Zorg en Zekerheid kiest voor toekomstvaste archivering documenten

De regionale zorgverzekeraar en zorgkantoor Zorg en Zekerheid (Leiden en omgeving) zet voortaan een cloudgebaseerde veilige en schaalbare infrastructuur in voor het opslaan en opvragen van enkele miljoenen digitale documenten. De cloudoplossing is gerealiseerd door digitale partner Docspro, die ook het onderhoud voor zijn rekening neemt. Dit moet Zorg en Zekerheid een toekomstvaste oplossing bieden waar ook nieuwe digitaliseringsinitiatieven aan gekoppeld kunnen worden.

Het gebruiken en opslaan van digitale data is in de zorgsector de laatste jaren sterk toegenomen. Zorgverleners, zorgverzekeraars en zorgkantoren zoeken daarom oplossingen om de diverse digitale en fysieke documentstromen te stroomlijnen en onder te brengen in één veilige, goed toegankelijke ‘digitale kluis’. Veiligheid is bij dergelijke vaak medische gegevens van groot belang.

Opslag privacygevoelige documenten

Voor zorgverzekeraar en zorgkantoor Zorg en Zekerheid was het omgaan met zeer vertrouwelijke (privacygevoelige) informatie over de gezondheid van verzekerden en cliënten reden om te kiezen voor OnBase in de Hyland Cloud, geleverd door Docspro. OnBase in de Hyland Cloud wordt veelal ingezet door organisaties die te maken hebben met (privacy)gevoelige documenten, zoals in de financiële sector.

Zorg en Zekerheid is nu compliant met betrekking tot geldende wet- en regelgeving op het gebied van data en security. Het gaat om enkele miljoenen documenten die geautomatiseerd zijn gegenereerd door de outputstraat van de verzekeraar, zodat uitgaande documenten altijd direct zijn opgeslagen. Ook is Zorg en Zekerheid begonnen met het opslaan van inkomende documenten zoals brieven, declaraties, bezwaren en klachten in dit digitale archief.

Sterke reductie handmatig werk

Het systeem is onder andere gekoppeld aan systemen als Salesforce, OHI Back Office en de Mijn Zorg en Zekerheid-omgeving, maar is ook geschikt om aan eventuele nieuwe digitaliseringsinitiatieven te worden gekoppeld. Met de ‘digitale kluis’ is het aandeel handmatig werk in het opslaan van documenten drastisch gereduceerd. Alle documenten zijn veilig opgeslagen op één centrale locatie. Hiermee moeten de medewerkers van Zorg en Zekerheid altijd verzekerd zijn van snelle toegang tot voor hen relevante documenten.

De nieuwe manier van werken heeft niet alleen voordelen voor de medewerkers van Zorg en Zekerheid. Voor verzekerden van de zorgverzekeraar en cliënten van het zorgkantoor betekent de digitale kluis dat zij permanent, ook op piekmomenten, zonder storingen of vertraging hun eigen gegevens kunnen inzien. Zo hebben zij altijd inzicht in hun gezondheidsgegevens.