beter in staat om informatie en signaleringen uit onze grote transactiesystemen te halen. Op basis daarvan kunnen we tot gerichte informatie gestuurde toezichtadviezen komen.”

Data van burgers

Datzelfde geldt volgens hem voor de dienstverlening. “We hebben onze wetgeving geautomatiseerd, maar wij willen juist meer subjectgericht werken en de burger centraal stellen. Met behulp van technologie kunnen we gegevens van burgers logisch bij elkaar brengen. Omdat we die informatie hebben, kunnen we de belastingplichtige beter ondersteunen en de toezicht uitoefenen die bij hem past, zonder een burger of bedrijf te belasten op een moment dat het eigenlijk niet nodig is.”

Een mooi voorbeeld daarvan is de inkomstenbelasting die er in maart aankomt. Rovers: “Op dit moment hebben wij voor vier miljoen burgers al een volledig ingevulde aangifte inkomstenbelasting klaar staan. Het staat in schril contrast met een aantal jaar geleden, toen burgers nog zelf hun data moesten verzamelen en in moesten dienen. Die aangiftes controleerden we met diezelfde data die we nu vooraf verstrekken.”

“Dat is een enorme stap die we met behulp van technologie kunnen maken. Daardoor gaat het ook sneller, in het verleden begonnen onze heffings- en inningsactiviteiten met het verzamelen van informatie. Nu hebben we die gegevens al beschikbaar en gestructureerd. Op basis daarvan kunnen we al heel vroeg de fiscale positie van burgers of bedrijven bepalen, en de fiscale activiteiten die daarbij horen.”

Samenwerken en verbinden

Belangrijke factoren bij die veranderingen zijn samenwerken en verbinden. “Samenwerken en verbinden staan voor mij hoog op de agenda. Wij hebben hele goede mensen bij de Belastingdienst, maar hoe maken we de verbinding met burgers, de business, de markt en andere overheden?”

Die samenwerking en alignement begint al binnen de organisatie zelf. “Binnen de Belastingdienst zijn ruim 3.000 mensen bezig met ICT. Het is een hele kunst om ze op een logische manier bij elkaar te brengen vanuit het perspectief van producten voor burgers en bedrijven. De volgende stap is de alignement met de business. Dat is niet meer zomaar even contact leggen en weer uit elkaar gaan, zoals we dat vroeger deden.”

“Het gaat niet meer over samenwerken op momenten, het wordt een integrale samenwerking. Die alignement moet nog meer geïnternaliseerd worden. Wij werken nu ook met multidisciplinaire teams. Dat betekent dat mensen met kennis van IT en kennis van de business samenwerken aan nieuwe producten voor de belastingdienst.”

Toekomst van de CIO

Rovers ziet dat de rol van de CIO in ontwikkeling is en dat IT en business steeds verder integreren. “Ik denk dat het kunstmatig is om ICT en de operatie uit elkaar te houden. In onze organisatie staan beheer, onderhoud en vernieuwing van de systemen nu nog aan de ene kant en exploitatie aan de andere kant. Maar je ziet dat dat zo ver integreert dat het op termijn in een keten bij elkaar zal komen.”

Rovers haalt de vier miljoen burgers aan als voorbeeld, waarvan de aangifte inkomstenbelasting al volledig is ingevuld. “Een heel groot gedeelte van die burgers heeft nooit meer contact met een belastingdienstmedewerker omdat de zaak volledig gedigitaliseerd verloopt. Vanaf het moment van het aanreiken van de gegevens aangifte inkomstenbelasting tot het moment dat men kan betalen, of ze geld terugkrijgen.”

“Ik denk dat de functie van de CIO zoals wij hem vanuit het verleden hebben neergezet gaat verdwijnen. Ik denk dat de operatie en ICT dichter bij elkaar gaan komen. Ik denk wel dat er altijd een aparte plek blijft voor technologische ontwikkeling, en dat we als business en IT gezamenlijk altijd wel vanuit het perspectief burgers en bedrijven blijven kijken wat er op ons afkomt en wat dat betekent. Ik denk dus eerder dat er een onderscheid zal komen tussen doorontwikkeling en echte innovatie, dan tussen business en IT. Juist die operatie en die innovatie moet geïntegreerd vanuit IT en operatie bekeken worden.”

“Toen ik drie jaar geleden op deze plek kwam heb ik wel tegen de toenmalige COO gezegd: ik denk dat wij de laatste zijn op deze functies, jij de laatste COO en ik de laatste CIO van de Belastingdienst. Nu ben ik er nog, en als ik weg ben zal er misschien nog wel een CIO zijn, maar die zal een heel ander soort functie krijgen dan ik. Dan krijg je een chief data officer of een chief digital officer.”

Omgaan met data

“Wij maken op dit moment veilig, goed en zorgvuldig gebruik van data. Tegelijkertijd zien we dat we niet verder komen als we het op deze manier blijven doen. We staan eigenlijk nog in de kinderschoenen als het gaat om wat we intern met analyses van data kunnen bereiken. We werken al met basisregistraties, we weten dat we op een logische manier data bij elkaar moeten brengen. Maar de vraag is: hoe willen we omgaan met data? Wie is de eigenaar van de data? Wie is er verantwoordelijk? Hoe ga je om met open data? Hoe ga je het beste om met vertrouwelijke data? Dat zijn allemaal trajecten die we verder moeten gaan doorvoeren.”

“Er zullen steeds meer afhankelijkheden komen. Kijk naar de basisregistraties: als die niet actueel en goed zijn, kan de belastingdienst niet functioneren. De keuzes die we daar overheidsbreed in zullen maken, vind ik wel spannend. Ik geloof zelf niet in een groot datareservoir waar alles in zit. Ik geloof wel in het actueel en up to date houden van data. Ik geloof ook dat je dat proces zo dicht mogelijk moet leggen bij degene die daar belang bij heeft, in theorie is dat de burger of het bedrijf zelf.”

“Ondertussen moet de winkel wel blijven draaien, we moeten wel aan ons fundament blijven werken. Wij halen 1 miljard per werkdag aan belastinggeld op en dat moet veilig en continu gebeuren.”

Het derde aspect waar Rovers zich mee bezighoudt is vernieuwing. “De belastingdienst wil volledig informatie gestuurd en interactief met burgers en bedrijven kunnen werken. Dat is ook de reden dat we ervoor gekozen hebben om naast de staande organisatie een aparte organisatie op te richten die zich bezighoudt met het ondersteunen van de interactie tussen burgers en bedrijven en informatie gestuurd toezicht.”

“De vierde opdracht is zorgen dat we wendbaar omgaan met die organisatiestatus, dat we de tijd en de ruimte hebben om die enorme organisatie van 3000 man mee te krijgen in die doorontwikkeling. We moeten mensen nieuwe skills aanleren en op één andere manier leren samenwerken. Dat doen we in een participatief traject waarbij management, medewerkers en medezeggenschap intensief betrokken zijn. We komen vanuit de watervalmethodiek maar willen meer multidisciplinair en meer agile gaan werken.”