Invictus Games optimaliseert betrokkenheid en beleving met SAP

Het organiseren van de Invictus Games in Den Haag bleek een fikse opgave. Door de pandemie is de Nederlandse versie in Den Haag inmiddels tweemaal doorgeschoven van 2020 naar 2022. Een door SAP-partner Expertum ontwikkelde oplossing in de SAP-cloud neemt een deel van deze organisatorische uitdagingen weg, en zorgt bovendien voor meer betrokkenheid en beleving bij de deelnemers, vrienden en familie en het publiek. Deze co-creatie is een groot succes, want de oplossing wordt waarschijnlijk ook de smeerolie voor toekomstige edities van de Invictus Games, waaronder de volgende editie in Düsseldorf in 2023.

De Invictus Games is een internationaal sporttoernooi voor fysiek en/of mentaal gewonde militairen en veteranen. Het toernooi gebruikt de kracht van sport om herstel te stimuleren, revalidatie te ondersteunen en breder begrip en respect te genereren voor hen die hun land dienen of gediend hebben. Zo’n 500 atleten uit twintig landen doen mee, en meten zich in tien verschillende sporten.

Het evenement werd in 2014 voor het eerst gehouden in Londen en is sindsdien een jaarlijks terugkerend fenomeen. In 2020 zou de eerste Nederlandse editie plaatsvinden in Den Haag: Invictus Games The Hague 2020. Door corona moest de organisatie het evenement echter twee keer uitstellen, waardoor deze editie nu van 16 tot 22 april 2022 plaatsvindt in het Zuiderpark in Den Haag. Stichting Power of Freedom heeft met ondersteuning van het sportevenementenbureau TIG Sports de organisatie in handen.

Excel-chaos

De organisatie van een dergelijk toernooi is niet eenvoudig. Naast alle logistieke uitdagingen die bij dergelijke grote events horen, kent dit toernooi een aantal specifieke uitdagingen. “Zo hebben veel deelnemers specifieke wensen vanwege hun fysieke of mentale beperking door hetgeen ze is overkomen”, schetst Cees Juffermans, CMO/COO van het organiserend comité. “Bijvoorbeeld rondom hun verblijf en het vervoer. Daarnaast is het evenement een multisportevenement en kunnen deelnemers meedoen aan meerdere competities. Dat zul je bij andere events niet zo snel zien. Er waren dan ook geen standaardoplossingen voorhanden.”

Bij eerdere edities verliep het inschrijvingsproces voor de sporters en de verwerking daarvan dan ook via losse formulieren, documenten en talloze Excel-sheets. “De verwerking daarvan kostte veel tijd, en was bovendien foutgevoelig”, merkt Juffermans op. “Er was wel een tool voorhanden, maar die was heel duur en nam bovendien de noodzaak voor handmatige bewerking niet weg.”

Eenvoudige registratie

De nieuwe innovatieve oplossing zorgt ervoor dat teammanagers uit de verschillende deelnemende landen deelnemers eenvoudig kunnen registreren, koppelen aan de gekozen sporten en wensen, beperkingen en andere bijzonderheden kunnen noteren. Daarnaast kunnen de teammanagers meereizende familie en vrienden eenvoudig registreren. De oplossing verzamelt al die informatie in een centrale database. Vervolgens kunnen organisatoren heel snel de gewenste info opvragen uit het systeem en dat allemaal vanuit een gebruiksvriendelijke cloudapplicatie.

Dat snel en eenvoudig ophalen van alle benodigde informatie is zeer welkom. Het bespaart volgens Juffermans niet alleen veel tijd en energie, maar het biedt ook een stevige basis voor alle vervolgprocessen, zoals het maken van de wedstrijdplanning, het boeken van hotels en het regelen van vervoer. “Daarvoor hoeven we niet meer allerlei Excel-sheets te raadplegen. Alle daarvoor benodigde informatie halen we snel en makkelijk uit het systeem. Dat ging in het verleden echt anders. Ik ben bovendien eerder bij sportevenementen betrokken geweest, maar nog nooit was het zo makkelijk als nu.”

Fan engagement

Naast een eenvoudigere organisatie heeft de oplossing ook een ander doel: het stimuleren van de fanbeleving en het creëren van bewustzijn. Bezoekers aan de Invictus Games kunnen met hun mobiele telefoon eenvoudig verhalen ophalen over de identiteit en achtergrond van de deelnemers. “Zo creëren we bewustzijn over wat hen overkomen is, en dat vrede niet vanzelfsprekend is. Ook stimuleren we zo het bewustzijn rondom de rol van defensie in de samenleving, en voegen we een diepere laag in de beleving van het evenement toe”, zegt Juffermans.

Die content is volgens Juffermans niet alleen voor de bezoekers waardevol. “We kunnen alle informatie over de deelnemers eenvoudig naar de media versturen. Ook biedt het een goede basis voor het uitwerken van onze eigen storylines. We kunnen nu gemakkelijker bepalen wie we bijvoorbeeld interviewen voor social media.”

Ontwikkeld in een agile omgeving

“Samen met ons team, waaronder TIG Sports, SAP en Expertum, zijn we in een agile omgeving gaan ontwikkelen. We konden zo met een klein team snel schakelen. Het was vooral goed kiezen welke functionaliteiten we per se wilden hebben. We hebben heel veel wensen, en de tool zou in theorie oneindig veel mogelijkheden kunnen hebben. Maar we zijn natuurlijk wel gelimiteerd door het budget. Gelukkig was iedereen erg gedreven en enthousiast. Dat heeft echt geholpen om binnen de tijd en het budget iets moois op te leveren”, aldus Juffermans.

De app is ontwikkeld op het SAP Business Technology Platform (BTP). Volgens Sjoerd van Middelkoop, directeur en partner bij Expertum, een bewuste keuze. “SAP BTP bevat veel kant-en-klare bouwstenen waarmee we snel iets in grote lijnen kunnen neerzetten. Door onze brede ervaring met het design en ontwikkeling van apps, het gebruik van visuele elementen in combinatie met de kennis van TIG Sports en de Invictus Games-organisatie op het gebied van sportevents, konden we samen snel schakelen en in korte tijd tot concrete resultaten komen. We zijn enorm trots op het resultaat en de bijdrage die we kunnen leveren aan dit mooie initiatief.”

Toekomstplannen

Op dit moment wordt de laatste hand gelegd aan met name de functionaliteit rondom fan engagement. Van Middelkoop: “Door corona werd het event twee keer uitgesteld. Daardoor is de app nu nog verder doorontwikkeld en biedt deze uitgebreidere functionaliteiten rondom fan engagement. We willen dat deel natuurlijk goed kunnen presenteren, het is immers wat de bezoekers te zien krijgen.”

Na april 2022 is het project als het aan Van Middelkoop ligt allerminst afgerond. “We zijn momenteel al in gesprek met de organisatie in Düsseldorf, waar de volgende 2023-editie van de Invictus Games plaatsvindt. In die zin is alles wat we nu doen ook een investering in de toekomst van de Invictus Games.”