SAP en Expertum ondersteunen Invictus Games

Het Haagse Zuiderpark was de afgelopen zeven dagen het decor van de Invictus Games. Het evenement voor gewonde, geblesseerde en zieke veteranen trok tijdens het Paasweekend en daarna dagelijks duizenden bezoekers. Aan dit succes ging een lange voorbereiding vooraf. Een terugblik met Mart de Kruif, oud-bevelhebber van de Koninklijke Landmacht en voorzitter van het evenement.

De Kruif trok eind 2016 samen met strateeg en coach Conny Wenting de stoute schoenen aan om de vijfde editie van de Invictus Games naar Nederland te halen. Dit toernooi gebruikt de kracht van sport voor het stimuleren van herstel, het ondersteunen van revalidatie en het genereren van een breder begrip en respect voor hen die hun land dienen of hebben gediend.

“De Games zijn belangrijk voor de sporters, maar ook voor de maatschappij”, vindt De Kruif. “De 500 deelnemers hebben allemaal iets meegemaakt, en hebben allemaal een verhaal. De maatschappelijke waarde van die verhalen onderschatten we vaak. Het zijn verhalen over weerbaarheid en herstelvermogen waar we allemaal iets van kunnen leren. Ook andere mensen met een trauma zouden zich meer uit moeten spreken. It is ok not to be ok. Het plaatst minder belangrijke zaken bovendien in een ander perspectief. Dat we onze vrijheid moeten opgeven tijdens een lockdown; waar klagen we eigenlijk over?”

Idee in een kroeg
“Het idee om de Games naar Nederland te halen, ontstond in een kroeg”, zo blikt de oud-commandant van de Koninklijke Landmacht terug. “Behalve een idee hadden we verder niets: er was geen bestaande organisatie, we hadden geen stichting… We hadden alleen de overtuiging dat wij dit konden organiseren.”

Toen de spelen in 2018 inderdaad aan Den Haag werden toegekend, volgde volgens De Kruif een lange weg. Door corona werd het evenement - dat oorspronkelijk in 2020 zou plaatsvinden - bovendien tot twee keer toe uitgesteld. “Dat had veel consequenties, onder andere op financieel gebied. Maar je moet bijvoorbeeld ook partners en sponsoren aan boord zien te houden en vergunningen en contracten herzien. Maar het was vooral vervelend voor de sporters, want die trainen er een jaar lang voor en krijgen dan te horen dat het niet doorgaat. Welk excuus hebben wij dan om niet door te gaan met de organisatie van de Invictus Games?”

Geleerd van Sydney
“We wisten al snel wat er ten opzichte van de Invictus Games 2018 in Sydney beter moest”, vervolgt De Kruif. “Er waren in Australië enorme problemen met de registratie van de deelnemers. Dit gebeurde toen nog met Excel-sheets. Dat liep voor geen meter. Tot een week voor en zelfs nog tijdens de spelen was er continu gedoe over de categorie-indelingen en was het niet duidelijk wie waar moest zijn.”

“Als de categorisering niet op orde is, heeft dat weer gevolgen voor bijvoorbeeld het aanmaken van de startbewijzen, de serie-indelingen en de inschrijvingen voor de trainingssessies”, legt de oud-bevelhebber uit. “De sporter weet niet wanneer er getraind kan worden, en de organisatie weet niet welke mensen komen trainen en hoeveel trainingsfaciliteiten nodig zijn.”

Betrouwbare registratietool
Voor De Kruif en zijn collega’s was duidelijk dat de organisatie van de Invictus Games niet mogelijk was zonder een betrouwbare registratietool. Een tool die vooral onzekerheden moest wegnemen. “De Invictus Games worden vaak vergeleken met de Paralympische Spelen, maar het grote verschil is dat het gros van de deelnemers aan de Games mentaal gewond is. Daar moet je anders mee omgaan.”

SAP ontwikkelde in co-creatie met onder andere Expertum en het bestuur van de Invictus Games een oplossing die een deel van de organisatorische uitdagingen kon wegnemen. De betrokken partijen maakten daarbij gebruik van de SAP-cloud en het SAP Business Technology Platform (BTP). BTP biedt veel kant-en-klare bouwstenen waarmee de partijen snel konden schakelen.

Sjoerd van Middelkoop, directeur van SAP-partner Expertum: “Je gaat kijken wat er in de basis nodig is om onzekerheden weg te nemen. Voor de atleten, vrienden, familie, teammanager én de organisatie. Er waren geen standaardoplossingen voorhanden.”

Fan engagement
Doordat het evenement tot twee keer toe werd uitgesteld, ontstond er ruimte om de app uit te breiden met functionaliteiten rondom fan engagement. De app was tijdens het evenement de centrale plaats waar bijvoorbeeld wedstrijdschema’s, uitslagen en de profielen van de sporters waren in te zien. Het zorgde voor meer betrokkenheid en beleving bij de deelnemers, vrienden en familie en het publiek.

De tool wordt nu beschikbaar gesteld aan de organisatie van de Invictus Games voor toekomstige edities. “Invictus Games is erg blij met de tool. Dat is niet voor niets”, besluit De Kruif. “Met de registratietool hebben we een zorg voor ze weggenomen. Een goede registratie is een randvoorwaarde. Zonder kun je de spelen niet organiseren.”