Co-creatie SAP en Expertum draagt bij aan Invictus Games

Nederland maakte in april kennis met een evenement dat in meerdere opzichten bijzonder was: de Invictus Games in Den Haag. “Een registratietool voor een dergelijk multisportevenement bestond nog niet”, zegt Cees Juffermans, Chief Marketing and Operational Officer van het toernooi. Daar bracht het organiserend comité in nauwe samenwerking met onder andere SAP en Expertum verandering in. Conny Wenting, CEO van de spelen, blikt er afgelopen week op LinkedIn tevreden en trots op terug. Samen met Cees Juffermans en Dutch IT-channel spreken ze de eerste in Nederland georganiseerde Invictus Games na.

De Invictus Games zijn een internationaal sportevenement voor gewonde, geblesseerde en zieke militairen en veteranen. Het toernooi gebruikt de kracht van sport voor het stimuleren van herstel, het ondersteunen van revalidatie en het genereren van een breder begrip en respect voor hen die hun land dienen of hebben gediend.

Terrein ramvol

Na eerdere edities in Londen, Orlando, Toronto en Sydney was het de eer aan Den Haag om de Invictus Games als gaststad te mogen ontvangen. Het werd een zinderend spektakel. In het Paasweekeinde kwamen er elke dag tussen de zeven- en achtduizend bezoekers naar het Haagse Zuiderpark. Dagelijks stond er een programma voor ruim vierhonderd schoolkinderen ingepland.

“Het hoogtepunt voor mij was dat het terrein Eerste Paasdag gewoon ramvol was”, blikt Juffermans terug. “Die mensen gingen allemaal met minimaal één bijzonder verhaal naar huis, want alle vijfhonderd deelnemers hebben iets meegemaakt. Veel van de militairen zijn tijdens missies gewond geraakt, of hebben daar mentale schade opgelopen. Door die verhalen besef je ook dat vrede en veiligheid niet gratis zijn.”

Een geel bankje was de plek om anderen te ontmoeten en verhalen met elkaar te delen. Als het aan de organisatie van de Invictus Games Den Haag ligt, gaat dit gele bankje als concept de wereld veroveren. “We hopen dat er meer discussies komen over geestelijke gezondheid, ook binnen het bedrijfsleven”, zegt Conny Wenting, de CEO van de Invictus Games. “Dat meer mensen durven uit te spreken dat het even niet goed gaat.”

Complex registratieproces

“Het was in allerlei opzichten een bijzonder evenement”, stelt Juffermans vast. “Tijdens de Invictus Games heb je niet alleen te maken met de sporters die werken aan herstel, maar ook met de vrienden en familie die voor de deelnemers belangrijk zijn. En met hoogwaardigheidsbekleders die hun steun willen uitspreken.” De bijzondere verhalen zorgden ook voor veel media-aandacht. “Ik heb zelf nooit in een persruimte gezeten die zo groot was als die op de Invictus Games”, aldus Juffermans, die als shorttracker deelnam aan de Olympische Winterspelen van 2002 en 2006.

“Ook als je kijkt naar de registratie van de deelnemers zijn de Invictus Games weer heel anders dan andere sportevenementen”, vervolgt Juffermans. “Je hebt wel tools om sporters in te schrijven, maar door fysieke en mentale beperkingen hebben deelnemers specifieke wensen ten aanzien van bijvoorbeeld de trainingsfaciliteiten en hotelaccommodaties. Daarnaast is de registratie voor een multisportevenement waar deelnemers aan meerdere competities kunnen meedoen best complex. Daar bestond nog geen tool voor.”

Tijdens de Invictus Games in Sydney zag Wenting met eigen ogen hoe belangrijk een goede registratietool is. “Daar werd bijna alles handmatig gedaan. Nog tijdens de games stonden tweehonderd man in Excel allerlei namenlijsten te maken. Onder andere vanuit budgettaire overwegingen wilden we dat proces automatiseren.”

Co-creatie met SAP

Een bezoek aan SAP in Den Bosch was de aftrap voor de ontwikkeling van een registratietool die geschikt is voor multisportevenementen. SAP ontwikkelde in co-creatie met SAP-partner Expertum, sportmarketingbureau TIG Sports en het organiserend comité een oplossing die een deel van de organisatorische uitdagingen kon wegnemen. De betrokken partijen maakten daarbij gebruik van de SAP-cloud en het SAP Business Technology Platform (BTP). BTP biedt veel kant-en-klare bouwstenen waarmee de partijen snel konden schakelen.

“Bij de ontwikkeling hadden we te maken met een niet onderhandelbare deadline. Het evenement vindt plaats op een bepaalde datum, en dan moet de registratie klaar zijn. Ruimte voor verdere verbetering is er niet”, vertelt Sjoerd van Middelkoop, directeur en partner bij Expertum. “Dan ga je kijken welke onderdelen het belangrijkst zijn. In dit geval waren de uitgangspunten dat het mogelijk moest zijn om de deelnemers zonder ‘veel handjes’ te registreren, dat de registraties betrouwbaar zijn, dat iedereen dezelfde gegevens ziet en dat de privacy van de deelnemers gewaarborgd is.”

“Doordat het evenement door corona tot twee keer toe werd uitgesteld, hebben we de scope verder kunnen uitbreiden”, vervolgt Van Middelkoop. Zo werden de functionaliteiten rondom fan engagement verder uitgebreid. De app was tijdens het evenement de centrale plaats waar bijvoorbeeld wedstrijdschema’s, uitslagen en de profielen van de sporters waren in te zien. Wenting: “Het was ook fijn dat het programma via de app was te raadplegen. Dat scheelde veel vragen aan de informatiebalie.”

Nalatenschap gecreëerd

“De tool was de spin in het web van efficiency”, stelt Wenting tevreden vast. “We hebben hiermee een nalatenschap gecreëerd voor toekomstige edities van de Invictus Games die elders ter wereld worden georganiseerd. Ik ben een fan van legacy. Dat is ook altijd ons uitgangspunt geweest: de spelen beter achterlaten dan we ze aantroffen. Leave the jersey in a better place.”