Peter Bos van Medi-Market over transformatie: Denk groot, begin klein!

Peter Bos, CIO en supply chain director bij de Medi-Market Group, verhaalt tijdens een rondetafelgesprek over hoe deze keten van apotheken groeit naar een datagestuurde onderneming. De discussie vindt plaats in Leuven en kent een tiental deelnemers, allen CIO. Medi-Market is vooral actief in België en biedt een breed scala aan medicijnen, vaccins, tabletten, geneesmiddelen en andere gerelateerde producten. Het bedrijf richt zich op ziekenhuizen, overheidsinstellingen, verzorgingstehuizen, dierenklinieken en diverse andere gezondheidsinstellingen. “We voelen ons een eenling op deze markt”, zegt Bos. “Soms op zoek naar concurrenten.”

Maar die positie zorgt er niet voor dat de firma achterover leunt. In tegendeel, zij doet alles om het de klanten naar de zin te maken, zodat de klanttevredenheid zo hoog blijft als hij nu is. Dat betekent onder meer flexibele processen en goed weten waaraan klanten behoefte hebben. Data zijn daarin de rots in de branding.

“Maar onze medewerkers zijn cruciaal. Zij moeten zich senang voelen bij de systemen waarmee ze werken. En weten wat ze doen. Je wilt voorkomen dat zij ‘het systeem’ de schuld geven als iets niet geheel naar wens verloopt”, aldus Bos.

Nieuwe aanpak

De Belgische groep is in 2014 opgericht met als doel te functioneren als een one-stop-shop voor de gezondheids- en wellness-sectoren. En daarmee het monopolie van de apotheken te doorbreken. Bos spreekt van ‘het breder verspreiden van expertise in gezondheidszorg'. Hoofdkantoor en magazijn zijn gevestigd in Nivelles (of Nijvel, zoals wij zeggen) in het zuiden van België.

Sindsdien zijn het aantal medewerkers, de omzet en de hoeveelheid winkels gestaag gestegen. Inmiddels werken er duizend mensen met een diverse achtergrond in gezondheidszorg en wellness.

De snelle groei en de internationalisering van de groep had wel hun tol. Gebleven zijn de efficiëntie in de logistieke ketens, de passie en de betrokkenheid van de medewerkers binnen dit familiebedrijf. Maar er speelden zaken op als onvoldoende kwaliteit van de data, de noodzaak om veel kennis te hebben van die gegevens om ermee te kunnen werken, gebrek aan standaard definities, zodat het lastig is om zaken onderling te vergelijken, en geen eenduidige manier van werken. Bovendien naderde de in gebruik zijnde datavisualisatietool zijn technische einde. “Tijd om een nieuwe aanpak te realiseren”, zegt Bos. “Waarbij we doorgroeien naar een datagestuurde onderneming.”

Slechts één bron

In een voor-en-na vergelijking maakt Bos duidelijk wat er is veranderd. Zo kunnen medewerkers nu data halen uit slechts één bron, waar voorheen meerdere bronnen beschikbaar bleken; ook nog eens afhankelijk van de vaardigheden van de gebruiker.

Ook is maar een uitkomst beschikbaar, te benaderen via een centraal platform van Workday. Voorheen meerdere, en vaak eindigende in een Excel-sheet. Het datamodel is eenduidig. Waar eerste meerdere tabellen beschikbaar bleken voor dezelfde entiteit is nu één feitentabel present.

Was er eerst helemaal niks geregeld op het vlak van databeheer en -eigendom, nu de governance geregeld en de business eigenaar van de gegevens.

De uitvoering van deze overgang is overigens nog in volle gang.

Makkelijk te gebruiken

Bos heeft het hier over de technische invulling, maar de menselijke aspecten spelen evenzeer een rol. Zo is de CEO sponsor van het traject naar de datagestuurde onderneming. Bos noemt het belangrijk dat de medewerkers eenvoudig toegang hebben tot de gewenste data en dat ze makkelijk zijn te gebruiken. Het personeel krijgt training in het werken met powerBI en beschikt over heldere en toegankelijke documentatie. Een aantal medewerkers is benoemd tot ‘ambassadeurs’ om de nieuwe werkwijze uit te dragen. En er is een klein BI-team aanwezig.

Het is voorts onmogelijk om op meerdere wijzen gegevens te onttrekken; dat kan maar op één manier.

