Onze overheid als digitaal doolhof

Informatiegelijkheid tussen burger en overheid

Zoals het rapport terecht stelt, moet de overheid ervoor zorgen dat de samenleving in staat is haar eigen informatievoorziening goed te regelen. En dat is helaas niet (meer) het geval. Door de gelaagde en versnipperde organisatie die onze overheid – mede door Thorbecke – nog steeds is, is ook een gelaagd en versnipperd digitaal landschap ontstaan. Ondanks alle centrale referentie architecturen zijn toch de verschillende digitale platformen en landschappen een onoverzichtelijk doolhof geworden. Allemaal ooit goed bedoeld en met enthousiasme ontwikkeld en gebouwd, maar zoals Zuurmond terecht constateert: “De overheid trekt alle problemen naar zich toe om die vervolgens door de professionals op te laten lossen. Dat is feitelijk een vorm van medicalisering: de overheid weet het beter, wij zorgen wel voor u.”

Ook concentreert de overheid zich te veel op de eigen informatieproblemen en heeft daardoor de burger op vele plaatsen uit het oog verloren. Een overheid moet maatschappelijke krachten in staat stellen, voor zover zij dat zelf niet kunnen, eigen informatieposities op te bouwen. De samenleving heeft immers veel oplossend en organiserend vermogen. Zij moet de mogelijkheid hebben om eigen beelden en feiten te verzamelen, te presenteren, te delen en te verwerken. En daar is het afgelopen decennia mis gegaan. De samenleving is een netwerksamenleving geworden maar de overheid heeft bij de organisatie van haar informatiehuishouding geen gelijke tred gehouden met deze transformatie. Zij legde versnipperde en gesloten informatieverzamelingen aan en bood daardoor maatschappelijke krachten geen toegang meer tot de kennis die ze heeft opgebouwd.

Datacentrisch denken

De overheid moet ook toetreden tot de netwerkmaatschappij en dat kan zij niet vanuit de vele bestaande maar gescheiden applicaties, systemen en platformen. Vooral omdat hiervoor niet een nationaal dekkende data-architectuur en vooral niet een eenduidig datamodel en -stelsel bestaat. Kijk alleen al naar de uitdagingen van het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) waar data-uitwisseling over vele lagen maar ook in tijd nodig is (welk beleid was waar geldig toen deze vergunning werd verleend?). Toen de organisatorisch versnipperde overheid ooit begon met het digitaliseren van de bestaande processen binnen bestaande organisaties, is ‘vergeten’ dat hiervoor uiteindelijk een nationaal basis-datamodel nodig zou zijn, inclusief een omvattende data-architectuur en taxonomie. In feite een dekkend overheidsstelsel voor haar ‘toekomstige’ digitale informatiehuishouding.

Je kunt daar niet iemand ‘echt’ de schuld van geven. Iedereen begon uit zijn eigen decentrale verantwoordelijk met digitaliseren, maar uiteindelijk is het gaan bloemkolen. En toen begin deze eeuw helder werd dat vernieuwing en vervanging van applicaties zich al aandiende, was door de financiële crisis hiervoor geen echte prioriteit en dus ook geen budget. Door steeds meer aan de markt over te laten, zowel wat betreft beleid maar ook het ontwerpen, ontwikkelen en bouwen, werd de nog steeds versnipperde overheid eigenaar van ook nog eens versnipperde informatiesystemen die onderling beperkt waren gekoppeld of verbonden. We zien dat in andere landen – zoals Denemarken dat vanaf het begin centrale nationale ICT aansturing had – deze omissie niet is ontstaan.

Dwingende Europese en privacywetgeving

De komst afgelopen decennia van steeds dwingender Europese en privacywetgeving, verergerde de bestaande versnippering. Het werd steeds lastiger in ‘elkaars’ dossiers te kijken zodra er ook maar iets van ‘privacy’ in die dossiers was opgenomen. We kennen allemaal de resultaten van vroeger WOB en nu WOO-verzoeken, waar grote delen zwart zijn gemaakt omdat er privacygevoelige zaken in staan. Daarnaast verbiedt Europese wetgeving steeds vaker bestaande ‘geitenpaadjes’ om informeel de formele procesknooppunten te omzeilen. En zeker in polderend Nederland waren vele processen deels informeel georganiseerd. Op zich geen probleem, maar als je formele digitale processen moet volgen, een grote handicap.

