Pieter Halenbeek, CIO KVK: 'IT kan nu hele klantreis ondersteunen'

Een van Halenbeeks belangrijkste opdrachten was het realiseren van het - inmiddels afgeronde - programma Kern Gezond: een nieuw systeem voor het Handelsregister. Daar was men al in 2007 mee begonnen, maar omdat het tot dan toe niet was afgerond, draaide ook nog altijd het inmiddels zwaar verouderde systeem uit 1990. Vlak voordat Halenbeek aantrad, was hierover een vernietigend BIT-rapport uitgebracht (een BIT-toets brengt risico's in kaart van projecten die door de Rijksoverheid worden geïnitieerd waarbij ICT een belangrijke rol speelt, red.).

Uitdagingen oppakken

Halenbeek pakte de brede waaier aan uitdagingen in eerste instantie op door met de portfoliomanager te inventariseren wat er allemaal moest gebeuren waarin IT een rol speelde. De conclusie was dat er driemaal meer aan de IT-afdeling gevraagd werd dan waar men de capaciteit voor had. Er was totaal geen afstemming, stelt de CIO.

“Reden om vanaf 2020 een roadmap op te stellen voor de circa 300 initiatieven - grote verandervoorstellen – die we hadden geïnventariseerd. We hebben alle directeuren gevraagd wat voor hen meer of minder belangrijk was. Alles was natuurlijk ‘meer’, dus toen hebben we zelf alle initiatieven in een roadmap gezet, ingedeeld op volgorde van belang zoals wij dat zagen. De roadmap leek daarmee gevuld tot zeker 2027. Elke keer als ik te horen kreeg: ‘er staat iets voor een latere datum en dat moet eerder’, hebben we gezegd: ‘dat kan, maar dan moet iets anders naar achteren geschoven worden’. Daarna bleef het stil, en dus hadden we een IT-roadmap die we ook konden delen met het ministerie van EZK, onze primaire opdrachtgever.”

Spotify-organisatie

Cruciaal voor het slagen van de IT-transformatie was volgens Halenbeek het besluit van de RvB om de hele organisatie ‘agile’ te maken. Samen met een grote consultancy-organisatie is een op Spotify-geïnspireerd model uitgerold over de hele organisatie. Er werden 5 klantgerelateerde groups geformeerd (tribes bij Spotify) die allemaal een deel van de klantreis moesten gaan invullen. En daarbij werd ook de verantwoordelijkheid voor de IT herschikt.

“Om een voorbeeld te geven: een deel van de totale klantreis betreft starters, mensen die ervan dromen om ondernemer te worden. Hen willen we helpen met het maken van een ondernemingsplan, met Startersdagen, relevante content op de website, het uitvoeren van een concurrentieanalyse, et cetera. Alles van de droom tot het inschrijven in het Handelsregister is neergelegd bij één directeur. Die is verantwoordelijk voor de frontoffice, met collega’s die de laatste fase van de registratie verzorgen inclusief het afgeven van het KVK-nummer, maar óók alle IT-teams die de betrokken processen ondersteunen: in totaal ruim 10 IT- en contentteams.”

Solide fundament

Een zesde group biedt het ‘solide fundament’: bedrijfsapplicaties en ondersteunende systemen, zoals de IT-infrastructuur, of het SOC en de werkplekken: alles dat de andere groups nodig hebben om hun deel van de klantreis in te vullen. Van de 600 IT’ers die onder Halenbeek werkten, zijn er 400 naar de business gegaan.

“Ik ben als IT-directeur verantwoordelijk voor de group Solide Fundament”, licht Halenbeek toe, “maar maak als CIO - een rol die in 2022 gevormd werd - de kaders en de richtlijnen waar alle groups zich op IT-gebied aan moeten houden: softwareontwikkeling en -beheer binnen bepaalde kaders en onder architectuur. De IT-leads, het technisch geweten van de directeuren, zitten ook in mijn CIO Office, zodat we altijd een goede afstemming hebben.”

Sinds dit moment zijn de directeuren met hun IT-leads zelf verantwoordelijk voor het applicatielandschap dat hun deel van de klantreis ondersteunt. “Over het geheel bekeken kun je zeggen dat de IT bij KVK van iedereen geworden is”, onderstreept Halenbeek. “Dat is een enorm winstpunt. Men dumpt niet langer initiatieven bij IT, maar weet wat er kan en wat daarvoor nodig is.”

Het interview met Pieter Halenbeek gemist? Lees het hier terug.