Arlanxeo stroomlijnt consolidatieproces met SAP BPC

Arlanxeo, producent van synthetische elastomeren, vereenvoudigt haar consolidatieproces met SAP BPC Optimized for S/4HANA. Ook heeft het bedrijf nu realtime inzicht in de financiële cijfers. De implementatie is begeleid door SAP-partners Finext en Plainwater.

De kernactiviteit van Arlanxeo is de ontwikkeling, productie en marketing van synthetische hoogwaardige elastomeren voor gebruik in de automobiel- en bandenindustrie, de bouwsector en de olie- en gasindustrie. Het bedrijf ontstond in 2016 als joint venture tussen Saudi Aramco en chemieconcern Lanxess. Eind 2018 nam Saudi Aramco alle aandelen over en werd het 100 procent eigenaar van Arlanxeo.

Die ontwikkeling bracht grote gevolgen met zich mee voor het IT-landschap. Arlanxeo maakte namelijk tot die tijd gebruik van de systemen van Lanxess. Een volledige 'rip and replace' van de aanwezige infrastructuur was noodzakelijk.

IT-omgeving moderniseren

Arlanxeo zag deze situatie als een kans om de IT-omgeving vanaf de grond af aan te moderniseren, volledig naar eigen behoeften en inzichten. Als basis koos het bedrijf voor een on-premisevariant van SAP S/4HANA, gehost in de SAP HANA Enterprise Cloud (HEC). Dit moderne ERP-platform fungeert als katalysator voor alle relevante bedrijfsprocessen. Het vormde daarnaast een basis om het consolidatieproces te versnellen. Onlangs rondde het hiervoor de implementatie af van SAP BPC. Met de nieuwe oplossingen omarmt Arlanxeo ook de standaardprocessen die hierbij horen en neemt het afscheid van het oude, historisch gegroeide landschap met veel maatwerkoplossingen. Het implementatieproces is vlot verlopen.

Dankzij de overstap beschikt nu Arlanxeo over een sterk vereenvoudigde BPC-omgeving. Ook de toegenomen snelheid van het proces is een belangrijk voordeel. "Op dit moment hebben we 8 dagen nodig voor de closing van onze verschillende juridische entiteiten. Ons moederbedrijf eist een geconsolideerde rapportage op de zesde werkdag. Dankzij SAP BPC hebben we een perfect startpunt om hieraan in de toekomst te voldoen. Bovendien hebben we door de geïntegreerde, vereenvoudigde omgeving drie profit and loss(P&L)-statements kunnen terugbrengen naar een enkele P&L-rapportage", vertelt Manfred Wicker, Head of Finance and Controlling Platforms bij Arlanxeo.

"Door gebruik te maken van de nieuwste HANA-technologie konden we de berekening zo veel mogelijk virtualiseren. Dit heeft een positief effect op de totale procestijd en vermindert dataduplicatie", voegt Bastiaan Sanders, Senior SAP BI Consultant en oprichter van Plainwater daaraan toe.

Realtime inzicht

Performance en eenvoud zijn niet de enige voordelen van de vernieuwde IT-omgeving. Door de hechte integratie van de speciale SAP BPC-versie met S/4HANA profiteert Arlanxeo van een 'single source of truth'. "Wijzigingen en businesstransacties in S/4HANA zijn direct beschikbaar in BPC. Het vrijwel realtime aanleveren van posten aan het nieuwe consolidatieplatform maakt ons wendbaarder en verbetert de kwaliteit van onze beslissingen", legt Wicker uit.

Voor de implementatie leunde Arlanxeo op de kennis en ervaring van Finext en Plainwater. Dankzij de hechte samenwerking en een agile/scrum-aanpak stond de nieuwe omgeving binnen enkele maanden op poten. "Doordat we een geheel nieuwe IT-omgeving konden opbouwen, was agile/scrum een logische keuze. Je kunt dan de impact van nieuwe processen en veranderingen snel beoordelen met elkaar", zegt Sanders. "Met een watervalmethode waren dergelijke grote veranderingen niet mogelijk geweest, of hadden deze op zijn minst langer geduurd."

Arlanxeo heeft daarnaast een hechte samenwerking met SAP. Wicker: "We sparren rechtstreeks met het S/4HANA-ontwikkelteam van SAP. Op die manier profiteren we van hun kennis en ervaring, en kunnen we zo snel mogelijk gebruikmaken van nieuwe of zelfs geplande functionaliteiten. Bovendien kunnen we hen hinten op mogelijke toekomstige verbeteringen in de software en bugs aandragen."

Toekomstplannen

Medio 2020 is de uitrol van de S/4HANA afgerond en beschikt Arlanxeo over een volledig geïntegreerd IT-landschap. Het bedrijf zal zich vervolgens richten op gebruiksvriendelijkheid en verdere procesverbeteringen door meer Fiori Apps te implementeren en gebruik te maken van RPA (Robotic Process Automation). "Met onze nieuwe IT-infrastructuur zijn we voorbereid op de toekomst. Bovendien kunnen we dankzij de opgedane ervaring Saudi Aramco straks helpen wanneer zij met S/4HANA aan de slag gaan", besluit Wicker.