Stichting Daelzicht gaat van automatisering naar informatisering

Stichting Daelzicht is een zorgorganisatie voor mensen met een verstandelijke beperking. Daelzicht telt meer dan 80 locaties verspreid over heel Limburg. Een groot deel daarvan zijn woonbegeleidingscentra, waar men de integratie van de ongeveer 1700 cliënten met de maatschappij bevordert. Daarnaast is er bij de stichting ook speciale aandacht voor kinderen, die zoveel mogelijk in hun eigen thuissituatie begeleid worden. Bij Daelzicht werken ruim 1600 medewerkers en 800 vrijwilligers. Zij worden ondersteund vanaf het hoofdkantoor in Heel, waar de administratieve afdelingen en Informatisering & Automatisering (I&A) zijn gevestigd.

Aanleiding: de verouderde infrastructuur up-to-date maken
Het hoofdkantoor van Stichting Daelzicht was voorheen gevestigd in een oud klooster in Heel, maar verhuisde naar een modern kantoor. Pieter Franssen, teamleider I&A: “Een kloosterpand als kantoor is natuurlijk mooi, maar ook lastig te exploiteren. We hebben die verhuizing daarom aangegrepen om de hele IT-infrastructuur op de schop te gooien.” Deze was sterk verouderd, vertelt Franssen: “De oude infrastructuur stamde uit 2004. In tien jaar tijd verandert de behoefte natuurlijk enorm: in kwaliteit, kwantiteit en functionaliteit. Er werd daarom steeds wat aan de infrastructuur toegevoegd en vastgeknoopt: alsof je een huis bouwt, en daar telkens kamertjes aan vast blijft metselen.”

Uitdaging: een omgeving die meegroeit met gebruikers & snelle werkplekken realiseren
Het gevolg was een langzame werkplek, met veel problemen die met een verouderde infrastructuur gepaard gaan. De behoefte aan een frisse start was dan ook groot. Stichting Daelzicht startte daarom een aanbestedingstraject: men wilde een omgeving die makkelijk op te schalen zou zijn en mee zou groeien met de gebruikers. In de oude situatie duurde inloggen vaak lang, en was thuiswerken maar voor een bepaald aantal gebruikers tegelijk mogelijk.

Ook wilde men offlineperioden tot een minimum beperken. “Een zorginstelling staat nooit stil, maar de omgeving helaas van tijd tot tijd wel”, zegt system engineer Erik Aerdts. “De servers moesten regelmatig herstart worden, wat ervoor zorgde dat de nachtdienstmedewerkers van tijd tot tijd uit hun sessies werden gegooid.” Er werd al wel gebruik gemaakt van RES: RES ONE Workspace in combinatie met Windows Server 2003. En naar tevredenheid. Verder was er sprake van virtuele servers, en gebruikte men Windows RDP om te flexwerken.

Oplossing: RES ONE Workspace en RES ONE Automation voor een snelle digitale werkomgeving
Voor de oplossing hoefde men niet ver te zoeken: RES ONE Workspace beviel uitstekend, vertelt system engineer Edwin Boesten. “We hebben ons met een open blik georiënteerd, maar concludeerden al vrij snel: waarom zouden we iets veranderen dat goed werkt?” Daelzicht kwam daarom bij IT-dienstverlener Insign.it uit. Wilfred Korsten, consultant en projectverantwoordelijke vanuit Insign.it: “Wij boden in ons voorstel aan Stichting Daelzicht RES ONE Workspace en RES ONE Automation aan. Als een product doet wat de organisatie wenst, is het eigenlijk gek om met een ander aanbod te komen.” Samen met Insign.it bouwde I&A de omgeving vanaf het begin opnieuw op. Men wilde een omgeving die gemakkelijk met de organisatie mee zou kunnen groeien. Er werd gekozen voor een combinatie van Citrix XenApp en XenDesktop, RES ONE Workspace en RES ONE Automation.

