Onderzoek belicht nieuwe kijk op planning en optimalisatie bedrijfsmiddelen

Een recent onderzoeksrapport van Aberdeen in opdracht van Workday, leverancier van enterprise cloudapplicaties voor finance en human resources, toont dat bedrijven nog altijd worstelen met de efficiënte beheersing van hun personeelsbestand, projecten, financiën en forecasts. De beste zakelijke dienstverleners (de top 20% respondenten op basis van prestaties) zijn echter een stuk beter voorbereid om vooruit te plannen en de leidende concurrentiepositie in hun branche te verstevigen.

740 respondenten werkzaam bij zakelijke dienstverleners in de EMEA-regio werden bevraagd, waaronder 15 uit Nederland. Uit het onderzoek blijkt dat de supply chain-verstoringen en doorlopende politieke en economische ontwikkelingen wereldwijd de bedrijfsmarges drukken, logistieke uitdagingen verergeren en de IT-capaciteit van klanten tot het uiterste belasten. Door deze marktomstandigheden eisen EMEA-klanten gedetailleerdere kostenopvolging en snellere time-to-delivery van hun zakelijke dienstverleners.

Rufino Chiong, head of industry, EMEA, Workday: “Het zakelijk klimaat van vandaag verandert constant en wordt bovendien overschaduwd door een dreigende recessie. Het is daarom van vitaal belang dat zakelijke dienstverleners hun bedrijfsmiddelen goed monitoren. Een van de belangrijkste uitdagingen voor zakelijke dienstverleners in EMEA is de steeds kortere tijdlijnen voor projecten. Deze toenemende druk is het gevolg van veranderende klantverwachtingen en het competitieve zakelijk klimaat, waardoor bedrijven worden gedwongen planningen te versnellen om aan de eisen van hun klanten te voldoen.”

Bryan Ball, group director, Aberdeen: “Processen voor middelenbeheer zijn essentieel om binnen een diverse projectportfolio de balans te bewaken tussen personeel, tijd en geld. Het onderzoek van Aberdeen naar optimalisatie van bedrijfsmiddelen toont aan dat processen voor middelenbeheer vaak worden beïnvloed door een toename aan concurrentie, schommelingen in kosten en volatiele bedrijfsomstandigheden.” 

Concurrentie en economische volatiliteit beïnvloeden de winstgevendheid van projecten en de mate waarin bedrijven voorzichtig moeten zijn wanneer zij met dunne marges werken. De variabiliteit van kosten toont aan dat er behoefte is aan forecasting om beter te doorgronden welke projectonderdelen meer kosten met zich meebrengen en hoe middelen over het gehele project moeten worden verdeeld.

Robert Bloor, group financial controller, Equiniti: “We kunnen onze financiën beheersen door te focussen op wendbaarheid en governance. Met Workday hebben we cruciale mogelijkheden in gebruik genomen voor planning, budgettering en forecasting, zodat we risico’s in acht kunnen nemen om forecasts aan te passen aan de voortdurende macro-economische veranderingen.”

Het onderzoek toont de top 5 uitdagingen rond het optimaliseren van bedrijfsmiddelen:

• Steeds gedetailleerdere budget- en kostenopvolging door klanten (26%).
• Onvermogen om projecten af te stemmen op vaardigheden van werknemers (21%).
• Interne druk om projecten voort te zetten die eigenlijk gestopt zouden moeten worden (20%).
• Moeizame samenwerking tussen wereldwijd verspreide teams (19%). 
• Onvermogen om veranderende klantverwachtingen te managen (19%).

Vergeleken met andere respondenten zijn de beste bevraagde bedrijven sneller geneigd processen om nieuwe aanvragen te standaardiseren (46%). Ook is het 71% waarschijnlijker dat ze realtime met collega’s samenwerken aan rapporten en dashboards. En het is 89% waarschijnlijker dat ze al middelen alloceren in de fase van het projectvoorstel.

Door wendbaar te blijven en vooruit te plannen via optimalisatie van middelen en financiële planning, kunnen de beste zakelijke dienstverleners de inzet, productiviteit, werving én behoud van personeel verbeteren – ondanks schommelingen in verwachtingen, kosten en bedrijfsomstandigheden. Zo beheren zij hun middelen effectief in alle projectstadia:

• Beoordeling van omzetpotentie en allocatie van middelen in de voorstelfase. Middelenbeheer in de vroege stadia van een project helpt om de juiste prijs voor het project vast te stellen en rekening te houden met variabiliteit van kosten gedurende de looptijd van het project. Zo kunnen winstmarges worden verbeterd ondanks schommelingen in de vraag en verstoringen van de toeleveringsketen.
• Continue monitoring van de waarde van lopende projecten. Door bedrijfsmiddelen tijdens een project goed te monitoren, blijven organisaties wendbaar. Hierdoor kunnen ze forecasts bijstellen wanneer projectomstandigheden veranderen en snel verzoeken om extra middelen indienen via gestandaardiseerde aanvraagprocessen.
• Inzet van prestatiebeheer om het succes van projecten vast te stellen en verbeteringen te plannen voor toekomstige projecten. Processen om projectprestaties achteraf te evalueren bieden waardevolle informatie voor toekomstige projecten. Partners kunnen bij de verkoop van soortgelijke projecten rekening houden met een groter volume of een diverse skillset. Deze evaluatieprocessen bevorderen een cultuur van voortdurende verbetering waarmee organisaties innovatie kunnen prioriteren.

Chiong voegt hieraan toe: “De afstemming van mensen, processen, geld en technologie op de juiste projecten op het juiste moment is van vitaal belang om de wendbaarheid van een bedrijf te vergroten. Meer inzicht in veranderende beschikbaarheid van deze middelen verbetert de planning en forecasting van kostenschommelingen, waarmee organisaties toekomstbestendiger zijn.”