Medi-Market wil toe naar degelijke en heldere voorspellingen en uiteindelijk zelfs naar een digital twin van de organisatie. Als alles immers gedigitaliseerd is, kun je in de ‘twin’ testen welke resultaten een voorgenomen verandering in de logistiek of bijvoorbeeld klantrelatie hebben.

Klein beginnen

Bos geeft aan dat de overgang naar een datagebaseerde organisatie staat of valt met de basisinrichting van datamodellen en het gebruik van de gegevens. Eenduidigheid is troef. Zorg voor een goede IT-beveiliging, inclusief data recovery plan. Regel dat het systeem altijd in de lucht is.

Zorg ervoor dat de medewerkers de data vertrouwen en naar hartenlust nieuwe ideeën willen/kunnen uitproberen. Zijn belangrijkste les: Denk groot, begin klein!

Tijdens de discussie blijkt dat Jens Löhmer zich goed kan vinden in de woorden van Bos. Löhmer is CTO van Workday, een cloudgebaseerd softwarebedrijf dat financiële, HR- en planningsapplicaties biedt.

Digitale volwassenheid

In zijn bijdrage benadrukt Jens Löhmar, CTO van Workday, dat het allemaal draait om digitale volwassenheid. Hoe ver zijn bedrijven met het vaststellen van de onderliggende fundamenten van een datagestuurde strategie in termen van hun enterprise/ERP-applicatielandschap? Hebben ze uniforme bedrijfsapplicatieplatforms die data beheren, de datakwaliteit regelen en data leveren die het bedrijf bezit en vertrouwt? Volgens Löhmar hebben bedrijven die hebben geïnvesteerd in het verenigen van hun bedrijfsapplicaties veel meer kans om een succesvolle, vertrouwde en algemeen geaccepteerde strategie voor een datagestuurde onderneming te implementeren.

Workday helpt bedrijven sneller digitaal volwassen te worden, met minder risico's en een hogere ROI in vergelijking met andere leveranciers van HCM-, financieel management- en planningsoplossingen. Een organisatie moet inderdaad groot denken: een holistische benadering van technologie en applicatiemodernisering.

"Datagestuurde strategieën kunnen niet alleen worden geïmplementeerd in een analytische laag op bedrijfsniveau, maar zijn nog effectiever als ze worden aangevuld in een domeinspecifieke context; ingebed in de applicatie, de werkstroom zelf", meent Löhmar. Op die manier kun je niet alleen inzichten afleiden uit beschrijvende, diagnostische, voorspellende en prescriptieve analyses, maar ook direct en in context actie ondernemen op basis van die inzichten.

Foto midden: Jens Löhmar, CTO van Workday

Hij zegt dat dit alleen werkt als de gegevens toegankelijk zijn in een domeinspecifieke context, maar ook voor andere rollen in enterprise dataplatforms. "Daarom is het belangrijk dat domeinoplossingen eenvoudige distributie mogelijk maken en dat het bedrijf eigenaar is van die gegevens in een data-as-a-service / data mesh-benadering. Een data mesh is een gedistribueerd systeem voor data.

"Workday helpt klanten met rolgebaseerde Reporting & Analytics-mogelijkheden, Augmented Analytics en Predictive Analytics in onze Workday Planning-service. We ondersteunen klanten bij het benutten van hun eigen data, maar ook bij het binnenhalen van aanvullende data van buitenaf om inzichten over People & Money binnen Workday aan te vullen - tegelijkertijd stellen we klanten in staat om data-gedreven diensten op te nemen binnen de enterprise datalaag."

Workday Elevate Utrecht en Brussel

Wil je meer weten over echte Data-driven Business - de visie van Workday of succesvolle voorbeelden van Workday klanten? Sluit je aan bij op 11 april bij Workday Elevate Utrecht en op 14 mei in Brussel, waar veel thought leaders en organisaties vertellen over hun digitale reis. Jens Löhmar zal meerdere sessies verzorgen en je hebt de mogelijkheid om de inzichten persoonlijk met hem te bespreken. Krijg inzicht hoe toonaangevende bedrijven AI effectief en verantwoord benutten om voorop te blijven lopen, en hoe jij dat ook kunt doen. Registreer hier voor het event in Utrecht en hier voor het event in Brussel.

Door: Teus Molenaar en Witold Kepinski