Uniformeren en standaardiseren van werkprocessen is grootste uitdaging in 2015

Het uniformeren en standaardiseren van werkprocessen is komend jaar is één van de grote uitdaging waar bedrijven tegen aan zullen lopen. 55% van de bedrijven noemt dit de grootste uitdaging. Het verbeteren van de interne samenwerking (54%) en het verbeteren van rapportagemogelijkheden (52%) staat op de tweede en derde plaats.

Dit blijkt uit onderzoek van CTB, een ICT-dienstverlener voor projectmatig werkende organisaties. 134 bedrijven zijn door CTB gevraagd naar hun uitdagingen in projectbeheer en informatiemanagement. Bedrijven willen projecten op een consequente en eenduidige manier uitvoeren. Met deze werkwijze proberen organisaties risico's te beheersen en kosten van fouten te reduceren. In de praktijk gaat het echter vaak mis.

Kwaliteitshandboeken worden nauwelijks gebruikt
90% van de organisaties geeft aan over een kwaliteitshandboek te beschikken dat deze processen moet begeleiden. In de praktijk worden deze boeken echter nauwelijks gebruikt. Slechts 10% van de organisaties geeft aan daadwerkelijk gebruik te maken van de kwaliteitsboeken. Dit heeft tot gevolg dat medewerkers vaak de werkprocessen op hun eigen manier interpreteren en uitvoeren. Monitoring op de uitvoering van proces verloopt daarnaast vaak steekproefsgewijs en wordt doorgaans pas achteraf uitgevoerd.

“Uit ervaring weten we dat er in toenemende mate behoefte is om het rendement van projecten te verbeteren en de concurrentiepositie te versterken. Reden te meer om te kijken naar mogelijkheden om efficiënter te werken. Een slim Document Management Systeem dat alle projectinformatie voor alle betrokkenen partijen op één centrale plek aanbiedt, biedt hier kansen. Een DMS met werkproces ondersteuning begeleidt medewerkers in hun dagelijks werk en via monitoring en rapportages krijgen ze ‘early warning’ indicatoren om tussentijds bij te sturen. Organisaties kunnen met een DMS direct en proactief sturen in projecten, wat leidt tot de beperking van faalkosten, risicobeheersing en betere samenwerking", zegt Yuri Ramdhani, commercieel manager van CTB xRM.

Benchmarkrapport
CTB heeft op basis van het onderzoek een benchmarkrapport opgesteld over de uitdagingen van projectmatig werkende bedrijven. Het rapport ‘Projectinformatie in Optima Forma’ is hier te vinden.