Investering in BYOD en wireless levert Drenthe College een miljoenenbesparing op

Scholen moeten van het ministerie van OCW functioneren als een bedrijf en hierbij resultaatgerichtheid nastreven. Met het oog op deze verwachting investeert het Drenthe College fors in technologie, onder andere in Bring Your Own Device (BYOD). Docenten en leerlingen hebben hiermee vanaf iedere plek in school met één inlognaam toegang tot het netwerk, ongeacht het apparaat waarmee zij inloggen. In totaal zijn 1.200 ‘virtuele werkplekken’ ingericht voor het Drenthe College. De VMware-gecertificeerde ICT-dienstverlener SLTN Inter Access was tijdens de realisatie van dit project partner van het Drenthe College. SLTN hielp onder andere met advies en de implementatie. “Naast kwaliteit en populariteit levert BYOD een stevige besparing van één tot twee miljoen euro per jaar op”, legt Manager ICT Jacco Heikoop uit. 

Het Drenthe College investeert al jaren in technologie, waarbij de focus in eerste instantie lag op het realiseren van kostenefficiëntie. Zo is ervoor gekozen de IT-activiteiten van de 18 verschillende locaties van het Drenthe College te consolideren tot één centrale afdeling en is het ICT-team teruggebracht van 27 naar tien medewerkers. Tegelijkertijd heeft de onderwijsinstelling gekozen voor een flexibele IT-omgeving, waarvan zowel de 11.000 leerlingen als de docenten van het MBO-instituut profiteren. Jacco Heikoop: “IT wordt in veel gevallen gezien als niet leuk, terwijl de mogelijkheden die IT biedt juist wel leuk zijn. Het moet geschikt zijn voor alle gebruikers. Niet alleen leerlingen, maar ook de zestigjarige wiskundeleraar moet creatief kunnen zijn met digitaal lesmateriaal. Dit is dan ook iets waar wij op letten. De innovatie van onze IT levert overigens meer op dan uitsluitend tevreden leerlingen en docenten. We realiseren een forse kostenbesparing; tot nu toe hebben we op jaarbasis één tot twee miljoen euro bespaard. Dit geld willen we investeren in de kwaliteit van ons onderwijs. Het Drenthe College is steeds meer een bedrijf, iets wat noodzakelijk is, aangezien de overheid je keihard afrekent op leerlingenaantallen. Het Drenthe College staat in de top-5 van MBO-instellingen in Nederland, iets wat alleen kan als je jezelf als dienstverlener opstelt en voor de muziek blijft uitlopen door te innoveren. Hier richten wij ons dan ook op met onze investeringen in IT.”

Early adapter
De rol van IT in het onderwijs verandert snel, iets waar onderwijsinstellingen op moeten inspelen. Het Drenthe College was hier vroeg bij. “Wij zijn een ‘early adapter’. Het Drenthe College volgt ontwikkelingen op de voet en implementeert deze indien gewenst in een vroeg stadium. BYOD is hier een goed voorbeeld van. Tegenwoordig verwacht iedere Nederlander altijd en overal de beschikking te hebben over internet. Dit is iets waar je als onderwijsinstelling in zult moeten meegaan. Onze leerlingen hebben sinds vijf jaar op een laptop die zij meenemen naar school de beschikking over het lesmateriaal. Dit klinkt wellicht simpel, maar vereist een andere manier van denken. Zo kregen leerlingen vroeger beperkingen opgelegd met betrekking tot hun activiteiten op apparaten en het netwerk. Dit is tegenwoordig anders. Een leraar zal een leerling die tijdens de les iets opzoekt op social media niet snel meer berispen. Het blokkeren van dergelijke websites heeft overigens geen zin, aangezien leraren via dezelfde websites uitleg geven over het huiswerk, of de resultaten van een toets beschikbaar maken. Het gebruik van social media levert vandaag de dag juist gemak op, wat voor ons reden is graag te investeren in nieuwe technologie. Daarnaast willen wij de IT-afdeling zoveel mogelijk ontlasten. Onze praktijkervaring wijst uit dat wij in deze opzet zijn geslaagd.”

BYOD betekent op het Drenthe College meer dan eenvoudige toegang tot snel internet. “Onze inzet op BYOD bestond ook uit het creëren van virtuele werkplekken, iets waar VMware en SLTN overigens in 2011 al mee zijn begonnen. We wilden op landelijk niveau voorop lopen, maar hadden geen idee wat er allemaal op ons af zou komen. Dit was dan ook pionierswerk, wat uitdagingen oplevert. We liepen bijvoorbeeld aan tegen de licentiestructuur van softwarepakketten die voor ons noodzakelijk zijn. De licentiestructuur was nog niet afgestemd op een flexibele BYOD-omgeving zoals die van ons. De oplossing hebben we uiteindelijk gevonden in desktopvirtualisatie. Onlangs is het aantal virtuele werkplekken binnen onze instelling uitgebreid van 800 naar 1.200. Dit betekent dat iedere leerling op ieder gewenst moment via een computer, laptop, tablet of smartphone aan de slag kan binnen zijn eigen omgeving. Leerlingen hoeven hiervoor niemand iets te vragen en hebben slechts één inlognaam nodig. Het werkt gewoon.”

Investeren blijft noodzakelijk
Om tot de gewenste situatie te komen heeft het Drenthe College fors moeten investeren, iets wat ook in de toekomst noodzakelijk zal zijn. Jacco Heikoop legt uit: “Het ‘toekomstvast’ maken van onze IT is naast bezuinigen een permanente doelstelling van onze onderwijsinstelling. Hier werken we dan ook flink aan. Zo hebben we zowel het aantal virtuele werkplekken als de hoeveelheid servers fors uitgebreid. Daarnaast hebben alle docenten de beschikking gekregen over een laptop of tablet. Voor examens hebben we budget vrijgemaakt voor de aanschaf van planningssoftware en speciale hardware voor examenlokalen. Door de inzet van mobiele units voor netvoeding en internet besparen we duizenden euro’s per lokaal.” Ook is fors geïnvesteerd in wireless. “Per ruimte hebben we duizenden euro’s geïnvesteerd in wireless; de totale investering komt uit op 250.000 euro. Deze investering is absoluut de moeite waard geweest, aangezien iedereen binnen het Drenthe College nu op een normale manier kan werken. Dit betekent overigens niet dat we nu achterover kunnen leunen. Per persoon beschikken onze leerlingen en docenten over veel devices, iets wat in de toekomst alleen maar verder zal toenemen. Geen enkele onderwijsinstelling die wil blijven meetellen ontkomt er dan ook aan jaarlijks te investeren in internet en bijbehorende hardware en software. Continuïteit is immers van groot belang, aangezien BYOD en mobile computing alleen goed functioneren als de IT-infrastructuur goed werkt. Zorg dan ook dat dit de core competence is van de IT-afdeling.”