Ruim de helft van de lokale overheden bewaart gegevens langer dan toegestaan

Dit blijkt uit onderzoek van Binnenlands Bestuur en iBestuur onder gemeenten, provincies en waterschappen. Vrijwel alle lokale overheden (97%) stellen IT-systemen te gebruiken die informatie niet kunnen wijzigen, verwijderen of blijvend kunnen opslaan. Zij wijzen hierbij voor een belangrijk deel naar de markt. Marktpartijen zouden de hiervoor benodigde functies niet altijd willen of kunnen leveren.

Handmatig data opslaan

Een deel van de overheden probeert dit probleem op te lossen door het realiseren van koppelingen tussen applicaties en centrale (archief)systemen. In veel gevallen laten overheden echter ambtenaren informatie handmatig selecteren om langdurig bewaard te worden. Archivarissen zelf bestempelen deze werkwijze als risicovol en wijzen daarbij op de kans op menselijke fouten. 8% van de gemeenten geeft aan dat informatie in hun archieven ontbreekt.

Ook meldt 51% dat informatie langer wordt bewaard dan in de wet is voorgeschreven. Andere gemeenten stellen dat het correct opslaan van data veel extra werkzaamheden en hoge kosten met zich meebrengt. 8% meldt dat in sommige gevallen verzoeken tot het verwijderen van gegevens technisch niet kunnen worden uitgevoerd. 11% meldt dat informatie niet naar een blijvende bewaarplaats wordt overgedragen.

Meer informatie is hier beschikbaar.