Het intranet als paraplu van een digitale werkomgeving

Het intranet heeft van oudsher een negatieve connotatie. Zeker in de beginjaren van het intranet stond het bekend als een lelijk platform waar wat verouderde nieuwsberichten op stonden, een smoelenboek en algemene documenten vanuit HR. “Gelukkig zijn de mogelijkheden voor het anno 2018 veel uitgebreider waardoor het platform daadwerkelijk waarde kan toevoegen voor een organisatie”, aldus Franck van Diest, Product Manager van Debble bij ETTU. “Het gaat zelfs helpen om efficiënter en effectiever te werken, waardoor groei gerealiseerd kan worden tegen dezelfde of zelfs lagere kosten.”

De nieuwe invulling van het intranet

“Wanneer wij bij een organisatie aangeven dat we van plan zijn om een intranet te (her)introduceren, stuiten we wel eens op weerstand. Men heeft namelijk nog steeds het intranet van 10 jaar geleden in het hoofd waar veel geld in gepompt werd zonder dat het iets toevoegde aan de dienstverlening. Maar wanneer wij uitleggen wat de mogelijkheden tegenwoordig zijn, worden klanten enthousiast en zijn ze benieuwd hoe ze het succesvol in hun eigen organisatie kunnen implementeren”, vertelt Franck enthousiast.

Een intranet anno 2018 is niet meer te vergelijken met het platform dat in de beginjaren werd opgezet. Omdat het technisch gezien steeds gemakkelijker wordt om informatie aan elkaar te koppelen en op een aantrekkelijke manier weer te geven, heeft het intranet ineens weer een nieuwe functie gekregen.

Franck legt uit: “We zien vaak dat mensen binnen dezelfde organisatie werken vanuit verschillende systemen. Deze hebben allemaal hun eigen interface, een eigen manier om taken weer te geven en een eigen manier van rapportages maken. Denk je eens in dat er een dashboard bestaat waar je aan het begin van je werkdag inlogt en ziet wat al je taken en afspraken zijn vanuit alle systemen. Waar ook de belangrijkste documenten van de dag worden weergegeven, een social feed waarbij de relevante zaken zijn uitgelicht en naadloze koppelingen naar de onderliggende systemen, zonder opnieuw te hoeven inloggen. Het wordt voor iedereen meteen duidelijk waar acties ondernomen moeten worden en wat de prioriteiten van de dag zijn. Zo hoeft men niet meer apart in te loggen op alle onderliggende systemen en worden taken niet meer over het hoofd gezien.”

De voordelen van het nieuwe intranet

De nieuwe visie op het intranet biedt vele voordelen voor organisaties en voor de medewerkers zelf. Zo geeft Franck aan dat het essentieel is dat de business nauw betrokken is bij de ontwikkeling van het nieuwe platform: “Wat wij uiteindelijk willen, is dat de werknemers van onze klanten zo efficiënt en effectief mogelijk kunnen werken. Zo kunnen ze namelijk waarde verhogen van hetgeen wat ze opleveren aan hun klanten. De makkelijkste manier om erachter te komen wat hun behoeften zijn, is door het hen te vragen en mee te laten denken in de focusgroepen.”

“Het is vooral belangrijk om te beseffen dat juist de vraag vanuit de business leidend moet zijn en niet de technologie. Vooral binnen Debble kunnen we vrijwel alle koppelingen maken en slimme dwarsverbanden leggen, maar de belangrijkste vraag is: hoe kan het nieuwe intranet het werkende leven van iedereen binnen de organisatie gemakkelijker maken? De techniek volgt dan vanzelf”, aldus Franck.

De slimme koppelingen van het intranet

Voor de ene organisatie is het intranet een plek die nieuws, samenwerken en communicatie samenbrengt, terwijl voor andere organisaties een echte hub is waarin medewerkers alle benodigde informatie kunnen vinden, ook informatie die niet op het intranet staat. Wat het intranet in dat geval doet, is een extra laag aanbrengen tussen de gebruiker en de rest van de organisatie. Deze laag, ook wel een paraplu genoemd, is voor elke gebruiker anders omdat iedereen vanuit een andere rol en visie kijkt naar de mensen en processen in de organisatie. Van deze laatste situatie is Planon een mooi voorbeeld. Zij maken in het intranet gebruik van slimme dashboards waar veel belangrijke, rol gebaseerde, bedrijfsinformatie instaat. Met deze manier van werken verschuift de focus van een reactieve houding naar een proactieve. Hierdoor zijn medewerkers goed voorbereid op toekomstige ontwikkelingen en kunnen ze hier meteen op anticiperen.

Het inrichten van het nieuwe intranet

Wanneer een organisatie eraan toe is om veel efficiënter en effectiever samen te werken, is een intranet een heel goed beginpunt. Vanwege het persoonlijke karakter van elke intranetomgeving is het uitermate geschikt voor iedereen in de organisatie. “Zodra het besluit is genomen om een social intranet te introduceren is het van vitaal belang dat er een ruime vertegenwoordiging vanuit de klant aanwezig is om dit project vorm te geven. Het liefst maken we gebruik van multidisciplinaire teams, mogelijk uit verschillende landen, om een zo accuraat mogelijke representatie van de organisatie in het projectteam te hebben. Pas dan kunnen we alle vereisten benoemen en werken naar een Minimum Viable Product. Zodra dit product staat, werken we Agile en in waves en sprints om het platform steeds beter te maken naar aanleiding van de input van alle collega’s”, verheldert Franck.

De Agile manier van werken is zeer perfectief voor dit soort trajecten. Het is namelijk gemakkelijker om continu kleine stappen te maken in plaats van een grote sprong in één keer. Op deze manier gaat de adoptie van het nieuwe platform vloeiend en voelt men zich gehoord en betrokken wanneer suggesties worden toegevoegd aan het systeem. “Zie het project als een pannenkoek”, vertelt Franck. “Je kan het oprollen en in één keer naar binnen werken, maar je geniet er meer van wanneer je het opdeelt in kleine rolletjes en er soms nog wat extra stroop bijvoegt. We maken het behapbaar en verbeteren de functionaliteiten continu.”