Het Livio portaal: de klant heeft de regie: Één centrale toegang voor Livio’s klanten en medewerkers

Vanaf 2012 start zorgorganisatie Livio met het Elektronisch Klant Dossier, ondersteunt door Caress Zorgdossier van PinkRoccade Healthcare. Het EKD maakt deel uit van een grootschalig ICT traject, met als einddoel: het Livio portaal. Één centrale toegang voor o.a. Livio's klanten en medewerkers.

De zorgorganisatie heeft een duidelijke visie op zorg en de daarbij horende ICT en legde dit vast in een ICT strategie roadmap. In een gesprek met Patricia Bangma en Rob van Brummelen, kijken we terug op een roerende periode en blikken we vooruit in de toekomst.

De relatie tussen Livio en PinkRoccade is er één die al ver terug gaat. Patricia Bangma vertelt hierover: "Waar het vroeger zo was dat we kozen voor een ICT-oplossing vanuit het aanbod dat er al was, kiezen we nu grotendeels vanuit een gedeelde visie op zorg en de daarbij horende ICT.  In themasessies deelden we onze toekomstvisies en plannen met elkaar. We sparden over de mogelijkheden en uitdagingen. Een prettige manier van samenwerken."

De keuze voor PinkRoccade ging niet over één nacht ijs, ook al verliep het traject prettig. "In het verleden verliep de samenwerking niet altijd soepel. Dit wijd ik aan slechte en ontbrekende communicatie. Dit hebben we besproken en direct duidelijke afspraken gemaakt. Nu is er tijdige en duidelijke communicatie op vaste tijdstippen en binnen alle geledingen van beide organisaties. Dit haalt de druk van de ketel en hierdoor groeit het vertrouwen."

mijnLivio-portaal

Zorgorganisatie Livio voor de gehele Caress-lijn van PinkRoccade Healthcare. Patricia Bangma, manager Woonzorgcentra en opdrachtgever vanuit het managementteam voor een groot aantal ICT projecten, vertelt over deze keuze: "We zochten een geïntegreerde oplossing, waarin we direct en in de toekomst een aantal processen kunnen vastleggen. We wilden kiezen uit de oplossingen en leveranciers waarmee we al samenwerkten, PinkRoccade was er hier één van. De visie van PinkRoccade op de toekomstige zorg en wat dat voor ons informatielandschap betekent, sloot het beste aan op onze visie. Daarnaast willen we in de toekomst werken met een portaal dat in de volle breedte informatie presenteert en een geïntegreerd beeld geeft voor diegene die met het portaal werkt. Dit geldt voor de klant, een verwijzer of een zorgprofessional. PinkRoccade werkt aan mijnCaress en MyHealth Online, dat gekoppeld kan worden met andere systemen en die ze bovendien aan kunnen passen aan de huisstijl van Livio. Zo krijgt Livio een eigen mijnLivio-portaal voor alle betrokkenen. Dit was doorslaggevend voor de keuze voor een groot deel van het palet aan oplossingen van PinkRoccade."

Kijk op zorgverlening

Aan deze keuze ging een uitgebreid traject vooraf. Livio herijkte haar visie op zorg en dat betekende automatisch een herijking op het ICT , het applicatielandschap en vooral de informatiebehoefte. Livio heeft een hele eigen kijk op zorg verlenen, waarbij ze uitgaat van de eigenheid en zelfstandigheid van haar klanten. Dit komt tot uiting in de woonzorgcentra en verpleeghuizen, maar zeker ook in de extramurale zorg (zorg op locatie), waar de thuiszorgmedewerkers werken in buurtteams. Op deze manier verlengt de zorgorganisatie de thuiswoonsituatie van haar klanten altijd vanuit een eenduidige visie: de klant is in de regie. Om dit te bewerkstelligen is slimme en eenvoudige ICT een belangrijke voorwaarde. "Livio ontstond in 2007 uit een fusie tussen een drietal zorgorganisaties. Drie organisaties betekende ook een heleboel verschillende ICT oplossingen op dezelfde gebieden. We deden daarnaast ook nog een heleboel op papier en met planborden. Het doel was groeien en professioneler worden als zorgorganisatie. Dit betekende automatisch verbeteren en met automatisering ondersteunen van een aantal processen," aldus Patricia Bangma.