Last-but-not-least was data niet alleen ‘opgesloten’ in vele applicatie-silo’s, ook werd data daar te lang bewaard voordat het uiteindelijk ‘publiek’ werd gearchiveerd. Ook weer de historie waarbij papieren dossiers pas laat in de levenscyclus ‘uiteindelijk’ een keer worden gearchiveerd. Maar nu, opgeslagen in vele verschillende, niet uitwisselbare digitale content- en documentsystemen, een extra handicap. Was het al niet door privacy dat ambtenaren niet in elkaars dossier konden of mochten kijken, ook nog de veelheid aan interne zaaksystemen maakt die (informatie-) uitwisseling lastig. De informatiegebieden waarbinnen ambtenaren hun werk moesten doen, werden krapper en beperkter. En de burger? Die was vergeten, wist niet wat hij niet wist en wist zeker niet waar zijn of haar informatie allemaal was opgeslagen.

Overheid: welkom in de netwerkmaatschappij

Zoals Arre Zuurmond terecht stelt, moet de overheid nu actief en flinke vaart zorgen dat zij onderdeel van die netwerkmaatschappij gaat worden. Waar onze samenleving al ruim tien jaar in leeft. Anders plaatst de overheid zich werkelijk buiten de maatschappij. Terwijl de politiek nog steeds de ene na de andere ambtelijke boekhouding bedenkt, waaraan ze wil dat wij ons houden. De wet tegen fraude, witwassen en terreur, die door de Know Your Customer (KYC) eisen, onze financiële organisaties voor schier onmogelijke en ook klantonvriendelijke opgaven stellen. Ook komt de verplichting van ESG-rapportages die ons nog meer burger en ondernemer onvriendelijke, digitale boekhoudingen oplegt (stikstof, CO2, energie etc.) om per woning, auto en koe de door de politiek bedachte gedetailleerde rapportages te leveren.

Een overheid die de markt dwingt nieuwe digitale boekhoudingen te ontwikkelen (omdat het kan!) en uit te voeren, terwijl ze zelfs steeds minder in staat is haar eigen digitale huishouding in stand te houden. Een overheid die door de politiek daardoor steeds meer vervreemdt van de samenleving en ondanks alle goede en mooie interne digitale en ICT-initiatieven, er niet in slaagt die groeiende afstand te overbruggen. Het ligt niet aan de ambtelijke organisatie zelf, die met lede ogen ziet dat ze ook niet meer alles kunnen wat ze zouden willen. Echter we moeten samen wel een manier vinden om uit dat gegroeide doolhof en moeras te ontsnappen.

Ontsnappen uit de informatiechaos?

Ondernemer en collega Hans van Bommel heeft hier al vaak over geschreven en ruim een jaar geleden nam hij het initiatief ArQiver te ontwikkelen. Bij de toeslagenaffaire bleek dat de informatiepositie van burgers, maar ook ambtenaren onderling, volkomen ongelijk, diffuus en onwerkbaar was geworden. Documenten en dossiers konden niet worden gevonden en dus ook niet worden gedeeld. Zowel burger als ambtenaar wisten van elkaar niet meer wat zij van elkaar wisten. Werkelijk een informatiedoolhof, data-moeras en dossier-chaos. ArQiver is gebaseerd op een nieuwe insteek: bron-archivering en actieve dossierdeling. Zodra document of dossier is of wordt vrijgegeven, archiveer het direct bij de bron en maak het zo openbaar en deelbaar mogelijk. Daardoor kunnen zowel ambtenaren als burgers makkelijker en vooral sneller informatie zien, vinden en delen. Als we dat ook nog kunnen, op goed gedefinieerde, onderliggende datastelsels die uiteindelijk de inhoud van al de informatie vormen, kunnen we met ArQiver als ‘add-on’ wellicht toch nog redelijk snel uit dat doolhof ontsnappen. Zonder direct alles wat we afgelopen decennia hebben gebouwd, overboord te hoeven zetten...

Door: Hans Timmerman (foto)