'Goede archiving-oplossing is cruciaal'

De enorme hoeveelheden data die binnen organisaties worden gegenereerd en verstuurd, zowel intern als buiten de organisatie, zorgen voor grote uitdagingen. Ze kijken hierbij naar hun reseller voor het vinden van antwoorden. GWAVA heeft een oplossing ontwikkeld voor het slim archiveren van data, waarmee organisaties tot tachtig  procent aan opslagruimte kunnen besparen, Dit wordt uitsluitend aangeboden via het kanaal.

De omvang van e-mailbestanden maakt de laatste jaren een enorme groei door. Waar enkele jaren geleden een emailbericht uit meestal niet meer dan alleen tekst bestond, is daar tegenwoordig van alles aan toegevoegd, van complete videobestanden tot zware PDF’s.

"Eén van de uitdagingen die daaruit voortkomt speelt op technisch gebied", zegt Christian Heselhaus, Director Marketing & Business Development bij GWAVA. "Hoe manage je die almaar uitdijende email? Er is bijvoorbeeld voldoende storageruimte nodig, de mailboxen raken vol, èn er ontstaan problemen met de prestaties van de e-mailapplicatie. Met dat vraagstuk hebben zowel managers, beheerders als gebruikers dagelijks te maken."

Vragen voor het management

Tegelijk roept dit volgens hem nieuwe vragen op voor het management, want mensen kunnen niet meer altijd optimaal werken met deze databerg, en zeker niet meer zoals ze dat in het verleden hebben gedaan. "Ze worstelen met die grote hoeveelheden informatie, ze moeten wachten tot ze resultaat zien, bijvoorbeeld van zoekresultaten. In sommige e-mailprogramma’s is het ontzettend lastig om te zoeken, het is traag, en je bereikt niet alle mogelijke data die is opgeslagen."

"Een groot deel van de opgeslagen data is overbodig, want het is niet nodig voor het dagelijks werk. Vaak heb je de meest recente e-mails nodig, en dat is waar en e-mailsysteem voor is, voor het sturen van e-mails. Het is nu helemaal dichtgeslibd met data die niet nodig is voor het dagelijks werk. Daar heeft de informatiewerker veel last van."

Zaken als opslag en productiviteit raken primair de personen op de werkvloer. Daarnaast spelen op het gebied van management ook juridische zaken, zoals wet- en regelgeving rond het bewaren en opslaan van data. Er kan bijvoorbeeld de verplichting bestaan om enkele jaren correspondentie te bewaren, en eventueel te kunnen laten zien aan de Belastingdienst. Ook kan het van belang zijn bij juridische procedures. Soms kan een officieel verzoek om informatie vele dagen of weken aan werk kosten om het allemaal terug te vinden.

Boete betalen

"Veel bedrijven kiezen er dan liever voor om een boete te betalen, dan zijn ze goedkoper af. Kortom, het accuraat terugvinden van informatie is een hele uitdaging. Daar moet een oplossing voor komen, een mailserver op zich voldoet niet. Ook een back up systeem is niet echt geschikt, want dat is bedoeld om in geval van calamiteiten alle data terug te zetten, niet om in te zoeken. Kortom, in onze optiek zijn er dus drie belangrijke redenen waarom archiving belangrijk is: juridisch, technisch en economisch."

De uitdaging zit dus in het archiveren en de opslag. "Daar is een goede oplossing voor nodig. Met die oplossing kun je de hoeveelheid opgeslagen data in je e-mailomgeving fors terugbrengen. Wanneer je bijvoorbeeld een email stuurt aan vijfhonderd gebruikers van een e-mailsysteem dan wordt het nu vijfhonderd keer opgeslagen, bij ieder gebruiker apart. Bij onze archiveringsoplossing wordt het niet meer dan één keer opgeslagen. Hiermee kunnen we de hoeveelheid data fors terugbrengen. Soms wordt tegengeworpen dat opslag toch goedkoop is, maar in praktijk zijn er weinig organisaties die hun bedrijfskritische data toevertrouwen aan de goedkoopste opslag."

"De hoeveelheid data die we op deze manier kunnen reduceren tot tachtig procent van het totaal. Dit zorgt er onder meer voor dat de performance fors omhoog gaat, de systemen worden sneller en zijn eenvoudiger te beheren, er is minder management van mailboxquota nodig, omdat alles effectief wordt opgeslagen volgens vooraf bepaalde voorwaarden."

Licenties

"Je kunt met deze oplossing bovendien veel geld besparen op licenties. Want in de oude situatie moest je licenties blijven betalen voor voormalige medewerkers om bij hun opgeslagen e-mails te kunnen komen. Dat kan aardig oplopen in kosten, als je data vijf of tien jaar wilt bewaren. Met een goede oplossing zijn die licenties voor oude medewerkers niet meer nodig, je kunt oude e-mails altijd terugvinden, en ook belastingcontroleurs zijn in staat om in het systeem terug te zoeken. Dat heeft grote kosten- en efficiëntievoordelen voor de organisaties."

Ook de flexibiliteit neemt toe, omdat de data is opgeslagen in een onafhankelijk format, waarmee je eenvoudig zou kunnen wisselen van platform.  "Wie weet wat er de komende vijf tot tien jaar gebeurt? Wat doe je bij veranderingen met je data? Op dit moment zijn migraties naar andere platforms heel moeilijk, daar hebben we verandering in gebracht. Een andere belangrijke bron van informatie waarvan het belangrijk is dat die beschikbaar komt is afkomstig van social media. Een goede archiving-oplossing neemt ook die elementen mee."

Dat is niet zomaar een leuke toevoeging, het is in veel gevallen zelfs onderdeel van de wettelijke vereisten. "Wanneer je zakelijk communiceert via Facebook moet je in sommige landen ook die communicatie opslaan en kunnen terugvinden. Datzelfde geldt voor mobiele berichten, SMS of andere berichten via smartphones. Een goede archiving/oplossing slaat dat unified op, wat betekent dat je er ongeacht het gebruikte platform altijd bij kunt komen. En dat wordt weer gecombineerd met de data die is opgeslagen via het e-mailsysteem."

GWAVA werkt volledig via kanaalpartners, ze sluiten zelf geen overeenkomsten met eindgebruikers. "We hebben voor hen een partnerprogramma met verschillende gradaties, met verschillende afspraken met betrekking tot marge, support en certificering. Onze partners zijn partijen die betrokken zijn bij de collabaration van organisaties. Onderdeel van het programma is ook een cloud-programma, waarbij partners onze oplossing als white label kunnen aanbieden."

In Nederland is Dupaco distributiepartner van GWAVA. "Er zijn al een aantal partijen die voor ons hebben gekozen. Een deel van hen werkt al jaren met ons samen, deels vanuit de Novell oplossingen die we al langer aanbieden. We zien nu dat een aantal organisaties overstappen van Novell GroupWise naar Microsoft Exchange. Ook daar bieden we migratietools voor, evenals tools voor het overstappen naar nieuwe Exchange-versies en Office 365. Daarnaast hebben we een migratietool voor toekomstige migraties van het e-mailsysteem. Daar kunnen onze partners weer gebruik van maken, bijvoorbeeld voor het migreren vanuit oudere Exchange versies."

(MvdH)