Missers rond ICT-systeem kost Zwolle, Kampen en provincie Overijssel 2,5 miljoen euro

Missers rond de invoering van een gezamenlijk ICT-systeem hebben de gemeenten Zwolle en Kampen en de provincie Overijssel een financiële strop van ruim 2,5 miljoen euro opgeleverd. Niet alleen was het gebouwde systeem complex, ook was het systeem niet goed getest en ontbrak overzicht over het gehele project.

Dit blijkt uit onderzoek van Lysias Consultancy. Kampen, Zwolle en de provincie Overijssel werken sinds 2013 intensief samen op het gebied van inkoop, personeels- en salarisadministratie en ICT. Hiervoor is een Shared Service Centre (SSC/ONS) opgericht, die onder de verantwoordelijkheid valt van de drie betrokken overheden.

Fors over budget

Een belangrijke doelstelling van de samenwerking was het beheer van computersystemen gezamenlijk uit te voeren. Om dit mogelijk te maken werd in 2014 besloten de basisstructuur van alle ICT-systemen te vervangen door één nieuw systeem met servers en storage. Dit systeem werd begin 2016 ingevoerd en heeft uiteindelijk 5,4 miljoen euro gekost, 2,5 miljoen euro meer dan oorspronkelijk beraamd. De provincie Overijssel draagt 1,1 miljoen euro van de schade, Zwolle 950.000 euro en Kampen 170.000 euro. De overige kosten komen voor rekening van de gezamenlijke bedrijfsvoeringsorganisatie SSC.

Ook zijn er na de invoering van het systeem in 2016 een groot aantal storingen opgetreden. Zo trad in het paasweekeinde van 2016 een grootschalige storing op, waardoor balies moesten sluiten, Zwolle problemen ondervond met de schuldhulpverlening en provinciale klussen door externe partijen moesten worden uitgevoerd. Pas na een week waren de grootste problemen waren opgelost.

Complexiteit onderschat

Onderzoek van Lysias Consultancy wijst uit dat onder meer de complexiteit van het project is onderschat en de risico’s onvoldoende in kaart zijn gebracht, meldt De Stentor. Ook is er geen testomgeving ontwikkeld waarin wijzigingen aan het systeem getest kunnen worden. Doordat personele wijzigingen zijn doorgevoerd in het team dat zich bezig hield met het project en werd een stuurgroep afgeschaft, ontbrak het overzicht over het project.

Lysias concludeert overigens dat de situatie in 2017 is verbeterd en er inmiddels minder incidenten zijn. Naar verwachting wordt de overgang naar één systeem in november 2017 afgerond.