Rechtshulp op state-of-the-art infrastructuur door SRK Rechtsbijstand en SLTN

“We starten een nieuw bedrijf, regel onze infrastructuur en doe voor ons het beheer.” Met deze opdracht is SLTN aan de gang gegaan bij SRK Rechtsbijstand BV. Een verantwoordelijke opdracht, want zonder goed functionerende ICT-omgeving kunnen de juristen van SRK hun cliënten niet bedienen. SRK en SLTN hebben gekozen voor een volledig op Microsoft Azure gebaseerde cloudoplossing, die zowel de applicaties optimaal ondersteunt als de veiligheid garandeert.

SRK Rechtsbijstand BV is een voortzetting van de Stichting SRK Rechtsbijstand. Op 1 juli 2019 zijn de activiteiten op het gebied van rechtshulp overgegaan van de oude stichting in een geheel nieuw bedrijf. De bestaande ICT-infrastructuur is, met een deel van de activiteiten, overgenomen door DAS Rechtsbijstand. Het was dus voor het bedrijf SRK essentieel om een volledig nieuwe infrastructuur op te bouwen waarmee de juristen hun werk kunnen doen.

SRK Rechtsbijstand BV levert juridische hulp voor de klanten die bij verschillende verzekeraars een rechtsbijstandverzekering hebben afgesloten: de Goudse, de Zeeuwse, juwon en de Vereende. Daarnaast, en dat is een nieuwe tak, zal SRK Rechtsbijstand BV via een nieuw label BrandMR vanaf oktober ook onverzekerde rechtsbijstand gaan leveren.

Zonder ICT geen zaak

“Zonder IT kunnen onze juristen hun werk niet doen”, zegt IT-manager Marco Spilt. “In feite houden zij zich in hun werk bezig met dossiermanagement, een reeks documenten die zij binnen een case moeten opbouwen, verzamelen en bewerken. Daarnaast hebben we een CRM-omgeving, en een portaal waar onze klanten op kunnen inloggen. Kortom, zowel de juristen als onze klanten zijn volledig afhankelijk van de goede werking van de ICT.”

De infrastructuur van SRK Rechtsbijstand BV zou weliswaar helemaal opnieuw worden neergezet, maar daarbij hebben zij wel kunnen profiteren van eerdere ervaringen die zijn opgedaan in de oude stichting. Spilt: “Een aantal jaren geleden hebben we in de Stichting SRK al onze visie op ICT geformuleerd. Op basis daarvan hebben we een infrastructuur neergezet die we als blauwdruk konden gebruiken voor de BV. Dat hoefden we dus niet meer opnieuw te bedenken.”

Specialistisch onderhoud

In de visie van SRK op ICT staat cloud centraal. Spilt legt uit: “In de oude situatie hadden we een relatief kleine IT-organisatie die bestond uit diverse specialisten. Zij hielden zich vooral bezig met het draaiende houden van de omgeving. Maar de technologie wordt steeds complexer en vraagt om nog meer specialistische kennis. We moesten dus steeds meer tijd, geld en energie in het onderhoud van de omgeving stoppen. En dat gaat ten koste van betere functionaliteit voor de business.”

Daar wilde SRK vanaf. “Er zijn bedrijven gespecialiseerd in dat onderhoud, dat kun je nooit zelf beter doen met een klein team. Dat wilden we dus uitbesteden, zodat we zelf onze energie konden steken in het helpen van de business met goede functionaliteit. Dus zaken waar we onze medewerkers en de eindklanten verder mee helpen. Wij wilden ons richten op functioneel beheer, en regie van de uit te besteden infrastructuur.”

Cloudstrategie

Daarbij is bewust gekozen voor een cloudstrategie. “Want ook de functionaliteiten die wij nodig hebben worden al als dienst in de cloud aangeboden. We willen applicaties namelijk zoveel mogelijk as-a-service afnemen, en waar dat niet kan willen we in ieder geval de infrastructuur waar het op draait in de cloud brengen. Met die vraag zijn we de markt ingegaan.”

In het selectietraject zijn diverse partijen benaderd, waaronder SLTN. “We hebben uiteindelijk voor SLTN gekozen omdat zij het meest doorvroegen, wat weer leidde tot een offerte die het best paste bij wat wij vroegen”, legt Spilt uit. De volledige op Microsoft Azure gebaseerde infrastructuur en de kantoorautomatisering, inclusief het beheer ervan, werd vervolgens gegund aan SLTN.

Van tweehonderd naar dertig servers

Een duidelijk voordeel van deze visie op cloud is een vergelijking van het aantal benodigde servers. In de oude situatie bij de Stichting SRK hadden we twee eigen computerruimten, een in het pand en een extern, alles dubbel uitgevoerd, met ruim tweehonderd servers die we zelf moesten beheren. Dankzij onze cloud- en SaaS-strategie komen we nu niet meer boven de dertig servers uit. Dit betekent minder beheerlast, en voor het uitbestede deel lagere kosten.”

Bij het neerzetten van de nieuwe infrastructuur voor de BV na 1 juli heeft SRK zelfs nog een aantal extra stappen gezet. “We zijn nog meer gebruik gaan maken van cloud. Daarbij zijn we zelfs iets te ver gegaan, omdat nog niet alle beschikbare SaaS-diensten werkten zoals we gewend waren. Het is niet altijd goed om het nieuwste van het nieuwste neer te zetten, we moesten dus een klein stapje terug doen. Aan de andere kant lopen we hiermee in deze markt wel voorop.”

Azure en Office 365

“Onze medewerkers hebben een laptop, en verder staat alles in de Azure-cloud. We hebben geen eigen infrastructuur meer staan die we moeten beheren. Tegelijkertijd zijn we meer gebruik gaan maken van Office 365, dus voor het opslaan van documenten gebruiken we Sharepoint en Onedrive. Ook dat is een nieuwe stap. Tegelijkertijd zijn we meer agile gaan werken, en ook daarbij kunnen we gebruik maken van nuttige applicaties in de Office 365-suite.”

Zijn advies op dergelijke projecten is om voortdurend in dialoog te blijven over het project. “We hebben voor SLTN gekozen omdat ze zo goed doorvroegen in de selectiefase, dat doorvragen en terugkoppelen moet door blijven gaan. Blijf aandacht geven aan kwaliteit, houd de planning strak in de gaten en spreek duidelijk over en weer de verwachtingen uit.”

Toekomst

Ondertussen kijkt SRK ook naar Microsoft Teams voor de toekomst. “We hopen ook dat de diensten die we nu nog niet optimaal als SaaS konden gebruiken in de toekomst wel volledig beschikbaar komen, dat zou ons nog flexibeler maken.”

Hij is erg tevreden over de samenwerking met SLTN. “We zijn samen dit avontuur aangegaan. Toen we iets te ver gingen hebben we snel kunnen schakelen. SLTN heeft ons ook goed geholpen bij de splitsing van activiteiten, ze hebben hardgelopen voor ons in die tijd. Alles was binnen een paar weken geregeld. De eerste dag was spannend, maar in de middag was iedereen volop aan het werk. We zijn nu de infrastructuur samen aan het optimaliseren, en de gesprekken daarover gaan heel goed.”