Waarborgen kennis

"Er kwam veel op de zorgorganisatie af," vertelt Patricia Bangma. "In zo'n grootschalig verbetertraject is het belangrijk dat er iemand is die het grotere plaatje in de gaten houdt, want als er ergens in de organisatie iets verandert heeft dat consequenties voor de ICT. We merkten dat intern de kennis niet goed was gewaarborgd. We misten iemand die de helikopterview uitoefende, die verstand had van informatiemanagement en het hele traject stroomlijnde. Rob van Brummelen startte daarom in de rol van informatiemanager en we merkten direct zijn toegevoegde waarde."

ICT-roadmap

Rob van Brummelen, vertelt over zijn werkzaamheden: "We gingen direct aan de slag met de ICT roadmap, vanuit de visie om op korte termijn een  aantal zaken op te lossen die aansloten bij de lange termijn visie en doelstellingen. Ik onderzocht wat er al was, wat we in de toekomst vanuit de portaalgedachte nodig hadden en wie er bij welk project betrokken diende te zijn. Wanneer je aan de slag gaat met zo'n grootscheepse verbeterslag is het belangrijk dat je de juiste mensen erbij betrekt, hierdoor krijg je draagvlak voor de keuzes die je maakt en blijft ICT aligned. Daarnaast wilden we ook de backoffice optimaliseren, dus deze namen we ook onder de loep. Meer doen met minder systemen is het motto, want in de toekomst zal het zo zijn dat Caress veel van onze losse systemen vervangt. Dit alles deden we met het einddoel: één portaal, waarbij of je nu klant of medewerker bent je rol bepaald wat je te zien krijgt en met welke tooling je kunt werken. Oftewel de juiste informatie op een eenvoudige manier toegankelijk maken. Hierbij nemen we ook de stuurinformatie mee voor de verschillende disciplines in de organisatie. Met TWIN krijgen medewerkers met gepersonaliseerde dashboards en RSS-feeds in het Livioportaal inzicht in de prestaties en processen.  De tweede uitdaging die hier uit voortvloeit is het aanpassen van de processen, dat onlosmakelijk met ICT verbonden is. Alles bij elkaar een hele omvangrijke en vooral uitdagende klus."

Delen van toekomstvisie en koppeling met zorgportaal

Livio is met PinkRoccade gestart met de ontwikkeling van het Elektronisch Klant Dossier (Caress Zorgdossier) en gaat daarnaast aan de slag met iCaress en MyHealth Online. Dat de samenwerking verder gaat dan alleen klant-leverancier, bewijst de koppeling vanuit Caress met het regionale zorgportaal ZorgNetOost van IZIT: "Vanuit Livio hadden we de behoefte  aan deze koppeling, omdat voor onze organisatie overstijgende zorgprocessen het dossier hiermee via het zorgportaal aansluiting vindt bij ketenpartners. Met de koppeling naar ZorgNetOost kunnen wij bijvoorbeeld labaanvragen doen en uitslagen inzien, maar ook de overdracht- en verwijsgegevens van een klant inzien. In een later stadium kunnen we bijvoorbeeld beeldmateriaal delen en deze bespreken met een specialist in het ziekenhuis. Gezamenlijk dachten we na over de mogelijkheden en PinkRoccade ging hiermee aan de slag. Fase 1 is een feit, ontsluiting van de gegevens vanuit het Elektronisch Klantdossier Caress. Een mooi voorbeeld van hoe we samen met PinkRoccade komen tot nieuwe initiatieven," aldus Rob van Brummelen.