Terugblik op symposium Adviescollege ICT-toetsing 14 november 2024

Sandra Palmen, voorzitter van de commissie Digitale Zaken van de Tweede Kamer, opende het symposium. Hierna volgde een paneldiscussie met Claudia de Andrade (CIO Havenbedrijf Rotterdam), Nanette van Schelven (directeur-generaal Douane), René Steenvoorden (lid van de Raad van Bestuur van UWV) en Sandra Palmen. 

In een aantal parallelsessies presenteerden sprekers van WiGo4IT, ASML, TU Eindhoven, TenderNed en het Adviescollege ICT-toetsing hun visie op het onderwerp. De dag sloot af met een geanimeerde borrel. Het symposium werd geleid door dagvoorzitter Arie van Deursen en leverde drie belangrijke lessen op:

1. neem als bestuurders verantwoordelijkheid voor altijd bruikbare ICT;
2. investeer in het begrijpen van elkaars taal, zowel vanuit ICT, als beleid en wetgeving;
3. gebruik een passende aanpak voor succesvolle oude systemen (legacy).

Neem als bestuurders verantwoordelijkheid voor altijd bruikbare ICT

Het panel stelde dat het bestuur verantwoordelijk is voor de omgang met verouderde systemen. En dat de klachten van medewerkers over legacy wijzen op een moeizame relatie tussen bestuur en IT. Legacy kan alleen effectief worden gemanaged als bestuurders en IT gezamenlijk verantwoordelijkheid nemen en een gezamenlijke taal ontwikkelen. Het gevaar van verouderde systemen is reëel, vooral op het gebied van cybersecurity. De vergrijzing onder IT’ers draagt bij aan de kwetsbaarheid van legacy-systemen. De sprekers pleitten dan ook voor een goed passend sourcingbeleid met aandacht voor interne kennis over het betrokken systeem.

Investeer in het begrijpen van elkaars taal, zowel vanuit ICT, als beleid en wetgeving

Sandra Palmen benadrukte het belang van een nauwe samenwerking tussen beleidsmakers en ICT-experts. Volgens Palmen is ondersteuning door ICT van groot belang voor zowel de uitvoerende als de wetgevende macht. Om deze samenwerking te laten slagen, moeten alle betrokken groepen elkaars taal leren spreken en begrijpen. Sandra Palmen wees erop dat er vaak een verschil in taal en achtergrond is tussen de ontwikkelaars van ICT-systemen en degenen die beleid maken, wat kan leiden tot misverstanden en inefficiënties.

Alle panelleden waren het erover eens dat complexe systemen een reflectie zijn van complexe processen. Het panel pleitte voor robuuste wetgeving die ruimte biedt voor afwegingen, maar ook voor uitvoering die eenvoudig en begrijpelijk is.

Gebruik een passende aanpak voor succesvolle oude systemen

Uit de casussen van de TU Eindhoven, ASML, WiGo4IT en TenderNed bleek dat problemen met zeer oude systemen zijn op te lossen door er op een andere manier naar te kijken. Zo stelde Jurgen Vinju van de TU/e dat we niet moeten zeggen “we moeten onze legacy laten vernieuwen”, maar “we gaan onze expertise, en die van andere betrokkenen, herontdekken en inzetten”. En noemde Gernot Eggen van ASML legacy de basis van hun succes.

Toch is het soms nodig legacy te vervangen . Dit ervoeren Wim Leenaarts en Dick Boumans van TenderNed ook. Om de legacy binnen TenderNed te vervangen, koos de organisatie voor een modulaire aanpak, waarbij de regie, rollen, een gezamenlijke backlog, design en architectuur duidelijk werden gedefinieerd. Dit gaf teams de ruimte om zelforganiserend te werken, vertrouwen en eigenaarschap te bevorderen, en de voortgang zichtbaar te houden.

Teun van der Vorm en Dennis Hermans legde uit dat WiGo4IT recent is overgestapt naar de cloud. Zij benadrukten dat de cloud niet als doel op zich werd gezien, maar als een middel om kostenefficiënter en toekomstbestendiger te werken. Dit verandertraject heeft naast de verbeterde digitalisering ook bijgedragen aan de duurzaamheid van de organisatie en de werving van eigen personeel.
De sprekers noemden de volgende succesfactoren voor het vervangen van legacy:

• inventariseer de problemen met de huidige systemen op basis van feiten;
• verlaag de urgentie door het ontkoppelen van de einddatum en isoleren van te migreren onderdelen;
• reduceer de impact en kosten door werkzaamheden te automatiseren, waardoor minder fouten worden gemaakt, minder mensinzet nodig is en na inrichting van de automatisering steeds sneller gewerkt kan worden;
• bepaal het moment van vervanging in een reeks van jaren, door de vervanging van de losse onderdelen te koppelen aan een functionele verbetering, zodat de klant verbetering ervaart;
• vergroot eigenaarschap en verantwoordelijkheid binnen ontwikkelteams om de effectiviteit en betrokkenheid te vergroten;
• focus op simplificatie en de ontwikkeling van robuuste, toekomstbestendige software, om duurzame oplossingen te realiseren;
• zorg voor duidelijk verwachtingsmanagement en de betrokkenheid van belanghebbenden om draagvlak te creëren;
• zet een lifecycle managementproces op, om duurzaamheid van het systeem te waarborgen en toekomstige legacyproblemen te voorkomen.