‘Digitalisering is een reis vol mogelijkheden’

Transformatie is voor Vopak niet vreemd. Het ruim 400 jaar oude bedrijf heeft zich in deze eeuwen continu weten aan te passen. Alleen heette dat vroeger niet digitalisering, stelt CIO Leo Brand, één van de drie Nederlandse genomineerden voor de Europese CIO of the Year Award van CIONET. “Wat digitalisering ons nu biedt, is de technologie om het bedrijf en onze dienstverlening op een andere manier vorm te geven.”

Koninklijke Vopak is wereldwijd actief als tankterminal operator, gespecialiseerd in de opslag en overslag van vloeibare en gasvormige chemie- en olieproducten. Digitale transformatie betekent voor het bedrijf dan ook voor een flink deel het omvormen van de papierstromen die in de olie- en gassector en de logistieke sector nog alomtegenwoordig zijn. Door de papierstromen te vervangen kun je digitaal gaan werken. Een eenvoudig voorbeeld, maar wel een grote verbetering.

Daarnaast biedt digitalisering de mogelijkheid om de 66 terminals van Vopak wereldwijd op een andere manier te gaan beheren, stelt Leo Brand. “Je kunt veel meer voorspellend bezig zijn en je klanten beter bedienen. Dat heeft natuurlijk een grote impact op hoe we ons bedrijf wereldwijd vormgeven.”

Weghalen papierstromen

Voorbij Vopak alleen ziet Brand in digitalisering een manier om efficiënter samen te werken met partners in de keten. De interactie vindt nu nog op vrij traditionele wijze plaats. Dat verandert enorm wanneer je de papierstromen weghaalt en transacties en logistieke stromen digitaliseert.

“Je wil natuurlijk dat transacties en logistieke stromen vlekkeloos verlopen en tegen minimale kosten, wanneer het gaat om bulkgoederen zoals gas en olie. Nu zitten er nog veel inefficiënties in de waardeketen die we er met digitalisering uit kunnen halen. Maar denk ook aan een haven waarin verschillende partijen acteren. Afhandeling van opslag en overslag vindt hier nog vaak op papier plaats. Je kunt dat proces veel efficiënter én duurzamer maken voor de samenleving.”

Vertalen technologie naar mogelijkheden

De rol van de CIO en diens team bestaat er onder meer uit om de Raad van Bestuur en de Raad van Commissarissen te helpen door de technologiemogelijkheden die er zijn te vertalen naar wat dat voor het bedrijf kan betekenen. “Dat is niet alleen mooie plaatjes tonen en mooie verhalen vertellen. Dat is ook een duale rol die ik heb, in de realisatie van deze visie. In mijn geval spelen hier twee thema’s: digitale transformatie en energietransitie. Twee thema’s die ook nog eens veel met elkaar te maken hebben.”

In het meenemen van de organisatie in deze twee transformaties, zit een grote component van verandermanagement. de bottleneck is namelijk niet zozeer de techniek die alomtegenwoordig is. Daar maken we al goed gebruik van en daar hebben we ook al strategische keuzes in gemaakt. De grootste en belangrijkste component in verandermanagement is de mens. Die is de grootste succesfactor in het geheel.”

Technologie is ondersteunend

De rol van technologie is daarmee niet onderschikt, maar wel ondersteunend. Brand vindt het daarbij vooral een uitdaging wanneer er meerdere disruptieve technologieën bij elkaar komen, om hun impact te vertalen naar verandering en verbetering van de organisatie en de processen. “Blockchain of sensoren alleen vertalen naar ons business model is niet zo interessant. Maar als er meerdere technologieën bij elkaar komen, krijg je opeens een grote golfbeweging.”

Het is belangrijk om bij zo’n vertaalslag niet te laat te zijn, stelt Brand. “Dat is een aantal andere grote bedrijven wel overkomen. Ze waren te laat om te zien hoe de golven bij elkaar kwam en een hele grote golf veroorzaakten. Het is de taak om als CIO te zorgen dat dit niet gebeurt.”

