GFI Software: 'Archiveren van e-mail kan veel problemen voorkomen'

Kantoormedewerkers ontvangen al snel ruim honderd e-mails per dag of zelfs nog meer. Door de grote hoeveelheid e-mails die dagelijks moeten worden verwerkt raakt de inbox gauw vol. Dit zorgt voor allerlei problemen. Informatie kan niet meer worden verwerkt of berichten die nog nodig zijn worden per ongeluk weggegooid. E-mail archiveren biedt uitkomst. GFI Software zet vijf redenen op een rij waarom archiveren van e-mail van belang is.

1. Schijfopslag
Een grotere mailbox vraagt meer schijfruimte. Hoe meer schijfruimte in gebruik is hoe langer het duurt om back-ups te maken en databases te herstellen. Als gebruikers oudere e-mails bijna nooit meer inzien, heeft het weinig zin hier kostbare storageruimte voor in te zetten. Het archiveren van e-mail kan uitkomst bieden door oudere content naar goedkopere opslagruimte te verplaatsen. De content blijft op deze manier gewoon beschikbaar op het moment dat deze nodig is, maar de opslag kost aanzienlijk minder.

2. Databescherming
Veel bedrijfsdata is verspreid over laptops, netwerkstations, USB-sticks, DVD’s, externe harde schijven en PST-bestanden. Het komt vaak voor dat data van een beschadigd PST-bestand hersteld moet worden of dat data op een back-up tape die al lang is gearchiveerd weer teruggehaald moet worden. Berichten kunnen zijn opgeslagen op externe media of in een format is dat niet door het bedrijf ondersteund wordt. In dit geval bestaat de kans dat de data verloren gaat. Het archiveren van e-mail kan helpen door alle data binnen handbereik te houden. De data kan op ieder moment worden teruggehaald. Door dit te combineren met een goed back-up beleid wordt de kans op dataverlies vrijwel nihil.

3. Bewaartermijnen
Sommige bedrijven zijn verplicht hun data voor een bepaalde periode te bewaren die ze na het verstrijken van die periode willen verwijderen. Een goed beleid voor het bewaren van deze data kan dit eenvoudiger maken. E-mail kan natuurlijk worden bewaard in de mailbox van medewerkers, maar hierdoor ontstaat het risico dat werknemers per ongeluk berichten verwijderen. Het archiveren van e-mail voorkomt dit.

4. Zoeken en compliance
Naast bewaartermijnen, zijn sommige bedrijven genoodzaakt e-mails te bewaren voor compliance en juridische doeleinden. Een e-mail archiveringstool kan op basis van een vooraf ingestelde selectie bepaalde berichten opslaan, zoals berichten tussen medewerkers en klanten of HR en het management. Als deze data eenmaal is gearchiveerd, is het voor bevoegde medewerkers veel eenvoudiger om te controleren of bepaalde beleidsregels worden nageleefd. Ook kan cruciale bedrijfsinformatie eenvoudig worden teruggevonden.

5. Business intelligence
Het archiveren van e-mail kan bedrijven helpen om waardevolle informatie inzichtelijk te maken. Wie is de meest veeleisende klant? Wie is de snelst reagerende verkoper? Welke teams werken het beste samen? Door e-mail inzichtelijk te maken voor business intelligence-doeleinden, kunnen bepaalde patronen boven tafel komen die bedrijven helpen om de markt beter te begrijpen, er zeker van te zijn dat bepaalde reactietermijnen nageleefd worden en te bekijken of bepaalde aanpassingen nodig zijn.
 
WH