Provincie Noord-Brabant kiest SAP S/4HANA voor cloudmigratie

Provincies hebben een belangrijke taak als het gaat om een duurzame ruimtelijke ordening. Deze bestuurslaag bepaalt onder andere waar woningen, bedrijventerreinen en natuurgebieden komen en zorgt voor een veilige en schone leefomgeving en een leefbaar platteland. Dat doet de provincie samen met gemeenten, waterschappen, het Rijk en de mensen die in de ruimte wonen, werken en ontspannen.

Botsende belangen

Deze taak is een enorme uitdaging in een dichtbevolkt land waar belangen regelmatig botsen. “De vraag is hoe je die ruimte zo optimaal mogelijk benut”, zegt Jochem Meulesteen, directeur Bedrijfsvoering & Realisatiekracht van de provincie Noord-Brabant. “Dan helpt het om die ruimte te vertalen naar een digitale omgeving, zodat je ziet wat er gebeurt op het moment dat er dingen veranderen.”

“Met een druk op de knop moet alle informatie over een bepaalde gebiedsontwikkeling beschikbaar zijn, zodat we sneller kunnen verantwoorden waar we mee bezig zijn en we kunnen aantonen dat we ‘in control’ zijn”, vervolgt Meulesteen. Daarvoor is het volgens de directeur noodzakelijk dat de informatie uit de databronnen waarover de provincie beschikt direct beschikbaar is. “En dat we die informatie kunnen vertalen naar kaartinformatie. Hiervoor zijn onder andere binnen onze vastgoedsector de afgelopen jaren de nodige stappen gezet en is een enorme vooruitgang geboekt.”

Single source of truth

Sinds enkele jaren vormen SAP S/4HANA en de SAP HANA-database de ‘single source of truth’ voor de provincie Noord-Brabant. Door de integratie van SAP met het geografische informatiesysteem ArcGIS van ESRI worden lijsten en Excel-tabellen omgezet in interactieve kaarten. Gebruikers kunnen inzoomen op een kaart en zien direct welke activiteiten bijvoorbeeld het Ontwikkelbedrijf en het Groen Ontwikkelfonds Brabant in een bepaald gebied ontplooien, of activiteiten elkaar overlappen en welke investeringen er worden gedaan.

Daarnaast biedt het SAP Business Technology Platform (SAP BTP) integraties met onder andere basisregistraties. “Doordat we alle processen hebben gedigitaliseerd, kunnen we informatie heel snel boven tafel krijgen”, stelt Erik van Os, bij de provincie opdrachtnemer/controller van het programma Majeure Projecten en Ontwikkelbedrijf (Vastgoedsector). Deze datagedreven en gebiedsgerichte werkwijze draagt bij aan een snellere en beter geïnformeerde besluitvorming.

Data in realtime op een kaart tonen

De gerealiseerde integratie tussen SAP en ESRI wordt wereldwijd door diverse organisaties met belangstelling gevolgd. “We kunnen geografische informatie over bijvoorbeeld percelen en gebouwen rechtstreeks uit de SAP HANA-database in realtime op verschillende manieren op een kaart tonen”, aldus Van Os. "Daarnaast kunnen we deze informatie combineren met bijvoorbeeld beleidsdata en stikstofdata. Die eenvoud maakt het zo krachtig.”

Onlangs heeft de provincie de Enterprise-versie van ArcGIS in gebruik genomen, wat de integratie met SAP verder optimaliseert. Van Os: “Dashboards kunnen we nu nog sneller en gemakkelijker delen met partijen binnen en buiten de organisatie. Bovendien kunnen we deze dashboards zonder handmatige handelingen in rapportages opnemen.”

Bestaande contracten liepen af

Een andere belangrijke stap in het optimaliseren van de informatievoorziening is de migratie van SAP S/4HANA naar de private cloud. “We hadden zelf servers beschikbaar, maar de bestaande contracten voor beheer en ondersteuning liepen af”, verduidelijkt Marcel Hol, senior applicatiebeheerder bij de provincie Noord-Brabant. “Dit bracht kwetsbaarheden met zich mee.”

Als een van de eerste overheidsinstanties migreerde de provincie SAP naar de cloud. Deze migratie was echter niet eenvoudig. De provincie stelt strenge eisen aan security en compliance. Zowel de nieuwe omgeving als SAP-partner Ctac, die na de livegang verantwoordelijk blijft voor het beheer, moeten volledig voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). De migratie moest bovendien plaatsvinden zonder dat de gebruikers er iets van merkten, oftewel ‘met de winkel open’.

Complexiteit

Er waren echter nog meer factoren die de migratie complex maakten. “We moesten niet alleen SAP maar ook ESRI naar de cloud brengen, en daar opnieuw de connectie maken”, legt Van Os uit. “Als je met het ene systeem een stap zet, moet het andere systeem volgen. Het vergde veel inspanning en afstemming om alles op elkaar af te stemmen en goed te laten functioneren.”

De migratie werd uitgevoerd in samenwerking met SAP en Ctac, met behulp van RISE with SAP. Dit is een managed-cloudproduct waarmee organisaties hun on-premise ERP-systemen soepel en veilig naar de cloud kunnen migreren. De geïntegreerde intelligentie, realtime inzichten en geavanceerde technologieën verbeteren de compliance en maken het bedrijf veerkrachtiger. “RISE heeft ons veel werk uit handen genomen en houdt het beheer dichtbij de bron”, constateert Hol.

Dashboard als werktool

“We kunnen nu snel en efficiënt antwoorden vinden op vragen zoals de boekwaarde van een perceel of de trends in pachtinkomsten. De meest urgente informatie over een perceel kunnen we via onze BTP-omgeving ontsluiten en combineren met financiële gegevens en werkuren”, aldus Van Os. “Een dashboard is niet langer slechts een viewer, maar een echte werktool.”

“De volgende stap is het verkennen van de mogelijkheden van andere componenten van SAP Business Technology Platform, zoals SAP Analytics Cloud. We willen ontdekken wat we met de voordelen van de BTP omgeving kunnen doen en waar we kansen zien om AI effectiever binnen onze organisatie te gaan benutten”, besluit Van Os. “De stap naar de cloud maakt de oplossing nog beter.”