Voordelen voor gebruikers: verbeteringen zijn direct na implementatie merkbaar
De nieuwe omgeving brengt veel voordelen met zich mee. Ten eerste is de snelheid waarmee men inlogt enorm verbeterd. Korsten: “Ik heb al heel wat migraties gedaan door de jaren heen, maar dit is letterlijk de eerste keer dat gebruikers direct na de migratie tevredener zijn dan daarvoor. Normaliter vindt er eerst een dip plaats omdat er veel verandert, maar daar was nu geen sprake van.” Boesten vult aan: “Uiterlijk voelde het natuurlijk ook veel meer aan zoals medewerkers het thuis gewend zijn, met moderne Windows- en Office-versies.” Ook is Stichting Daelzicht van de zogenoemde silo’s afgestapt: er is één omgeving waar iedereen op inlogt. Voorheen draaiden bedrijfskritische applicaties in losse silo’s en waren er meerdere inlogpagina’s waar gebruikers doorheen moesten voor ze daarbij konden. Er is nu veel meer uniformiteit.

Daarnaast kunnen gebruikers op ieder gewenst moment een sessie onderbreken en op een ander apparaat overnemen. Boesten: “Dat was ook uitdrukkelijk de bedoeling: dat op ieder apparaat gewerkt kan worden, waar men maar wil”, zegt Boesten. “Met RES ONE Workspace is dat geen enkel probleem: de software detecteert zelfs de grootte van je scherm als je een sessie onderbreekt en elders oppakt, en past deze daar netjes op aan.”

Voordelen afdeling I&A: met RES ONE Automation documenteer je vanzelf
Ook vanuit beheeropzicht is de situatie enorm verbeterd. “Voorheen kloonden we de VM’s en richtten we de RDP-, applicatie- en managementservers met de hand in. Dat doen we nu allemaal geautomatiseerd met RES ONE Automation”, vertelt Aerdts. “Met RES ONE Automation is alles dat we met de software doen bovendien direct gedocumenteerd. Dat is iets dat altijd achterbleef, en zaken erg slecht overdraagbaar maakte. Nu klik ik iets in, en RES ONE Automation onthoudt het zodat collega’s niet meer hoeven te achterhalen hoe ik iets heb ingesteld.” Korsten: “Met RES documenteer je vanzelf. Je moet aanvankelijk misschien wat moeite in RES ONE Automation steken, maar die inspanningen betalen zich later echt terug.”

Toekomst: het automatisch on- en offboarden met RES ONE Service Store
Uiteraard zijn er nog voldoende wensen voor de toekomst. On- en offboarden van (nieuwe) werknemers gebeurt nu nog niet volautomatisch. Boesten: “De afdeling HRM geeft door dat er een nieuwe gebruiker is, waarna een powershellscript een standaard account aanmaakt. Daarin ontbreken dan nog de specifieke applicaties die de werknemer mogelijk nodig heeft.” Het plan is om op een zeker moment RES ONE Service Store in gebruik te nemen. Korsten: “Iemand van HR kan natuurlijk niet met Powershell gaan scripten, of in de Active Directory de nodige applicaties selecteren. Met RES ONE Service Store wordt het beschikbaar stellen van applicaties gebruiksvriendelijk gemaakt zodat ook HR-medewerkers accounts zelf kunnen activeren en deactiveren. IT is hier dan niet langer een tussenschakel. ”

Uiteindelijk is het de bedoeling dat de gebruikers in de RES ONE Service Store via selfservice aanvragen indienen, dat hun manager akkoord geeft en dat de applicatie vervolgens via RES ONE Automation en RES ONE Workspace op de werkplek terecht komt. Dat scheelt uiteindelijk veel werk op de IT-afdeling, al is daar vooraf niet op ingestoken. Franssen: “Uiteindelijk ligt het succes van techniek in hoe de organisatie deze in de processen integreert. De ambitie van onze afdeling is om op te schuiven van Automatisering naar Informatisering. We willen meer goede interactie tussen gebruikers en onze afdeling. Een goede IT-infrastructuur is daarbij onontbeerlijk.”

Voordelen op een rij

• De inlogsnelheid is enorm verbeterd
• De volledige IT- omgeving is met RES ONE Automation geautomatiseerd
• Een moderne Windows-omgeving die werkt zoals gebruikers het thuis gewend zijn
• De gebruikerstevredenheid is gestegen
• Eén IT-omgeving waar iedereen op inlogt, geen silo’s meer
• Werken waar en wanneer men maar wil, en op ieder apparaat
• Automatische inrichting van servers door RES ONE Automation
• De software documenteert handelingen van systeembeheer en creëert zo een kennissysteem
• Uitbreidingsmogelijkheden voor de toekomst met RES ONE Service Store