Swapfiets houdt reparatiesnelheid hoog met SAP en Aiden

Swapfiets voert jaarlijks maar liefst 600.000 reparaties uit in zijn winkels en warehouses. En dat in acht landen. Voor meer controle over de supply chain verruilde Swapfiets samen met partner Aiden zijn spreadsheets voor SAP S/4HANA Cloud Public Edition.

Swapfiets, bekend van de fietsen met de iconische blauwe band, viert dit jaar zijn tienjarig bestaan. Drie studenten van de TU Delft introduceerden in 2014 een even eenvoudig als effectief concept: voor een vast bedrag per maand hebben Swapfiets-members altijd een werkende fiets. Zijn er problemen, dan wordt de fiets gerepareerd of direct ‘geswapt’. “Met ons circulaire businessmodel en door fietsen in te zetten als efficiënt en duurzaam vervoermiddel, dragen wij bij aan de verduurzaming en leefbaarheid van steden”, aldus Rutger van Ouwerkerk, Senior Product Manager ERP bij Swapfiets.

Inmiddels heeft Swapfiets ruim 270.000 members in bijna vijftig steden, verspreid over acht Europese landen. De members kunnen kiezen voor zowel een traditionele fiets als voor een e-bike. En dat aantal blijft groeien. “In de steden waar we actief zijn, willen we een blauwe band zien in elk fietsenrek”, stelt Van Ouwerkerk. Een ambitie waar de 1.200 medewerkers elke dag aan werken.

Van start-up naar scale-up

“We zijn nu in de fase waarin we van een start-up naar een volwaardige business gaan”, vertelt Van Ouwerkerk. Dit betekent onder andere dat het reparatieproces geoptimaliseerd moet worden. De juiste reserveonderdelen moeten op het juiste moment op de juiste plek zijn, zodat een fietsenmaker niet misgrijpt als hij bijvoorbeeld een zadel moet vervangen. “Anders blijven we zitten met fietsen die we niet kunnen repareren.”

Dat was zonder een ERP-systeem makkelijker gezegd dan gedaan. “We werkten met spreadsheets en hadden onvoldoende inzicht in de materiaalstromen. Een verzoek voor onderdelen leidde tot een bestelformulier naar het distributiecentrum. En als een onderdeel op was, dan was het gewoon op. De hele supply chain – van de leverancier van onderdelen tot aan ons distributiecentrum en vervolgens naar de warehouses en winkels – was een grote black box. Daardoor hadden we geen grip op onze materiaalstromen, en dus ook niet op de gerelateerde geldstromen.”

Fundament voor groei

Een transitie naar een volwassen ERP-systeem was onvermijdelijk. Swapfiets wilde echter geen eigen oplossing bouwen of het systeem zelf beheren en onderhouden. Een cloudoplossing was daarom een logische keuze. Van Ouwerkerk: “We willen ons richten op service aan onze members.”

SAP S/4HANA Cloud Public Edition bleek voor Swapfiets de beste oplossing te zijn. Dat had ook te maken met de mogelijkheden die SAP biedt voor standaardisatie. “Door te standaardiseren leg je de basis voor groei. SAP biedt daarvoor de best practices. We kunnen supply chain-processen zelf configureren, maar altijd met een best practice als uitgangspunt.”

Nieuwe werkelijkheid creëren

Na een ‘kickstart’ met SAP koos Swapfiets Aiden als implementatiepartner voor SAP S/4HANA. “Dat bleek een goede match”, zegt Van Ouwerkerk. “Vanaf het begin was er een goede cultural fit. Aiden had de expertise in huis om ons te begeleiden in een traject dat voor Swapfiets compleet nieuw en misschien zelfs een beetje spannend was. Ze begrepen precies wat zo’n project betekent voor een bedrijf waar eigenlijk nog geen vaste processen waren.”

“Met de implementatie van een ERP-systeem creëer je een nieuwe werkelijkheid”, voegt Kees Boers, Business Development Manager bij Aiden, toe. “De uitdaging ligt in het begeleiden van de gebruikers die met het nieuwe systeem moeten gaan werken. Voor hen is het een complexere applicatie dan ze gewend waren. Dan is het belangrijk om extra aandacht te besteden aan het opleiden en ondersteunen van het team.”

“Leren werken met een nieuw systeem kost tijd. Je kunt niet zomaar alles in één keer pats-boem uitrollen en zeggen: vanaf nu werken jullie met SAP, succes ermee”, legt Van Ouwerkerk uit. Swapfiets koos daarom voor een geleidelijke uitrol, waarbij eerst het hoofdkantoor werd overgezet op het nieuwe systeem. “Vervolgens hebben onze projectmanagers elk van de achttien warehouses in de acht landen bezocht om de implementatie persoonlijk te begeleiden en de gebruikers te trainen. Deze combinatie van tech en operations maakte dit een succesvolle implementatie.”

Reparatiesnelheid optimaal houden

De implementatie werd in april 2024 volledig afgerond. Volgens Van Ouwerkerk ervaren de gebruikers inmiddels de voordelen van SAP S/4HANA Cloud. “De hele supply chain voor reserveonderdelen is nu inzichtelijk. Warehouses zien direct wanneer een onderdeel niet op voorraad is en wanneer het wordt geleverd. We willen nu nog meer inzichten uit het systeem halen. Als we bijvoorbeeld weten wat de snellopers zijn, kunnen we daar onze bestellingen op afstemmen. Alles om de reparatiesnelheid zo optimaal mogelijk te houden.”

“We weten nu precies wat we hebben, wat we bestellen en wat we betalen”, besluit Van Ouwerkerk. “Dit geeft ons volledige controle over inkoop en voorraad. De volgende stap is het migreren van onze fietsen en batterijen naar SAP. Daarmee krijgen we nog meer inzicht voor optimalisatie. Eind 2024 hebben we de eerste delen gerealiseerd.”