Vergaderen in virtuele omgeving zorgt voor meer betrokkenheid en hogere concentratie

Sociale interactie op afstand

Sinds de coronapandemie werken veel mensen op afstand. Dit heeft naast voordelen zoals een betere balans tussen werk en privé, ook nadelen opgeleverd. Zo blijkt dat online video vergaderen vanwege het gebrek aan sociale interactie kan leiden tot meer vermoeidheid, depressie en eenzaamheid. TNO heeft nu vergaderen in verschillende condities onderzocht: fysiek op locatie, via online video, en via Social XR. eXtended Reality (XR) is de verzameling van technologieën waarmee personen elkaar op afstand in 3D kunnen ontmoeten. Zowel virtual reality (VR) als augmented reality (AR) vallen binnen deze verzameling. Social XR heeft betrekking op toepassingen en platforms die op XR zijn gebaseerd en die meerdere personen in staat stellen te delen, te communiceren en samen te werken. Eerdere pilotsvan TNO op kleine schaal lieten al zien dat het toepassen van Social XR mogelijkheden biedt om sociale interactie op afstand te faciliteren. TNO’s huidige onderzoek bestond uit twee fases. In de eerste fase zijn ervaringen van deelnemers in een lab gemeten. Vervolgens zijn de ervaringen gemeten van een andere groep deelnemers in hun werkomgeving, zoals bij een krantenredactie en een arbodienst.

Hogere betrokkenheid en betere concentratie

Uit de resultaten blijkt dat er geen verschil in effectiviteit zat tussen de verschillende vergadervormen. De deelnemers kregen als taak mee om tot verschillende besluiten te komen in een onderhandelscenario en volbrachten die in elke vorm. Deelnemers beoordeelden de Social XR-vergaderingen wel als prettiger dan fysiek en video vergaderen. Met functies zoals het gemakkelijker vragen van de aandacht door je hand op te steken, verliepen Social XR-vergaderingen soepeler dan video vergaderingen. Deelnemers meldden ook hogere concentratieniveaus bij de Social XR-vergadering, omdat ze minder afleiding en een hogere mate van betrokkenheid ervoeren dan bij het video vergaderen. Alle deelnemers aan een gesprek zijn altijd zichtbaar via een avatar, maar bij video vergaderen kunnen mensen hun camera en/of microfoon uitzetten en dan uit beeld geraken. De situatie waarbij je iedereen altijd ziet kent overeenkomsten met fysiek op locatie vergaderen. Tijdens videovergaderingen raken mensen eerder afgeleid en voeren ze andere taken uit, zoals het lezen van hun e-mail op de achtergrond.

Duur en onprofessionele avatar

Er moet wel nog veel gebeuren voordat Social XR-technologie breed voor vergaderen wordt ingezet. Zo werd de digitale weergave van deelnemers, bekend als avatars, in de virtuele 3D omgeving veelal beoordeeld als niet professioneel en realistisch genoeg. Daarnaast wordt het uitwisselen van, of samen kijken naar, documenten in Social XR als ingewikkeld ervaren, en minder toegankelijk dan bij bestaande videovergadering toepassingen of bij een fysieke vergadering. Ook wordt veel van de huidige verkrijgbare Social XR hardware, zoals VR-brillen, nog als te duur gezien om op grote schaal gebruikt te worden. Tot slot liggen er nog verschillende uitdagingen op het gebied van privacy en databescherming.

Financiering door Meta

TNO ontving voor haar onderzoek naar de vergadertoepassing van Social XR in de werkomgeving een Research Grant uit het Meta ‘XR Programs and Research Fund’. Meta is zelf niet betrokken geweest bij de opzet en uitvoering van het onderzoek. De resultaten van het onderzoek worden naar verwachting in het najaar gepubliceerd in de vorm van twee wetenschappelijke publicaties door Frontiers, een grote uitgeverij voor open wetenschappelijk onderzoek.
Zie hier het paper met de samengevatte resultaten: https://publications.tno.nl/publication/34642485/NXajPC/loots-2024-are.pdf