Zoom: Toekomst van kantoorwerk draait niet langer om het kantoor

Als gevolg van de coronapandemie zijn werknemers gewend geraakt aan een nieuwe definitie van werk, die zijn weerslag vindt op hun verwachtingen van de werkplek. Voor hen wordt werk niet meer gedefinieerd door het kantoor. Waar werknemers zich voorheen aanpasten aan het kantoor, moeten kantoren zich nu aanpassen aan de behoeften van de werknemers. Zo kondigt Zoom aan voorlopig geen kantoren te heropenen. Maar hoe ziet dat eruit?

Zoom heeft zich vol op deze uitdaging gestort, omdat ze deze veranderende behoeften binnen de eigen organisatie terugzien: "Volgens een enquête onder onze medewerkers wil slechts een klein aantal weer fulltime op kantoor werken", zegt Axel Albrecht, Manager Sales Engineering bij Zoom. "Maar om aan die wens tegemoet te komen, moesten we onze manieren van werken herzien." Hij deelt de inzichten die Zoom heeft verkregen in hun experimenten met nieuwe manieren van werken.

Vertrouwen en technologie de hoekstenen van het nieuwe kantoor

Werknemers moeten er tijdens een terugkeer naar kantoor op kunnen vertrouwen dat hun werkgevers om hun veiligheid en welzijn geven. Omgekeerd moeten werkgevers erop vertrouwen dat hun werknemers kunnen presteren als ze niet op kantoor zijn. De juiste technologie dient beide doelen en komt uiteindelijk de hele organisatie ten goede.

Zoom heeft dan ook een duidelijk doel voor ogen: het behoud van wederzijds vertrouwen tussen leidinggevenden en werknemers om iedereen gelukkiger en productiever te maken. Zoom heeft daarom een aantal simpele richtlijnen opgezet:

• Blijf consequent en transparant in de communicatie. Albrecht noemt als voorbeeld het feit dat Zoom medewerkers tijdens tweewekelijkse 'all-hands'-vergaderingen over de mogelijke plannen omtrent de kantoorlocaties kunnen meepraten.
• Wees specifiek in de input die je verlangt. Vraag specifiek hoeveel dagen werknemers naar kantoor willen komen, welke activiteiten ze liever persoonlijk doen of op afstand en vraag naar andere rolspecifieke vereisten.
• Luister naar je werknemers. Laat zien dat hun mening gewaardeerd wordt, dat je hun zorgen begrijpt. En laat medewerkers helpen om de optimale aanpak te bepalen.
• Wees eerlijk. Wees open over de complexiteit van dit soort beslissingsprocessen en de noodzaak om hierin te experimenteren en te leren van nieuwe inzichten. Er is nog zo veel onzekerheid rond de veilige heropening van kantoren. Albrecht: “Door eerlijk en transparant te communiceren, creëer je meer begrip wanneer beleid wordt vertraagd.

Onder het mom van “eat your own dog food” werkt Zoom al geruime tijd met succes op afstand dankzij de eigen oplossingen. Het bedrijf heeft dan ook geen haast om kantoren te (her)openen, maar bereidt een hybride aanpak voor. Dit stemt overeen met de resultaten van een andere enquête van Zoom, waaruit bleek dat 65% van de respondenten die het afgelopen jaar thuis hebben gewerkt, een hybride werkomgeving als hun ideale werkmodel beschouwen.

De vier pijlers van een hybride kantoor

Hoewel Zoom nog aan het experimenteren is met de uiteindelijke vorm van hybride werken, is het duidelijk dat het kantoor van de toekomst het volgende moet zijn:

• Veilig: Nu mensen weer aan het werk gaan, maken de meesten zich zorgen over de veiligheid van het kantoor. Factoren zoals luchttemperatuur, luchtvochtigheid en ventilatie zijn belangrijk geworden. Werknemers zijn voorzichtig met de oppervlakken die ze aanraken en de nabijheid tot collega’s. Organisaties moeten daarom een ‘contactloze’ werkervaring kunnen bieden.
• Verbonden: Talloze organisaties wereldwijd hebben geleerd dat technologie mensen kan samenbrengen. Dit kan worden ondersteund door communicatietechnologie die toegankelijk is vanaf ieder apparaat.
• Ingesteld op samenwerking: Technologieën zoals digitale whiteboards stellen werknemers in staat beter samen te werken met collega’s op afstand. Werknemers hebben de mogelijkheid nodig om naadloos en in realtime samen te werken. Dit soort functies zijn niet langer optioneel; ze zijn een must.
• Motiverend: Om werknemers terug naar kantoor te krijgen wanneer werkgevers ze daar nodig hebben, moet de werkplekervaring innovatief én leuk zijn. Technologie kan helpen die ervaring te leveren.

"Onze technologieën hebben bewezen dat werken op afstand een succes is, dus we zullen onze kantoren niet overhaast weer openen", zegt Albrecht. "Sterker nog, we zijn niet van plan de deuren te openen voordat we dat in een veilige omgeving kunnen doen. Voor ons gaat werk echt niet meer over waar we het doen, maar hoe we het doen."