Technologiegolven bij Vopak

De eerdergenoemde grote golf van technologieën bij Vopak zijn vooral sensoren die data doorgeven, de opslag van die grote hoeveelheden operationele data, overal op eenzelfde manier werken vanuit de cloud en een goede connectiviteit. “Data wordt ook wel de nieuwe olie genoemd. Wij gebruiken die om onze infrastructuur – assets die we vaak 20 tot 30 jaar hebben – te optimaliseren. Om in realtime 24/7 voor onze klanten te kunnen werken.”

Met een mooi buzz-woord wordt dit het Industrial Internet-of-Things genoemd: het verzamelen en verwerken van data en voorspellen van je eigen acties en die van anderen in de supply chain. Daarmee kun je een optimalisatieslag maken voor jezelf en voor andere partijen in die supply chain.

Vopak zelf heeft momenteel een paar belangrijke digitaliseringsprogramma’s lopen.

• MOVES omvat eigen software om bestaande processen en terminals te digitaliseren in de komende drie jaar. Voor HR is verder software van Workday ingevoerd, terwijl Oracle Cloud ingezet wordt voor procurement en finance.
• ECOINS: Conversed OT IT Network Security: cybersecurity voor het hele bedrijf vanuit een network security center in Rotterdam. Daarbij is de integratie van de voorheen gescheiden werelden van IT en OT (operational technology) ook belangrijk. Vanuit de IT moet ook de fysieke operationele technologie beveiligd worden.

Een reis vol mogelijkheden

Bij Vopak hoeft Brand de raad van bestuur niet meer te overtuigen dat digitalisering de weg is om te gaan. Wel is er een leiderschapsprogramma gestart om de top te trainen in de omgang met digitale vaardigheden. “Wat je je moet realiseren is dat je een reis maakt waarin je allerlei mogelijkheden tegen komt. Daarin moet je prioriteren. je kunt niet alles tegelijk doen. Maar wat je moet doen is mensen die hun werk al een aantal jaren op dezelfde manier doen, meeneemt op die reis en laat zien dat het op een andere manier kan.”

Veel mensen worden zo uit hun comfortzone gehaald of voelen zich zelfs bedreigd, weet de CIO van Vopak. Dan moet je een duidelijke visie hebben waar je naartoe gaat. Als je die goed kunt uitdragen, blijft het nog wel een uitdaging om te veranderen. Maar een groot deel van de belemmeringen heb je dan al opgelost. Mensen meenemen op zo’n reis is bijzonder. Je hebt ook heel technisch ingestelde CIO’s, die niet zoveel affiniteit met die veranderingscomponent hebben. Zo’n CIO ben ik zeker niet.”

Alles begint bij visie

Maar hoe ga je zo’n digitaliseringsreis beginnen? Brand begint bovenaan, bij de visie hoe je je als bedrijf gaat aanpassen op de wereld die gaat komen. Als mensen niet in je visie geloven kun je van alles proberen, maar dan gaat het niet lukken. Tweede element in de reis is mensen duidelijk maken wat technologie voor hen kan betekenen. Ten derde moet je het vertrouwen opbouwen dat wat je zegt, ook echt gaat doen. Voor Vopak betekende dat drie jaar geleden onder meer een strategische keuze om zelf software te ontwikkelen voor de benodigde systemen, omdat die nergens op de plank lagen.

“Dat betekende dat we met behulp van softwarepartners zelf alles zijn gaan opbouwen in negen maanden tijd. Toen we dat lieten zien, gaven de mensen van Vopak hun vertrouwen, waardoor wij onze visie ook echt ten uitvoer konden brengen. Toen ze zagen dat een tankboer de IT-visie belangrijk genoeg vond om ook softwarebouwer te worden, zagen ze ook de voordelen die dat voor het bedrijf meebracht.”

Verder moet je mensen niet alleen powerpoints laten zien, maar meenemen in de ontwikkeling. Zo heeft Vopak een innovatieteam dat elke zes tot acht weken in de praktijk toont wat zij ontwikkeld hebben en hoe het werkt – proofs-of-concept. “En je moet mensen ook blijven meenemen, niet denken dat het op een gegeven moment automatisch gaat. Dat is wel mede afhankelijk van de mindset. Niet iedereen kan even makkelijk meegaan. Kun je of moet je bijvoorbeeld bepaalde vaardigheden nog aanleren wanneer je vlak voor je pensioen zit? Dat menselijke aspect moet altijd centraal staan.”