Marloes Smit, CIO Almere: ‘IT moet niet vanuit een ivoren toren werken’

Marloes Smit, CIO gemeente Almere.

Van dergelijke ad hoc aanpassingen van IT-systemen had ook Almere nog jarenlang last, zo heeft Smit in de afgelopen twee jaar als CIO bij Almere gemerkt. De gemeente had bovendien de extra uitdaging van jarenlange bezuinigingen. Toen Smit binnenkwam, was de gemeente op IT-gebied nog bezig om de laatste achterstanden in te lopen. Sommige benodigde vernieuwingen waren gedurende zeven jaar vooruit geschoven. Dat maakt het realiseren van meer efficiency – bijvoorbeeld door automatisering van algemene en IT-taken – om gebrek aan personeel te compenseren tot een geheel eigen uitdaging.

“Zo zijn we nu bezig met het overzetten van data en systemen wegens het einde van ons datacentercontract", vertelt Smit. "Totaal niet sexy, maar het kost veel tijd en moet echt gebeuren voordat we volgende stappen kunnen zetten. Hetzelfde geldt voor de vervanging van een aantal systemen, zoals ons financiële systeem, het systeem voor belasting en uitkeringen, en ons afvalreinigingssysteem. En we bedienen 19 afdelingen, met hele verschillende takken van sport. Op dit punt IT-efficiency en -synergie realiseren, is dus soms ook een uitdaging. Dat maakt het tegelijkertijd interessant en uitdagend, die diversiteit.”

Stappen zetten

Inmiddels worden de benodigde stappen gezet, bij Almere onder de noemer ‘Slim in de basis’, om de IT meer toekomstbestendig te maken. Verhuizen naar een Azure-platform, taken uitbesteden aan IT-dienstverleners, ver-saasen waar het kan. Smit: “Dat verhuizen gaat nog wel een jaar of anderhalf duren. Maar naarmate het vordert, krijgen we wel meer ruimte om te kijken naar echte vernieuwing. Denk aan AI: waar kunnen we welke vorm van AI inzetten om ambtenaren en taken te ondersteunen?”

Dat doet Smit overigens niet vanuit een ivoren toren. “We willen hier de hele organisatie in meenemen. Daarom zijn we onlangs met sessies begonnen om bij te peilen waar onze collega’s kansen zien voor AI, om vragen over voor- en nadelen van de technologie te beantwoorden, om te sparren over uitdagingen zoals privacy en security. Na de zomer willen we ook een meer waardegedreven discussie over ontwikkelingen zoals met AI en RPA (robot proces automation) starten met de raad en B&W, om te bepalen hoe zij tegen deze ontwikkelingen aankijken.”

Hiervoor wil Smit ook kijken bij gemeenten die al verder zijn met digitale vernieuwing en innovatie. Want gezien de eerder geschetste situatie heeft Almere op dit gebied niet echt de luxe om voorop te lopen. “Toch hebben we één technologie aangewezen waarin we wel die koploperrol willen vervullen op gemeenteniveau: met digital twins kunnen we zaken in de digitale wereld uittesten om te kijken wat de impact is op de fysieke wereld. We hebben bewust voor dit element gekozen, omdat we denken dat we hier als gemeente ook veel profijt van kunnen hebben. En Almere is een van de acht tot negen grootste steden, dan voel je ook enige druk om in ieder geval op op sommige gebieden een voorloper te zijn.”

Meer samenwerking

Gelukkig vindt er ook steeds meer samenwerking tussen gemeenten plaats op digitaal gebied, ziet Smit. Zo zitten de grote gemeenten elke drie maanden samen in een CIO Beraad, bedoeld voor kennisuitwisseling en elkaar op de hoogte houden van nieuwe ontwikkelingen. Verder wordt er samengewerkt in het kader van Common Ground (het meerjarige transitieprogramma van de VNG naar een moderne informatievoorziening).

“Ik probeer verder ook binnen de gemeente samenwerking te stimuleren. Twee jaar geleden was portfoliomanagement vooral nog iets van de IT-afdeling. Nu hebben we meer een governance-structuur, waarbij ook de andere afdelingsmanagers aan tafel zitten om samen aan het stuur te zitten van wat meer of minder prioriteit heeft op IT-gebied. Het liefst zie ik nog veel meer samenwerking, zoals samen bepalen waar IT kan bijdragen aan politieke en andere gemeentelijke opgaven. Maar dat is een groeiproces, een cultuuromslag van beide kanten. Gemeenten lopen daar nog niet echt voorop. IT valt vaak nog veelal onder bedrijfsvoering, terwijl het echt wel een primaire afdeling van een organisatie is, een primair proces.”

Het interview met Marloes Smit gemist? Lees het hier terug.